II. Phục vụ thi công
4.2.2Về tổ chức bộ máy kế toán.
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.2.2Về tổ chức bộ máy kế toán.
1. Bộ máy kế toán tổ chức tập trung , gọn nhẹ nhưng do số lượng kế toán còn ít nên mỗi kế toán viên đảm nhận nhiều công việc khác nhau, chính vì thế nên công tác kế toán chưa được nhanh, gọn. Vì thế, nên phải phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý để phù hợp với chuyên môn của từng người để tránh tình trạng chồng chéo dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.
Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về một vài phần hành nào đó, nhưng tất cả đều phải chịu sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung của Kế toán trưởng. Vì thế, Kế toán trưởng nên thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên kế toán khác và phải chịu trách nhiệm trước những sai sót xảy ra trong hạch toán kế toán. Như vậy công tác kế toán mới giảm thiểu được tối đa những sai sót do nhầm lẫn hoặc gian lận gây nên, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
2. Do tính phức tạp trong công tác thu thập và xử lý các chi phí phát sinh liên quan đến vật tư do thi công nhiều công trình cùng một lúc, công ty nên gắn kết giữa hai bộ phận là bộ phận kế toán và bộ phận kỹ thuật, không phải liên hệ với nhau qua các Phó giám đốc và và Giám đốc nữa. Vì ngay từ khi chứng từ ở công trường đưa về cho phòng kế toán đã phân rạch ròi, đầy đủ cho từng công trình, hạng mục công trình. Ngoài ra, bộ phận kế toán dù đã phân công việc rõ ràng cho từng nhân viên nhưng nên khuyến khích nhân viên giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong việc xử lý, ghi chép sổ sách để mỗi công trình, hạng mục công trình được ghi chép đầy đủ và chính xác.
4.2.3 Về công tác kế toán chi phi sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây
lắp và công tác kế toán trách nhiệm tại công ty.
Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
1. Về nguyên vật liệu chỉ nên nhập kho những nguyên vật liệu có giá cả thường xuyên biến động hay những nguyên vật liệu khan hiếm điều này tránh được tình trạng hàng tồn kho quá nhiều gây nên tình trạng ứ đọng vốn và để giảm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu tới công trường, số nguyên vật liệu, thiết bị còn lại thì mua tại các cơ sở địa phương thì sẽ tiết kiệm chi phí hơn.
2. Để tránh tình trạng phải mua những vật tư nhỏ, lẻ, số lượng ít không được cấp hoá đơn, chứng từ đầy đủ, gây khó khăn trong việc tổng hợp và quyết toán thuế cuối kỳ, công ty nên thực hiện tập kết vật tư đầy đủ ngay từ những bước đầu chuẩn bị cho thi công. Từ bản thiết kế, các kỹ sư của công ty sẽ lập ra một bảng kê
chi tiết những vật tư –thiết bị thật cẩn thận và chính xác, nếu khâu này được tính đúng, tính đủ thì sẽ giảm bớt việc thiếu vật tư – thiết bị khi thi công.
3. Để quản lý tốt NVL cho trường hợp mua về xuất thẳng ra công trường, không qua nhập kho, công ty nên bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên quản lý công trình, nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ và gắn bó với công ty, đề ra chính sách khen thưởng thích hợp cho những công trình tiết kiệm được NVL mà vẫn đảm bảo chất lượng tốt, đồng thời phòng Tài chính – Kế toán nên hướng dẫn cho kế toán công trình tiết lập bảng chi tiết NVL mua về theo từng lần nhập và gởi về phòng kế toán, và phối hợp với cán bộ kỹ thuật, các đội trưởng thực hiện kiểm kê, đánh giá NVL tồn tại tại công trình.
Về CP nhân công trực tiếp:
4. Nhân công được tuyển dụng theo từng vùng làm việc thuận tiện, tiết kiệm được chi phí tiền lương nhưng không chủ động được công việc và tạo sức mạnh cho công ty, vì vậy cần phải giám sát chặt chẽ hơn để đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng công trình. Ngoài ra, phải có đội ngũ công nhân giàu kinh nghiệm để hướng dẫn, kiểm tra công việc để có hiệu quả cao nhất.
