III. ÁP DỤNG TỪ NGỮ VÀ QUY ĐỊNH CHUNG:
i. Trưởng đơn vị nơi biên soạn quyết định gộp chung các NVCV theo từng lĩnh vực, nghiệp vụ và tiêu chuẩn hóa thành QP/QS/WI/NVQĐ hoặc cập nhật nội dung NVCV vào
nghiệp vụ và tiêu chuẩn hóa thành QP/QS/WI/NVQĐ hoặc cập nhật nội dung NVCV vào QP/QS/WI/NVQĐ liên quan đang hiện hành.
ii. Kể từ sau 2 năm tính từ ngày NVCV được cập nhật vào danh mục tài liệu hiện hành đầu tiên (tính từ tháng 4/2013) thì hệ thống tự động chuyển tài liệu NVCV từ hiện hành sang lỗi thời nếu:
Tài liệu NVCV chưa được tái ban hành theo mục i, và
Đơn vị không có văn bản xác nhận tài liệu NVCV còn hiệu lực và không thể tái ban hành theo mục i.
f) Đối với tài liệu do đơn vị biên soạn/sửa đổi có nội dung quy định đơn vị khác hoặc chức danh thuộc quyền quản lý của đơn vị khác thực hiện, đơn vị biên soạn/sửa đổi phải chuyển tài liệu cho đơn vị đó góp ý bằng văn bản, ghi cụ thể nội dung cần góp ý và thời gian đề nghị phản hồi góp ý. Riêng tài liệu “khẩn” thì Trưởng đơn vị biên soạn/sửa đổi tự quyết định.
g) Đối với các tài liệu được biên soạn theo các dự án của ACB:
- Các đơn vị đứng tên biên soạn tài liệu phải chủ động phối hợp trình Trưởng Ban Dự án xem xét phê duyệt đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật/sửa đổi tài liệu. Nếu có nội dung không phù hợp thì ghi nhận lỗi cho các đơn vị đứng tên biên soạn tài liệu.
- Tài liệu khi ban hành phải quy định Đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật/sửa đổi tài liệu.
h) Một tài liệu cho phép có 2 lần ban hành văn bản sửa đổi bổ sung nội dung để thay thế/chỉnh sửa một phần nội dung của tài liệu đang hiện hành. Sau 2 lần sửa đổi thì tài liệu đó phải được ban hành lại toàn bộ, nội dung chỉnh sửa/điều chỉnh so với tài liệu đã ban hành trước đó được nhận biết bằng cách như in đậm và nghiêng phần thay đổi.
j) Đơn vị biên soạn/sửa đổi tài liệu phải xác định đúng các chức danh tại kênh phân phối được phân phối tài liệu vào QF – 07/KSTL.
Trưởng đơn vị biên soạn/sửa đổi quyết định đúng chức danh nào tại Kênh phân phối bắt buộc phải tuân thủ tài liệu do đơn vị mình biên soạn. Việc đơn vị xác định không đúng chức danh bắt buộc phải tuân thủ tài liệu do đơn vị mình biên soạn, mỗi một chức danh xác định không đúng tương ứng một điểm không phù hợp nhẹ.
13.2. Quy định kiểm soát tài liệu trước khi trình phê duyệt:
a) Các tài liệu thuộc thẩm quyền phê duyệt của TGĐ/HĐQT (không bao gồm tài liệu dạng NVCV) được tái kiểm soát trước khi trình phê duyệt hoặc tái kiểm soát sau khi ban hành định kỳ 6 tháng/lần bởi các đơn vị kiểm soát.
b) Trường hợp đơn vị biên soạn/sửa đổi không đồng ý với ý kiến của đơn vị kiểm soát trước khi trình phê duyệt, đơn vị biên soạn/sửa đổi có ý kiến vào phiếu rà soát và trình đính kèm với dự thảo khi trình phê duyệt. Đơn vị biên soạn/sửa đổi hoàn toàn chịu trách nhiệm về các nội dung mà đơn vị bảo lưu ý kiến.
c) Đối với tài liệu Trưởng đơn vị quyết định tự rà soát không qua bước kiểm soát: Trưởng đơn vị nơi biên soạn chịu trách nhiệm tự kiểm soát trong quá trình ban hành. Việc kiểm soát có thể được thực hiện sau bởi đơn vị kiểm soát, nếu có nội dung không phù hợp thì ghi nhận lỗi cho đơn vị biên soạn/sửa đổi theo quy định hiện hành.
d) Đối với tài liệu do nhiều đơn vị biên soạn, kiểm soát, nếu có phát sinh nội dung không phù hợp thì:
- Đối với QP, WI, QS: ghi nhận lỗi cho các đơn vị cùng ký tên vào ô “biên soạn” và ô “kiểm tra/kiểm soát” trên trang bìa.
