Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng và đóng vai trò quyết định với công tác XHTD DNVV. Do đó, thu thập thông tin qua những kênh nào, bằng phương pháp cụ thể nào, quá trình thu thập thông tin sao cho vừa khoa học vừa tiết kiệm được chi phí phù hợp với hoàn cảnh cụ thể phục vụ đắc lực cho công tác XHTD là điều đáng quan tâm.
Hiện nay, với điều kiện kinh tế Việt Nam mới có CIC là tổ chức XHTD độc lập nhưng những kết quả thu thập từ CIC còn chung chung và chưa phục vụ nhiều cho công tác XHTD DNVV của NH mà các NH vẫn chủ yếu thu thập từ chính KH. Để đáp ứng yêu cầu chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin. Sau đây là một số đề xuất:
o Thứ nhất là về nguồn thông tin:
CBTD cần phải tăng cường việc khai thác và xử lý thông tin từ nhiều nguồn. - Nguồn thông tin thu từ phía KH: bên cạnh các thông tin mà KH cung cấp theo yêu cầu của NH, cần có một số biện pháp để kiểm chứng thêm về mức độ chính xác của các nguồn thông tin này: CBTD có thể trực tiếp gặp gỡ phỏng vấn lãnh đạo của DN, nhân viên làm việc, bạn hàng; có thể xác minh thực tế tại trụ sở của DN về các yếu tố như máy móc, thiết bị, nhà xưởng hoặc có thể gián tiếp qua FAX. Chất lượng của nguồn thông tin này phụ thuộc vào kinh nghiệm, năng lực phân tích, sự nhạy bén, khả năng quan sát của từng CBTD.
- Nguồn thông tin bên ngoài: như internet, báo chí, cơ quan nhà nước...
+ Hiện nay báo chí, internet tương đối phong phú với nhiều nguồn thông tin xác thực. Đặc biệt là thông tin về kinh tế, thương mại, dễ dàng truy cập tra cứu thông tin. Nguồn thông tin thu thập từ phương pháp này cũng khá đơn giản và có thể đem lại nhiều thông tin bổ ích.
+ Nguồn thông tin từ các cơ quan nhà nước: cục thuế, cơ quan hải quan, bộ tài chính sẽ giúp xác thực lại các số liệu trên báo cáo mà KH cung cấp cho NH. Tuy nhiên hiện nay chưa có quy định về mối quan hệ giữa các NHTM với các cơ quan này về thông tin DN nên việc thu thập thông tin chủ yếu trên cơ sở sự quen biết và bằng cách CBTD gửi công văn xin hỏi tin từng lần cho các DN cụ thể. Đây là nguồn thông tin rất quan trọng song CBTD vẫn gặp không ít khó khăn. Vì vậy đề xuất cần có hỗ trợ thông tin giữa các bộ, ngành có liên quan với các NHTM.
+ CBTD cần khai thác triệt để nguồn thông tin do CIC cung cấp. Tại Việt Nam hiện nay, CIC là tổ chức xếp hạng độc lập duy nhất. Là nơi lưu trữ những thông tin cơ bản cần thiết về DN, nó cho phép CBTD thu thập thông tin bổ sung đối chiếu kiểm tra chéo với thông tin mình đang nắm giữ, đánh giá khái quát DN, còn các thông tin mang tính chuyên môn cao thì thường không có sẵn. Để có thể thu thập thông tin hữu ích chính xác từ CIC thì ngoài việc NH phải có thiết bị nối mạng trực tiếp với trung tâm thì Vietinbank Đống Đa nói riêng và các NHTM nói chung cần phải có thái độ hợp tác với nhau để trao đổi thông tin về KH. Thì khi đó, CIC mới trở thành một trung tâm chuyên cung cấp thông tin có uy tín và đáng tin cậy nhằm giảm chi phí cũng như thời gian cho NH trong quá trình thu thập thông tin, khai thác thông tin nhằm đánh giá DN
o Thứ hai là về tổ chức lưu giữ, xử lý thông tin:
NH có thể lập một phòng ban riêng được trang bị đầy đủ các thiết bị và phương tiện để chuyên thu thập, nghiên cứu, phân tích và dự báo thông tin nhằm đảm bảo yêu cầu: chính xác, nhanh chóng, khách quan và hiệu quả kinh tế. Các thông tin mà ban này thu thập không chỉ về DN mà là toàn bộ thông tin phục vụ cho công tác XHTD như mô hình sau:
Sơ đồ 3.1. Mô hình hệ thống thông tin nội bộ toàn hệ thống
Để thực hiện tốt việc thu thập và lưu trữ thông tin, ban này phải được trang bị đầy đủ các thiết bị và phương tiện hiện đại. Các cán bộ làm việc tại phòng có nhiệm vụ chuyên thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó thực hiện xử lý và lưu giữ chúng. Những thông tin mà CBTD thu thập trong quá trình thẩm định DN cũng sẽ lưu trữ tại đây. Do vậy, thông tin về DNVV không những đầy đủ, cập nhật mà còn được lưu giữ một cách khoa học và hợp lý, tạo thuận lợi cho CBTD trong việc tìm kiếm.
Muốn vậy, chi nhánh Vietinbank Đống Đa cần thực hiện các biện pháp:
o Với thông tin tài chính:
Tích luỹ BCTC của các DN đang có quan hệ TD vào file hồ sơ và tập hợp về Hội sở chính (phải kiểm tra, đánh giá lại trước khi nhập dữ liệu vào máy);
Thu thập BCTC của các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán, đây là thông tin công bố công khai không mất phí;
Hệ thống thông tin nội bộ
Thông tin về khách hàng Thông tin về các ngành kinh tế Thông tin về thị trường Thông tin về quy định của ngân hàng Thông tin về những chính sách của nhà nước Thông tin về pháp lý Thông tin về đặc điểm vùng miền kinh tế
Hợp tác với các NH thông qua CIC làm trung gian để mua BCTC doanh nghiệp từ Tổng cục thống kê.
o Đối với thông tin phi tài chính của doanh nghiệp:
Tại các Chi nhánh, Sở giao dịch cần khẩn trương rà soát hoàn thiện hồ sơ và các thông tin phi tài chính có liên quan của từng DN để nhập vào máy, chuyển về Hội sở chính để tạo thành một kho dữ liệu tập trung.
Ngoài thông tin lần đầu thì thường xuyên phải tập hợp thông tin bằng nhiều kênh. Chi nhánh trực tiếp cho vay phải theo dõi và thường xuyên cập nhật thông tin thay đổi vào cơ sở dữ liệu. Để tiết kiệm sức lao động thì tại NH TMCP công thương nên trang bị công cụ tìm kiếm thông tin văn bản trên các trang Web, khi gặp thông tin liên quan đến DN nào thì công cụ sẽ tự động thông báo cho người thực hiện biết để đọc và xử lý trước khi lưu trữ thông tin đó.
Để việc lưu giữ và xử lý hệ thống thông tin này thật sự hiệu quả cần đến sự hỗ trợ rất lớn của hệ thống công nghệ thông tin hiện đại. Cần xây dựng hệ thống tin học hóa quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Những ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến này yêu cầu NH phải triển khai đồng bộ trong toàn chi nhánh. Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, các cán bộ làm việc tại phòng ban này yêu cầu có một năng lực phân tích để thực hiện xử lý và lưu giữ chúng.