Doanh nghiệp nên tổ chức sản xuất một cách hợp lý, khoa học, tuỳ thộc vào từng loại công trình, tuỳ thuộc vào tính chất và giá trị của công trình, tuỳ thuộc vào năng lực của doanh nghiệp, cũng như của từng đội xây lắp mà doanh nghiệp có thể khoán gọn cho các đội xây lắp thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện không gây ra sự lãng phí do thừa nguồn lực và gắn được trách nhiệm của người lao động với công việc. Ngoài ra, để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty nên thực hiện việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng quy định của Bộ tài chính “với những lao động hợp đồng có thời gian từ 3 tháng trở lên đều được thực hiện trích nộp”.
5. Theo chế độ hiện hành thì khoản mục CP NCTT đối với đơn vị xây lắp chỉ bao gồm lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất, hiện công ty hạch toán cả tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công vào khoản mục CP NCTT là chưa hợp lý, việc hạch toán như vậy sẽ dẫn đến tỷ trọng từng loại CP trong tổng CP SX thay đổi, để khắc phục tình trạng này để tính đúng, tính đủ cho các đối tượng chiụ CP, các CP được tập hợp theo đúng khoản mục, công ty nên hạch toán CP nhân công điều khiển máy thi công vào TK 623(6231) “Chi phí nhân công điều khiển máy thi công”.
6. Máy thi công nên phân bổ cho từng công trình một cách thích hợp, tránh tình trạng máy thi công được vận chuyển từ các công trình này tới công trình khác một cách không hợp lý, vừa tốn kém chi phí vận chuyển vừa ảnh hưởng tới tính kịp thời của công việc.
7. Về vấn đề hạch toán CP sử dụng máy thi công thì để đảm bảo tính chính xác, hợp lý, phù hợp với công ty, công ty nên sử dụng các tài khoản cấp 02 cho TK 623 “ CP sử dụng máy thi công ” là:
- TK 6231 : Phí nhân công - TK 6232 : Phí vật liệu - TK 6233 : Phí dụng cụ SX
- TK 6234 : Phí khấu hao máy gia công - TK 6237 : Phí dịch vụ mua ngoài - TK 6238 : Phí bằng tiền khác
Về vấn đề CP sản xuất chung:
8. Công ty không nên hạch toán CP khấu hao máy thi cộng vào CP SXC vì CP khấu hao máy thi công là một khoản mục CP cũng tương đối lớn và liên quan đến việc lập dự toán CP và dự toán thi công. Khi đã mở TK 6234 “Chi phí khấu hao máy thi công” thì công ty nên hạch toán chi phí này vào TK 6234, cụ thể khi phát sinh CP khấu hao máy thi công chúng ta ghi:
Nợ TK 6234 (chi phí khấu hao máy thi công) Có TK 214 (chi phí khấu hao)
Về các vấn đề khác:
9. Vì kỳ tính giá thành là khi công trình hoàn thành nghiệm thu đóng điện. Vì thế, kỳ tính gía thành có thể không phù hợp với kỳ kế toán mà phù hợp với chu kỳ sản xuất sản phẩm nên khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán nên tính chi phí sản xuất dở dang của từng công trình chưa hoàn thành để đảm bảo tính hợp lý và trung thực của các báo cáo kế toán.
10. Do phải thi công nhiều công trình khác nhau và ở xa nên việc luân chuyển chứng từ còn chậm (chủ yếu là các chứng từ vật tư) nên đã ảnh hưởng tới công tác kế toán. Vì vậy công ty nên đề ra phương hướng khắc phục để ngày càng có thể cập nhật chứng từ ngày càng nhanh chóng và kịp thời hơn nữa. Như tại mỗi công trình nên phân công cho một người có trách nhiệm quản lý các chứng từ phát sinh tại công trình, hàng ngày hoặc định kỳ giao cho kế toán để giảm thiểu bớt tình
trạng luân chuyển chứng từ chậm gây ảnh hưởng tới tính kịp thời của công tác kế toán.