- Đối với các tài liệu khác: ghi nhận lỗi cho các đơn vị theo chữ viết tắt đơn vị trên ký hiệu tài liệu hoặc chữ ký nháy.
e) Các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá giám sát ISO (do Ban KTNB hoặc tổ chức đánh giá bên ngoài thực hiện) được ghi nhận đối với hoạt động kiểm soát tài liệu như sau:
- Liên quan đến hình thức trình bày văn bản theo các biểu mẫu hiện hành mà BCL không phát hiện khi thực hiện kiểm soát trước ban hành thì ghi nhận cho BCL.
- Liên quan đến tính pháp lý của văn bản mà P.PCTT không phát hiện khi thực hiện kiểm soát trước ban hành thì ghi nhận cho P.PCTT.
- Liên quan đến nội dung: nội dung mâu thuẫn, chồng chéo, dẫn chiếu nội dung lỗi thời thì ghi nhận cho đơn vị biên soạn.
f) Tất cả các lỗi không phù hợp được ghi nhận trong quá trình kiểm soát trước hoặc sau khi ban hành bởi các đơn vị kiểm soát sẽ được ghi nhận vào kết quả đánh giá ISO trong năm của đơn vị.
13.3. Quy định khi ban hành, phân phối tài liệu:
a) Tài liệu ban hành mới thay thế cho tài liệu đã ban hành trước đây phải ghi rõ thay thế cho tài liệu nào trước đây (số hiệu, tên và ngày ban hành của tài liệu). Không quy định chung chung, ví dụ: “Các quy định trước đây trái với Quy định này hết hiệu lực”.
b) Tài liệu khi ban hành mới cần ghi rõ thời gian ngày, tháng, năm hiệu lực để (các) đơn vị/cá nhân liên quan có đủ thời gian chuẩn bị trước khi áp dụng. Nếu không ghi thì sẽ có hiệu lực ngay khi ban hành.
c) Đối với tài liệu có sửa đổi bổ sung nội dung, BP TK-VT phải cập nhật tình trạng của tài liệu từ “Hiện hành” sang “Được sửa đổi bổ sung”.
d) BP TK-VT chỉ ban hành, phân phối tài liệu thuộc mục 11 khi có “phiếu rà soát tài liệu” của đơn vị. BP TK-VT có trách nhiệm phân phối cho cá nhân, đơn vị liên quan theo đúng chức danh, đồng thời phân phối cho các chức danh được xác định trong QF – 07/KSTL. e) Tài liệu nội bộ thuộc đơn vị không phải chuyển đến BP TK-VT để phân phối lên lotus, đơn vị tự ban hành và phân phối trong nội bộ đơn vị. Đơn vị phải lập danh mục tài liệu hiện hành để theo dõi sử dụng trong đơn vị.
f) Ban hành tài liệu mật: Căn cứ vào phạm vi bí mật theo qui định hiện hành của Ngân hàng, người biên soạn đề xuất và người phê duyệt có trách nhiệm xác định tình trạng mật của tài liệu liên quan. Nếu có, nhân viên BP TK-VT đóng dấu “Mật” và lập QF – 03/KSTL Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành (tài liệu Mật) để theo dõi riêng. Mẫu dấu:
g) Ban hành tài liệu khẩn: Căn cứ vào tính chất khẩn của tài liệu, người biên soạn đề xuất và người phê duyệt tài liệu có trách nhiệm xác định mức độ khẩn. Nhân viên BP TK-VT đóng dấu “Khẩn” vào tài liệu. Tài liệu được đóng dấu “Khẩn” phải được phân phối ngay trong vòng 10 phút kể từ khi hoàn tất việc ban hành. Mẫu dấu:
h) Ban hành danh mục tài liệu, biểu mẫu theo chức danh tại Kênh phân phối:
- Các đơn vị Hội sở có quản lý chức danh tại Kênh phân phối xem xét, trình phê duyệt ban hành.
- Trung tâm Công nghệ thông tin (TT.CNTT) cập nhật tự động toàn bộ danh mục tài liệu, biểu mẫu theo chức danh vào mục “Danh mục tài liệu đơn vị/chức danh” trên Lotus.
