DX 003160 Đơn vị bán hàng: Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện Nông nghiệp.
Biểu 5 Sổ cá
TK 632 – Giá vốn hàng bán Năm 2003
Ghi Có các tài khoản đối
ứng Nợ với tài khoản này Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cộng
1561 12.214.735.756
Cộng phát sinh Nợ 12.214.735.756 Cộng phát sinh Có 12.214.735.756 Số d cuối kỳ Nợ
Có
* Bán hàng tại phòng kinh doanh
Thủ tục chứng từ:
Bên cạnh việc bán hàng cho khách tại cửa hàng thì công ty vẫn bán hàng qua phòng kinh doanh. Trình tự bán hàng tại phòng kinh doanh cũng tơng tự nh tại cửa hàng của công ty. Chỉ khác ở chỗ bỏ qua giai đoạn chứng từ lên đến phòng kế toán rồi lại quay trở lại phòng kinh doanh. Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT, làm thủ tục thu tiền và lấy hoá đơn làm căn cứ ghi thẻ kho luôn.
Qui trình hạch toán:
Quá trình hạch toán giá vốn hàng bán khi bán hàng tại phòng kinh doanh tơng tự nh hạch toán khi bán hàng tại cửa hàng của công ty.
Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện nông nghiệp thực hiện phơng thức tiêu thụ chủ yếu là phơng thức bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng của công ty. Phơng thức bán hàng theo hình thức bán buôn rất hiếm khi xẩy ra. Các hình thức thanh toán khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh bao gồm:
- Bán hàng thu tiền ngay: Tức là khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc bằng ngân phiếu.
- Bán hàng chấp nhận thanh toán sau: Với điều kiện có giới hạn về thời gian.
Trong đó hình thức bán hàng thu tiền ngay đợc sử dụng là chủ yếu. Hình thức bán hàng chấp nhận thanh toán sau chỉ đợc áp dụng cho những bạn hàng lớn, có uy tín và những khách hàng thờng xuyên của công ty.
Chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán đợc lập để phản ánh nghiệp vụ bán hàng của công ty gồm: - Hoá đơn GTGT.
- Phiếu thu.
- Các chứng từ khác có liên quan
Trong trờng hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt: Kế toán thanh toán dựa trên Hoá đơn GTGT để lập phiếu thu. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã đợc kiểm duyệt thu tiền của khách và ghi vào sổ quỹ.
Đơn vị: Công ty thiết bị phụ tùng cơ điện Nông nghiệp Địa chỉ: 102/104Trờng Chinh. Phiếu thu Ngày 3 tháng 1 năm 2003 Nợ TK111 Có TK511 Có TK3331 Họ tên ngời nộp tiền: Ông Hoà.
Địa chỉ: Công ty TNHH Hoà Tân – TP Vinh. Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng.
Số tiền: 19.606.000
Kèm theo .... chứng từ gốc Kế toán trởng
(Ký. họ tên)
Ngời lập biểu
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: 19.606.000. (Viết bằng chữ: Mời chín triệu sáu trăm linh sáu ngàn
đồng chẵn).
Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, một liên lu tại quyển và một liên giao cho khách và một liên luân chuyển để ghi sổ.
Qui trình hạch toán:
Khi nhận đợc bảng kê bán hàng kèm theo Hoá đơn bán hàng do nhân viên bán hàng gửi lên, kế toán ghi vào sổ Nhật biên bán hàng. Đây là sổ đợc mở cho cả năm và theo dõi hàng ngày. Mỗi hoá đơn chỉ ghi một dòng trên sổ, chỉ theo dõi hàng hoá bán ra về mặt giá trị, không theo dõi về mặt số lợng. Sổ nhật biên bán hàng còn theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Nên nó là căn cứ đối chiếu với sổ chi tiết phải thu của khách hàng và bảng kê bán hàng trong máy. Thực chất sổ này đợc lập để theo dõi hoá đơn bán hàng đã quay về phòng kế toán hay cha.
* Trong trờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì số tiền của từng loại hàng hoá đợc phản ảnh trên bảng kê bán hàng. Số liệu của dòng cộng tài khoản 111-Tiền mặt là cơ sở để ghi NKCT số 8 tơng ứng với cột TK 511 và TK 3331.
* Tơng tự nh trong trờng hợp khách hàng thanh toán qua Ngân hàng, số liệu của dòng cộng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng sẽ đợc ghi vào NKCT số 8 tơng ứng với cột TK 511 và TK 3331.
* Trong trờng hợp khách hàng mua chịu thì kế toán tổng hợp đồng thời nhập số liệu vào bảng kê bán hàng trong máy và vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sổ chi tiết phải thu của khách hàng đợc mở để theo dõi trong cả năm, mỗi khách hàng thờng xuyên đợc theo dõi trên một tờ sổ, những khách hàng không thờng xuyên đợc theo dõi chung trên một tờ sổ. Mỗi chứng từ mua chịu đợc ghi trên một dòng và đợc kế toán theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Sổ chi tiết phải thu của khách
hàng theo dõi cả về số lợng hàng xuất bán, giá trị hàng bán, thuế GTGT theo từng hoá đơn.
Cuối kỳ, kế toán cộng sổ chi tiết một lần. Số liệu cộng ở sổ chi tiết là cơ sở để vào Bảng kê số 11 “ Phải thu của khách hàng.” Số liệu d đầu kỳ, d cuối kỳ, cộng số phát sinh đợc dùng để ghi vào Bảng kê số 11. Bảng kê này đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với ngời mua, đợc mở theo quý, mỗi khách hàng đợc ghi thành một dòng trên sổ.