Ngoài những kiến nghị giúp cho công ty khắc phục được những khuyết điểm còn tồn tại, em cũng xin đóng góp thêm những ý kiến để bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của công ty phát triển hơn như sau:
- Cần phải có sổ nhật ký riêng cho từng công trình để tạo điều kiện thuận lợi trong việc theo dõi, rà soát, phát hiện những ưu, nhược điểm. Và để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đấu thầu lần sau. Căn cứ vào các số liệu đã có của mỗi công trình, sẽ xác định được giá trị dự toán, đó chính là tiền đề để đấu thầu có hiệu quả nhất.
- Nên thường xuyên đối chiếu công nợ và xác nhận các khoản thu chi để thu hồi kịp thời. Như vậy sẽ đảm bảo khả năng chi trả của công ty cũng như có vốn để đầu tư vào các công trình tiếp theo.
- Hợp tác với bộ phận kế toán, các phòng kỹ thuật nên tích cực tìm kiếm trên thị trường những loại vật tư – tiết bị điện có thể thay thế cho những loại vật tư – thiết bị hiện giờ của công ty đang sử dụng nhưng với giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo được chất lượng yêu cầu. Ngoài ra, nên tìm kiếm thêm những nhà cung cấp vật tư thiết bị ngành điện với giá rẻ hơn, điều này sẽ làm giảm đáng kể chi phí phải bỏ ra, và ngày càng nâng cao hơn lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Về vấn đề nhân công, công ty nên đưa ra những chính sách hợp lý để giảm thiểu chi phí xuống như sau:
+ Giảm bớt lượng công nhân thời vụ, vì lượng công nhân này đôi khi không đáp ứng được yêu cầu công việc vì không có tay nghề và kinh nghiệm. nếu muốn thuê nên xem xét kỹ cần phải thuê một lượng công nhân bao nhiêu người và loại hình công việc dành cho họ phải phù hợp để tránh tình trạng lãng phí nhân công. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Số lượng công nhân chính nên được đào tạo tay nghề nâng cao hơn và có những chính sách thúc đẩy sự làm việc của họ như bên cạnh chính sách lương thoả đáng là những khoản phụ cấp, thưởng… để đảm bảo được đời sống của công nhân viên.
+ Công ty nên đưa ra chính sách xây dựng quỹ lương riêng cho từng đội thi công, không còn chi trả lương trực tiếp từ quỹ lương của công ty để tránh tình trạng các đội thuê nhiều công nhân trong khi khối lượng công việc ít và điều này thúc đẩy các đội thi công phấn đấu giảm chi phí tiền lương.
+ Cần phải giám sát và đôn đốc hơn lượng công nhân làm việc, bên cạnh đó lượng công nhân chính thức giàu kinh nghiệm sẽ hướng dẫn, kiểm tra công việc đối với công nhân thời vụ để hoàn thành công việc với hiệu quả cao nhất.
Về mặt lý thuyết, giá thành phải được tính chính xác nhưng trên thực tế người làm công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm mong muốn đạt tới độ chính xác nào đó. Do có nhiều chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến đối tượng tính giá thành nhưng cũng có những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng hạch toán hoặc chi phí phát sinh liên quan đến nhiều kỳ hạch toán nên phải dùng tiêu thức phân bổ gián tiếp. Khi đó, giá thành sản phẩm không còn chính xác tuyệt đối mà chỉ đạt tới mức độ chính xác tương đối khi sử dụng tiêu thức phân bổ thích hợp. Nhìn chung, tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của công ty tương đối đạt được tính khoa học và hợp lý. Nhưng do khó khăn về nhiều mặt nên một số phương pháp tối ưu vẫn chưa được thực hiện nhằm hỗ trợ cho tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hiệu quả cao nhất.
