1.4.1. Hạch toán chi tiết.
Để thanh toán tiền lơng, tiền công, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho ngời lao động hàng ngày, kế toán doanh nghiệp phải lập bảng thanh toán tiền lơng. Việc lập bảng này đều phải dựa vào các chứng từ nh: bảng chấm công, phiếu nghỉ hởng BHXH, giấy chứng nhận làm thêm giờ, hợp đồng lao động, giấy chứng nhận nghiệm thu kết quả.
Trong doanh nghiệp sản xuất cũng nh trong các doanh nghiệp khác đều không thể thiếu đợc bảng chấm công. Vì bảng này dùng để theo dõi thực tế ngày công làm việc, ngày nghỉ hởng bảo hiểm xã hội của từng cán bộ công nhân viên và là căn cứ để trả lơng.
Hàng ngày tổ trửơng hoặc ngời thực hiện ủy quyền, căn cứ vào việc có mặt thực tế của từng cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận mình để chấm công. Cuối tháng, ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công rồi chuyển cho bộ phận kế toán theo mẫu C01- LĐTL.
Phiếu nghỉ hởng BHXH (mẫu số C03-H) phiếu này đợc xác định là nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Phiếu này làm căn cứ tính trợ cấp BHXH, trả l… ơng theo chế độ quy định. Cuối tháng kèm theo bảng chấm công gửi về phòng
kế toán để tính BHXH cho từng cán bộ công nhân viên theo quy định trong đơn vị. Bảng thanh toán tiền lơng đợc lập hàng tháng tơng ứng với bảng chấm công và phiếu nghỉ hởng BHXH.
Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng là bảng chấm công, phiếu nghỉ hởng BHXH, bảng tính trợ cấp, phụ cấp. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán tiền lơng lập bảng thanh toán cho kế toán tổng hợp và thủ trởng đơn vị phê duyệt, trên cơ sở đó kế toán làm thủ tục đa nốt tiền về chi cho cán bộ công nhân viên. mẫu của bảng thanh toán tiền lơng là C02 - H theo QĐ số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính.
Bảng thanh toán BHXH: là bảng tổng hợp và trợ cấp thanh toán BHXH, trả l- ơng cho ngời lao động và căn cứ để lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH, cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hởng BHXH, cuối tháng sau khi kế toán BHXH tính tổng ngày nghỉ và số tính đợc cấp trong tháng, báo cáo cho ngời lao động và cho toàn doanh nghiệp. Bảg này đợc chuyển cho trởng ban bảo hiểm duyệt chi và bảg này đợc lập làm 2 liên: một liên lu lại tại cơ quan quỹ BHXH dể thanh toán số thức chi và thanh toán sổ kế toán nếu cấp phát, còn một liên chuyển cho đơn vị BHXH làm cơ sở thanh toán cho từng cán bộ công nhân viên và ghi sổ kế toán theo mẫu C04 (QĐsố 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính).
Phiếu chi (Mẫu số C22-H) kế toán căn cứ vào các yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị và căn cứ vào các chừng từ đã đợc thủ trởng cơ quan phê duyệt, kế toán làn phiếu chi để xác định tiền mặt tại quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt và để cho ngời nhận tiền ký vào phiếu làm căn cứ để thanh toán