3. Quản lý dự án
3.3. Nội dung của quản lý dự án
Tham gia quản lý dự án đầu t có nhiều chủ thể khác nhau. Đó là các cơ quan chức năng của Nhà nớc và các cơ quan của chủ đầu t. Mỗi chủ thể thực hiện quản lý dự án với những nội dung cụ thể khác nhau.
Các cơ quan chức năng của Nhà nớc sẽ thực hiện quản lý vĩ mô đối với các dự án đầu t. Quản lý vĩ mô bao gồm tổng thể các biện pháp tác động đến quá trình hình thành và hoạt động của các dự án nhằm tạo môi trờng thuận lợi cho sự hoạt động cuả dự án, h- ớng đợc dự án hoạt động theo khuôn khổ luật pháp và thực sự trở thành hạt nhân của sự phát triển và tăng trởng trong nền kinh tế.
Hoạt động của dự án gồm hoạt động vận hành và hoạt động kinh doanh. Do đó, quản lý vĩ mô các dự án cũng đợc xem xét theo từng loại hoạt động này.
Đối với hoạt động vận hành. Trong qúa trình xây dựng và thực hiện dự án, chủ đầu t th- ờng nhận đợc sự hỗ trợ cuả Nhà nớc về nhiều phơng diện. Chẳng hạn, khi soạn thảo các dự án phải sử dụng rất nhiều loại thông tyn do Nhà nớc thu thập, công bố và qui định nh tỷ giá, lãi suất, giá cả thị trờng trong nớc và trên thế giới, các kế hoạch định hớng, những qui định về kế toán, tiền lơng, phân phối thu nhập... Đây cũng chính là những công cụ quản lý vĩ mô của Nhà nớc đối với hoạt động vận hành của dự án.
Thông qua các công cụ này, Nhà nớc sẽ hớng các hoạt động của dự án phù hợp với đ- ờng lối chính sách phát triển kinh tế - xã hội đồng thời mang lại hiệu quả tài chính cho chủ đầu t.
Đối với hoạt động kinh doanh. Dự án không thể tồn tại nếu không có mối quan hệ với thị trờng bên ngoài cả về đầu vào lẫn đầu ra. Đó là mối quan hệ với ngời cung cấp t liệu sản xuất, lao động, vốn và ngời tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, trong suốt quá trình hoạt động, dự án luôn có mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nớc.
Quản lý vĩ mô đối với hoạt động kinh doanh của dự án đợc thể hiện, thông qua các chính sách của mình, Nhà nớc tác động đến sự hoạt động của các doanh nghiệp cả trong quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào lẫn tiêu thụ sản phẩm của dự án.
Thông qua hệ thống luật pháp và các chính sách nh tài chính, tín dụng, lãi suất... để khuyến khích hoặc hạn chế đầu t vào những lĩnh vực cụ thể nào đó. Chẳng hạn, đối với các sản phẩm không khuyến khích đầu t sẽ qui định thuế cao, trợ giá cho các sản phẩm vật t nông nghiệp để khuyến khích phát triển sản xuất nông nghiệp.
Các cơ quan của chủ đầu t thực hiện quản lý vi mô dự án. Chu trình dự án diễn ra qua 3 giai đoạn, do đó quản lý dự án cần phải gắn liền với các giai đoạn đó và phải thực hiện đối với tất cả các hoạt động diễn ra trong các giai đoạn. Trong mỗi giai đoạn của dự án,
tuy đối tợng cụ thể của quản lý khác nhau nhng đều phải quan tâm đến các mặt chi phí, chất lợng, thời gian và kết quả cuối cùng.
Giai đoạn chuẩn bị đầu t. Đây là giai đoạn bao gồm công việc phức tạp, chứa đựng các nhân tố chiến lợc, quyết định sự thành bại của các giai đoạn tiếp theo và toàn bộ dự án. Do đó, trọng tâm quản lý của giai đoạn này là chất lợng của các kết quả nghiên cứu về thị trờng, kinh tế - kỹ thuật, tài chính...
Trong giai đoạn này, mặc dù chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số vốn đầu t nhng cũng cần đợc quan quản lý, tránh lãng phí. Ngoài ra, vấn đề thời gian hoàn thành các hoạt động cũng phải quan tâm.
Giai đoạn thực hiện đầu t. Đây là giai đoạn tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật cho sự hoạt động của dự án sau này. Đại bộ phận số vốn đầu t của dự án đựơc chi ra trong giai đoạn này. Số vốn này không sinh lời trong suốt thời gian thực hiện đầu t.
Trong giai đoạn này, các công việc, các hoạt động cần đợc thực hiện theo một lịch trình chặt chẽ và tuân thủ những yêu cầu mà giai đoạn chuẩn bị đầu t đã xem xét. Do đó, trọng tâm quản lý của giai đoạn này là phối hợp, điều chỉnh, tổ chức triển khai thực hiện các công việc, các hoạt động của dự án đã đợc kế hoạch hoá khi soạn thảo dự án nh thực hiện đền bù, giải phóng mặt bằng, đàm phán các hợp đồng mua sắm thiết bị, thi công xây lắp... Đồng thời, giám sát các hoạt động này về các mặt thời gian, chất lợng và chi phí.
Giai đoạn vận hành kết quả đầu t. Đây là giai đoạn đa các công trình của dự án vào khai thác nhằm thu hồi đủ vốn đầu t và có lãi theo đúng thời gian và số lợng đã dự kiến trớc trong dự án.
Trong giai đoạn này, nội dung quản lý chủ yếu là tổ chức điều phối mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh, dịch vụ của dự án, đảm bảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh lãng phí lao động, vật t, tiền vốn và ứ đọng sản phẩm.
Trong công tác quản lý triển khai dự án ở tầm vi mô nh lập kế hoạch công việc, bố trí lao động, cân đối thời gian thực hiện v.v. Hiện nay các chủ đầu t thờng sử dụng các ph- ơng pháp phổ biến nh phơng pháp biểu đồ GANTT, sơ đồ mạng PERT ( Program Evaluation and Rewiev Technique ) và CPM ( Critical Path Method ). Trong điều kiện có ứng dụng tin học ngày nay, các phần mềm nh Mirosoft Project đợc sử dụng rất hiệu
quả.
GANTT là phơng pháp do Henry L. Gantt đề xuất trong Thế chiến II
CPM là phơng pháp do J.E. Kelly và M.R. Walker thuộc Công ty Hoá chất Dupont đề xuất vào năm 1957.
PERT là phơng pháp do Booz, Allen và Hamillton thuộc U.S Navy Special Projects
office đề xớng năm 1958 để quản lý một số dự án quân sự của quân đội Mỹ sau đó đợc ứng dụng trong quản lý dự án nói chung.
MS Project là phần mềm do MicroSoft phát triển trên cơ sở các phơng pháp đánh giá và lập kế hoạch nói trên cùng với sự hỗ trợ rất mạnh của máy tính nên hiệu quả và tính chính xác cao hơn rất nhiều so với việc làm bằng thủ công. MS Project có nhiều version khác nhau và ngày càng hoàn thiện.
Chơng 3: thẩm định dự án đầu t