Việc phân chia trách nhiệm có thể dẫn tới những mâu thuẫn nội bộ, vì thế công ty cần có những biện pháp cải thiện mối quan hệ như tổ chức những hoạt động mang tính chất tập thể, sẽ tạo ra được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bộ phận, điều này tạo được rất nhiều thuận lợi để đưa công ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
Công tác kế toán trách nhiệm có thể thu gọn hơn, như phòng kế hoạch phải làm các báo cáo dự toán, còn các đội thi công nên lập các báo cáo thực hiện, còn các bộ phận khác tạm thời chưa tổ chức thực hiện các mẫu báo cáo này.
Nếu công ty nhận thấy những khuyết điểm và khắc phục những khuyết điểm này, công ty sẽ thu được một số kết quả như sau:
Về mặt hoạt động chung của công ty:
- Số lượng công trình thi công ngày càng tăng lên.
- Nguồn vốn luôn trong tình trạng cân bằng, Giám đốc không còn lo lắng về việc tìm kiếm nguồn đầu tư và tình trạng thiếu hụt vốn khi thi công những công trình mới.
- Thu thêm doanh thu từ việc cho thuê máy móc thi công.
- Tiết kiệm được nhiều khoản chi phí về vật tư, thiết bị và cả nhân công lao động, từ đó sẽ tối đa hoá lợi nhuận thu được.
- Uy tín của Công ty ngày càng tăng thêm, và danh tiếng của Công ty sẽ vươn xa hơn ra thị trường khu vực và thị trường thế giới.
Về phòng kế toán:
- Giảm bớt lượng lao động không cần thiết, điều này làm cắt giảm chi phí trong khi thi công và lợi nhuận thu được từ công trình tăng thêm.
- Nguyên vật liệu không bị thất thoát lãng phí, và dễ dàng kiểm tra. - Tránh tình trạng thiếu hụt vật tư – thiết bị, hoặc mua phải hàng với giá cao.
- Tránh được tình trạng mua hàng mà kông có hoá đơn, gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí và quyết toán thuế.
- Không có sự sai sót trong chuyên môn kế toán…
KẾT LUẬN:
Khi tham gia vào nền kinh tế thị trường đầy những thử thách cộng với việc Việt Nam đã gia nhập WTO, để tồn tại và phát triển bền vững, thì mỗi doanh nghiệp phải tìm những biện pháp khẳng định vị trí của mình trên thị trường. đây là vấn đề bao trùm xuyên suốt toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, trên cơ sở các tiềm lực có sẵn để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thì không còn con đường nào khác là phải tổ chức hoạt động hiệu quả cao nhất cho mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận, để đạt được điều này thì việc trước tiên là phải tìm ra những phương thức tiết kiệm chi phí sản xuất, ngoài ra doanh nghiệp phải tổ chức, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu trong quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, để quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi từ khâu lập dự toán đến khâu tổ chức thực hiện, chủ doanh nghệp phải thu thập các thông tin về tình hình chi phí đi đôi với những kết quả thu được, những thông tin này không chỉ xác định bằng trực quan mà phải bằng phương pháp ghi chép, tính toán, phản ánh trên sổ kế toán xét trên góc độ này, kế toán với những chức năng cơ bản là cung cấp thông tin, đã khẳng định vai trò không thể thiếu cho hoạt động quản trị doanh nghiệp. Từ đó đặt ra yêu cầu đòi hỏi hoàn thiện hơn công tác kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là công tác hạch toán CP SX và tính giá thành sản phẩm.
Muốn đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm thì các tập hợp chi phí phải được hoàn thiện một cách thiết thực, nghĩa là bên cạnh tổ chức ghi chép, phản ánh đúng chi phí ở đúng thời điểm mà còn phải tổ chức ghi chép và tính toán phản ánh từng loại chi phí theo từng địa điểm và đúng đối tượng chịu chi phí.
Ngoài ra, giá thành sản phẩm là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp chất lượng