13.4. Quy định sử dụng tài liệu:
MẬT
a) Tài liệu được kiểm soát chỉ sử dụng trong nội bộ ACB, không được phổ biến ra ngoài hệ thống khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Ban lãnh đạo ACB.
b) Việc in và phân phối tài liệu có dấu kiểm soát (sau khi in) phải được kiểm soát, đơn vị in và phân phối tài liệu in phải lập danh mục tài liệu phân phối (QF – 02/KSTL) để kiểm soát việc sử dụng tài liệu.
c) Định kỳ (vào tháng 3 và tháng 9 hàng năm), các đơn vị có biên soạn/sửa đổi tài liệu thực hiện lập và ban hành văn bản thông báo đồng thời danh mục tài liệu nội bộ hiện hành (QF – 03/KSTL), danh mục biểu mẫu hiện hành (QF – 06/KSTL), danh mục tài liệu/biểu mẫu lỗi thời (QF – 05/KSTL) (nếu có) đối với những tài liệu (được quy định tại mục 11) do đơn vị mình biên soạn cho toàn hệ thống (không bao gồm tài liệu nội bộ thuộc đơn vị ).
- Rà soát, xác định chức danh tại KPP theo phụ lục 4 bắt buộc phải tuân thủ tài liệu do đơn vị biên soạn/sửa đổi, nội dung điều chỉnh/bổ sung so với danh mục tài liệu, biểu mẫu đang hiện hành trước đó được in đậm và nghiêng phần thay đổi. BP TK-VT cập nhật nội dung điều chỉnh/bổ sung vào Mục “Danh mục tài liệu đơn vị/chức danh” trên Lotus.
- Đảm bảo các tài liệu, biểu mẫu do đơn vị biên soạn/sửa đổi được cập nhật vào danh mục tài liệu, biểu mẫu hiện hành theo chức danh tại KPP. Các tài liệu, biểu mẫu không được cập nhật vào danh mục hiện hành theo chức danh thì không tính lỗi nghiệp vụ cho nhân viên. Lỗi không tuân thủ này tính cho đơn vị biên soạn/sửa đổi.
d) Mỗi đơn vị chỉ có một văn bản thông báo danh mục tài liệu, biểu mẫu hiện hành, lỗi thời theo quy định tại mục 13.4.c đang hiện hành trên Lotus.
13.5. Quy định kiểm soát tài liệu lỗi thời:
a) Đối với tài liệu nhóm chính sách và tài liệu có ký hiệu QP, QS, WI: Nhân viên BP TK-VT đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”, ghi rõ ngày tháng năm hết hiệu lực trên bản in và mang đi lưu trữ. Trên trang “Hệ thống tài liệu chất lượng của ACB” trên Lotus Notes, nhân viên BP TK-VT thực hiện xóa tài liệu lỗi thời ra khỏi các thư mục tài liệu liên quan.
b) Đối với biểu mẫu (QF): Nhân viên BP TK-VT thực hiện xóa biểu mẫu lỗi thời ra khỏi thư mục “Biểu mẫu” trên trang “Hệ thống tài liệu chất lượng của ACB” trên Lotus Notes và cập nhật vào danh mục biểu mẫu lỗi thời.
c) Đối với tài liệu nghiệp vụ (Có ký hiệu NVCV hoặc NVQĐ hoặc TCQĐ):
- Nhân viên BP TK-VT đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”, ghi rõ ngày tháng năm hết hiệu lực trên bản in giấy và chuyển đi lưu trữ (đối với các tài liệu đang lưu trữ tại nơi làm việc của BP TK-VT).
- Trên trang “Hệ thống tài liệu chất lượng của ACB” trên Lotus Notes, nhân viên BP TK-VT chuyển tài liệu lỗi thời này ra khỏi thư mục “Tài liệu nghiệp vụ bên trong” và cập
nhật vào thư mục “Tài liệu lỗi thời”. Ghi rõ tài liệu được thay thế vào trường “Các văn bản hay tài liệu liên quan”, trường hợp không có tài liệu thay thế thì ghi “không”.
- Mẫu dấu như sau:
d) Cơ chế xác định ngày hết hiệu lực thực hiện của NVCV, NVQĐ, TCQĐ cho từng trường hợp như sau:
- Tài liệu có ghi ngày hết hiệu lực: ngày hết hiệu lực là ngày ghi trên tài liệu.
- Tài liệu mới ban hành của cấp có thẩm quyền thay thế hay hủy hiệu lực của tài liệu cũ: ngày tài liệu mới có hiệu lực thì tài liệu cũ hết hiệu lực.
- Tài liệu hết hiệu lực do đơn vị biên soạn thông báo theo danh mục (chỉ đối với tài liệu do đơn vị tự phê duyệt ban hành). Không được phép tự thông báo hết hiệu lực tài liệu do cấp thẩm quyền cao hơn phê duyệt.
- BP TK-VT căn cứ vào các danh mục này để rà soát lại hệ thống tài liệu hiện hành trên lotus.