1. Các đơn vị Phòng, Ban, Trung tâm Hội sở:
- Thực hiện việc biên soạn/sửa đổi, rà soát tài liệu theo đúng quy định của thủ tục này và đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật và ACB.
- Đảm bảo tài liệu chất lượng thuộc thẩm quyền phê duyệt của TGĐ/HĐQT được đơn vị rà soát tính thống nhất, tính tinh gọn, tính pháp lý và được Trưởng đơn vị ký kiểm tra trước khi chuyển đơn vị kiểm soát theo quy định.
- Đảm bảo tài liệu do đơn vị biên soạn, ban hành được rà soát, được cập nhật, cải tiến phù hợp với hoạt động thực tế của ACB.
- Đảm bảo tài liệu được tái rà soát định kỳ (tối đa 6 tháng/lần). Tài liệu có nội dung không phù hợp được phát hiện trong kỳ rà soát phải được cập nhật và tái ban hành trong kỳ rà soát tiếp theo.
- Đầu mối tiếp nhận những phản hồi từ các đơn vị về vướng mắc, bất cập trong tài liệu do đơn vị biên soạn, ban hành để có những sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
- Xác định các chức danh tại kênh phân phối cần phân phối tài liệu.
2. Ban chất lượng:
- Kiểm soát tính thống nhất, tinh gọn của tài liệu chất lượng thuộc thẩm quyền phê duyệt của TGĐ/HĐQT theo đúng quy định của thủ tục này.
- Tiếp nhận các góp ý, phản hồi từ các đơn vị về những vướng mắc, bất cập của hệ thống tài liệu và chuyển cho các đơn vị có liên quan thực hiện sửa đổi/điều chỉnh và theo dõi kết quả thực hiện.
- Theo dõi việc thực hiện và cải tiến thủ tục này.
- Chịu trách nhiệm cải tiến hệ thống phân phối tài liệu Lotus Note. - Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị thực hiện biên soạn/sửa đổi tài liệu.
3. Phòng Pháp chế & Tuân thủ:
- Rà soát/kiểm soát theo quy định tại thủ tục này và đề xuất điều chỉnh để bảo đảm tài liệu chất lượng thuộc thẩm quyền phê duyệt TGĐ/HĐQT tuân thủ, phù hợp về mặt pháp lý.
- Định kỳ 6 tháng/lần, thực hiện kiểm soát sau về tính pháp lý (rà soát chuyên sâu) đối với tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng thuộc thẩm quyền phê duyệt TGĐ/HĐQT và chuyển kết quả về BCL tổng hợp báo cáo TGĐ.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị biên soạn rà soát nội dung pháp lý của tài liệu.
4. Trung tâm Công nghệ thông tin:
- Đảm bảo danh mục tài liệu, biểu mẫu theo chức danh tự động link với tài liệu, biểu mẫu từ hệ thống tài liệu chất lượng và tự động cập nhật khi có ban hành mới/hủy tài liệu, biểu mẫu cũ.
- Đảm bảo tất cả nhân viên, đơn vị được nhận đúng và đủ tài liệu theo đúng chức danh. - Đảm bảo tài liệu tự động chuyển trạng thái theo quy định tại mục 13.1.d.ii của thủ tục này.
- BP TK-VT có trách nhiệm kiểm tra hình thức tài liệu khi ban hành, không ban hành, phân phối các tài liệu biên soạn không đúng hình thức quy định.
- Tiếp nhận tất cả tài liệu bên trong và bên ngoài ACB để phân loại, ghi số hiệu, ghi sổ, đóng dấu (dấu mộc ngân hàng và dấu “Tài liệu được kiểm soát”).
- Đảm bảo tất cả tài liệu được ban hành đều có phiếu rà soát của đơn vị biên soạn/ sửa đổi trong đó xác định rõ tình trạng của các tài liệu liên quan còn hiện hành hay hết hiệu lực.
- Ban hành, phân phối tài liệu của Hệ thống quản lý chất lượng đúng, đủ và kịp thời cho các đơn vị/cá nhân có liên quan theo yêu cầu của thủ tục này.
- Kiểm soát và kịp thời phân loại tài liệu hiện hành và lỗi thời và tài liệu được sửa đổi bổ sung trên hệ thống Lotus Notes.
- Lưu trữ: bản gốc tất cả các tài liệu, QF – 07/KSTL; Các văn bản có ý kiến của Phòng PCTT và BCL (nếu có).
- Định kỳ ngày 10 hàng tháng thống kê và chuyển danh mục tài liệu hiện hành thuộc thẩm quyền phê duyệt của TGĐ/HĐQT cho Ban Chất lượng, Phòng PCTT kèm File mềm tài liệu và Phiếu rà soát tài liệu của các đơn vị (bảng photo) để thực hiện kiểm soát sau.
6. Trưởng đơn vị Hội sở/ Kênh phân phối:
- Tổ chức hướng dẫn, phổ biến cho nhân viên biết, hiểu để thực hiện đúng theo nội dung tài liệu ban hành.
- Tuân thủ đúng quy định tài liệu, không sử dụng tài liệu lỗi thời, hết hiệu lực (tính hiệu lực của tài liệu được áp dụng theo từng thời điểm phát sinh công việc).
- Góp ý, phản hồi các vướng mắc, sai sót của tài liệu đến đơn vị biên soạn hoặc Ban Chất lượng.
7. Nhân viên sử dụng tài liệu:
- Tuân thủ đúng quy định của tài liệu, không sử dụng tài liệu đã lỗi thời, hết hiệu lực. - Góp ý, phản hồi các vướng mắc, sai sót của tài liệu đến đơn vị biên soạn hoặc Ban Chất lượng.
8. Ban Kiểm toán nội bộ:
- Kiểm tra/đánh giá tính tuân thủ các tài liệu đã ban hành theo quy định của thủ tục này thông qua các đợt đánh giá nội bộ, kiểm toán nội bộ.
- Trong quá trình hoạt động nếu phát hiện sự không phù hợp, mâu thuẫn, chồng chéo giữa các tài liệu, sự không phù hợp của tài liệu đối với hoạt động thực tế của đơn vị, Ban KTNB sẽ phản ánh cho TĐV biên soạn tài liệu để thực hiện việc kiểm tra và chỉnh sửa phù hợp theo quy định tại bước 4, điểm 5.2 và trừ điểm đánh giá ISO trong năm của đơn vị.