2.1. Hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ.
Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên khi bán hàng sử dụng hoá đơn GTGT. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng hoá
đơn GTGT, cũng là chứng từ gốc để kế toán ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp doanh thu bán hàng và là căn cứ để kê khai thuế GTGT đầu ra, phải nộp cho cơ quan thuế.
Tại công ty việc tổ chức hạch toán giá vốn hàng hoá tiêu thụ đợc thực hiện trên các sổ thẻ kế toán chi tiết nh: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá...và sổ tổng hợp nh sổ cái TK 632 - Giá vốn hàng bán, NKCT số 8...
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT (lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần).
Liên 1: Lu tại nơi viết.
Liên 2: Giao cho khách hàng (liên đỏ).
Liên 3: Là căn cứ xuất kho và đợc luân chuyển để ghi sổ.
Tại công ty có hai hình thức tiêu thụ hàng hoá: bán trực tiếp hàng hoá cho khách tại cửa hàng của công ty và bán hàng qua phòng kinh doanh. Công ty bán hàng tại phòng kinh doanh trong trờng hợp đối với những mặt hàng mà khách hàng mua với khối lợng lớn hoặc tại cửa hàng của công ty không có.
* Bán hàng tại cửa hàng của công ty
Thủ tục chứng từ:
Khi có khách mua hàng hay khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng lập hoá đơn GTGT và giao cho khách hàng liên 2 (liên đỏ). Nhân viên bán hàng làm thủ tục thu tiền và giao hàng cho khách. Trong trờng hợp khách hàng xin chịu nợ thì nhân viên bán hàng viết hoá đơn. Khách hàng sẽ mang hoá đơn này lên phòng kế toán xin xác nhận của kế toán trởng. Nếu đợc đồng ý khách hàng mang hóa đơn xuống cửa hàng để nhận hàng. Hàng ngày hay định kỳ (khoảng 2 ngày) nhân viên bán hàng tập hợp và phân loại hoá đơn thành hoá đơn đã thanh toán, cha thanh toán và lập bảng kê hoá đơn bán hàng, sau đó nộp lên phòng kế toán kèm theo số tiền hàng trong ngày. Nhân viên bán hàng không đợc để tồn tiền hàng quá 500.000 đồng. Trong trờng hợp khách hàng không lấy hoá đơn, cuối ngày nhân viên bán hàng phải tập hợp và kê vào một hoá đơn để làm căn cứ tính thuế.
Kế toán bán hàng khi nhận đợc hoá đơn và bảng kê thì làm thủ tục thu tiền, vào sổ nhật biên bán hàng, sau đó đóng dấu thanh toán hay cha thanh toán vào bảng kê để
ghi thẻ kho xong thì mang bảng kê cùng hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán theo dõi hàng hoá và làm căn cứ ghi sổ doanh thu.
Sổ nhật biên bán hàng là sổ do phòng kế toán lập để theo dõi hoá đơn đã quay về phòng kế toán hay cha. Sổ đợc mở cho cả năm và theo dõi hàng ngày. Mỗi hoá đơn đợc ghi một dòng trên sổ, chỉ theo dõi hàng hoá xuất bán về mặt giá trị không theo dõi về mặt số lợng. Sổ này là căn cứ để xác định doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Sổ còn theo dõi các khoản nợ của khách hàng, nên là căn cứ đối chiếu với sổ chi tiết phải thu của khách hàng và bảng kê bán hàng trên máy.
Sổ nhật biên bán hàng có nội dung tơng tự nh Bản kê hoá đơn bán hàng. Chỉ khác ở chỗ bản kê này do nhân viên bán hàng của từng cửa hàng tại công ty lập (định kỳ từ 3 đến 5 ngày), sau đó gửi lên phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT để theo dõi và kiểm tra.
Qui trình hạch toán:
Ví dụ: Trong tháng 1/2003 có phát sinh nghiệp nh sau:
Ngày 03/01/2003 Công ty TNHH Hoà Tân – TP Vinh mua của công ty một số mặt hàng phụ tùng DT75. Đơn vị mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Nhân viên bán hàng lập hoá đơn GTGT nh sau:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 3 (Dùng để thanh toán) Mẫu số: 01- GTKT 3LL
Ngày 03 tháng 01năm 2003 02 – B