3.2.1 Phát triển tổ chức
Nâng cao năng lực của quản lý QTD: Khi trở thành tổ chức chính thức,
và các sản phẩm tiết kiệm được giới thiệu thì các QTD sẻ có cơ hội được trở thành một trung gian tài chính và tầm quan trọng của các nguồn nhân lực là vấn đề cần được xem xét hàng đầu. Và khi các QTD đủ điều kiện để huy động tiết kiệm sẽ là đề tài để xem xét và giám sát kỹ lưỡng hơn của các cơ quan của Chính phủ. Vì vậy, các QTD cần phải có quy mô và mức độ hiệu quả quản lý cao.
Việc nâng cao năng lực quản lý của QTD cần phải được xem xét ngay từ khi tuyển dụng cán bộ đầu vào. Cán bộ nên được tuyển chọn từ người địa phương, vì họ quen thuộc với phong tục, văn hóa và ngôn ngữ địa phương. Là người địa phương nên khả năng làm việc lâu dài cao, ngoài ra họ có những chiến lược quản lý tổ chức một cách phù hợp thực tế hơn. Một vấn đề khác hiện nay phần lớn các QTD còn gặp khó khăn trong việc tuyển dụng và duy trì cán bộ, hầu hết các cán bộ giỏi đều làm việc cho các tổ chức có vị thế hơn do ở đó có những ưu đãi và nhiều cơ hội phát triển hơn. Vì vậy các QTD cần phải chú ý hơn nữa vào lương bổng của các nhà quản lý để thu hút được những cán bộ có năng lực.
Năng lực quản lý là một trong những điều cần phải thực hiện trong những tổ chức cộng đồng được xây dựng, nhất là đối với một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ tại xã đặc biệt khó khăn như ở xã Yến Mao và Phượng Mao. Các cán bộ quản lý qũy và kế toán cần được đào tạo về các quy định và các thông lệ tài chính. Nâng cao năng lực quản lý không những thông qua các cuộc tập huấn ngắn hay dài hạn, mà cần tăng cường thực
hiện các cuộc tham quan hay hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các tổ chức với nhau. Từ đó học tập những kinh nghiệm về quản lý cũng như các hệ thống sổ sách kế toán một cách phù hợp. Để làm được điều này, trước hết cần xây dựng một bộ tài liệu tập huấn chuẩn với sự trợ giúp và hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan chuyên môn.
Các nhà quản lý cần phải học hỏi để làm thế nào xác định được tiềm năng của người gửi tiết kiệm, cần phải đưa ra được cơ cấu thích hợp giữa tiền gửi và tiền cho vay. Ngoài ra, họ cần phải có những kiến thức nhất định về phát triển xã hội, tránh những suy nghĩ kỳ thị với những người có thu nhập thấp, đặc biệt là người nghèo. Khi một QTD có một bộ máy tổ chức vững mạnh, cán bộ quản lý có năng lực sẻ đảm bảo cho tổ chức phát triển bền vững.
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài chính: Hệ thống thông tin quản
lý các QTD cần được xem xét trên 3 lĩnh vực chính: 1. Hệ thống kế toán; 2.Hệ thống giám sát tín dụng và tiết kiệm; 3.Hệ thống đánh giá tác động đối với khách hàng.
Hệ thống kế toán, hệ thống giám sát tín dụng và tiết kiệm: Phần lớn các QTD hiện nay quản lý tài chính theo hình thức thủ công, điều này sẽ không còn phù hợp trong thời đại thông tin hiện đại, và quy mô của tổ chức không ngừng tăng cao về số thành viên và nguồn vốn. Vì vậy cần từng bước hiện đại hóa hệ thống quản lý tài chính, bắt đầu bằng việc sử dụng các phần mềm cơ bản như excel, tiến tới sử dụng các phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp với thực tế hoạt động vào quản lý tài chính của các QTD. Ngoài ra, cần phải có kế hoạch đào tạo kế toán quản lý QTD những chuẩn mực kế toán theo quy định.
Hệ thống đánh giá tác động đối với khách hàng: Hầu hết các QTD đều mong muốn theo dõi tác động của các nguồn vốn vay đối với khách hàng để
từ đó có những quyết định quản lý phù hợp. Tuy nhiên hệ thống theo dõi giám sát tác động chưa được thiết lập một cách có hệ thống. Phần lớn các QTD hiện nay đều phải dựa vào các tổ chức tài trợ thực hiện các cuộc đánh giá này. Vì vậy, các QTD cần thiết lập hệ thống đánh giá tác động khách hàng, từ đó có thể đưa ra những dịch vụ hay sản phẩm phù hợp với khách hàng trong từng thời điểm khác nhau.
Xây dựng lãi suất cho vay dựa trên năng lực của tổ chức: Lãi suất trả
cho các khoản tiền gửi dựa vào tiền gửi phổ biến tương tự như các sản phẩm ở các tổ chức khác hoạt động trong lĩnh vực này, ngoài ra cần phải dựa vào các chi phí quản lý và cung cấp dịch vụ, và các chiến lược của tổ chức. Hiện tại các QTD thường cho vay ở những vùng khó khăn, các món vay nhỏ, thu hồi nhiều lần, vì vậy chi phí cho quản lý cao. Ngoài ra, các sản phẩm tiết kiệm đều được trả lãi suất, vì thế để các QTD có chênh lêch giữa các sản phẩm cho vay và sản phẩm tiết kiệm để tạo ra lợi nhuận.
Tuy nhiên, phương pháp xác định lãi suất tiền vay và tiền gửi hiện nay của phần lớn các QTD là căn cứ theo lãi suất của NHNo mà không có căn cứ nào về tổ chức mình. Vì vậy cần phải xác định căn cứ lãi suất của NHNo chỉ là tham khảo, lãi suất tín dụng của các QTD cần được xác định dựa trên thực tế hoạt động của tổ chức như tình hình tài chính, mục tiêu tăng trưởng vốn trong tương lai, lợi nhuận mục tiêu của tổ chức...
Tăng cường tiếp cận thông tin: việc tiếp cận thông tin của QTD với bên
ngoài còn khá mờ nhạt, các thông tin chủ yếu do nhà tài trợ cung cấp. Điều này đã dẫn đến một số hạn chế trong các hoạt động nâng cao năng lực, đổi mới các sản phẩm và dịch vụ cung cấp, từ đó khó có thể có những quyết định phù hợp với thị trường và nhu cầu của cộng đồng. Vì vậy, các QTD cần có những đầu tư trong cập nhật thông tin mới, như lắp internet hoặc tổ chức các cuộc hội thảo chuyên đề giữa các tổ chức. Các hình thức tổ chức này ban đầu
cần có sự hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính của các tổ chức tài trợ, sau đó sẽ từng bước chuyển giao cho các QTD đứng ra tự thực hiện khi đạt đến một năng lực nhất định.
Tăng cường truyền thông giữa các tổ chức hỗ trợ hình thành tổ chức cung cấp dịch vụ tài chính vi mô. Hiện nay có nhiều NGO cùng thực hiện các
hoạt động hỗ trợ hình thành các tổ chức cung dịch vụ tài chính như Oxfam Anh, ActonAid... Các tổ chức cung cấp dịch vụ tín dụng nhỏ được hình thành với sự hỗ trợ của các NGO hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên hiện tại chưa có sự trao đổi kinh nghiệm nhiều từ các tổ chức trên về kinh nghiệm tổ chức quản lý và hình thành tài liệu hướng dẫn thành lập và quản lý hoạt động QTD. Vì vậy trong thời gian tới cần có những hỗ trợ cần thiết từ Chính phủ và các NGO trong truyền thông và biên soạn bộ tài liệu hướng dẫn thành lập và quản lý hoạt động QTD.
Ngoài ra, các NGO cần phối hợp và tổ chức đánh giá lại các QTD do mình hỗ trợ thành lập, và xem xét lại mục tiêu của tổ chức, tránh trường hợp một số tổ chức thực hiện chương trình nhưng chỉ coi TCVM là một công cụ xã hội nhằm hỗ trợ cho một nhóm đối tượng đặc thù trong một thời gian nhất định. Theo kinh nghiệm của một số tổ chức cho thấy, nếu nhầm lẫn giữa mục đích kinh tế và mục đích xã hội thì các QTD sẽ sớm thất bại trong hoạt động của tổ chức.