(Nguồn: Phòng tổ chức - tổng hợp)
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức
3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Bộ máy quản lý: Gồm có Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và bộ
máy giúp việc.
PHÓ GIÁM ĐỐC
P. TỔ CHỨC TỔNG HỢP P. KẾ TOÁN THỐNG KÊ TÀI CHÍNH GIÁM ĐỐC
P. KẾ HOẠCH
P. ĐẦU TƯ – PHÁT TRIỂN P. MẠNG VÀ DỊCH VỤ P. KINH DOANH CÁC ĐƠN VỊ CƠ SỞ 1. Tân Hồng 6. Lấp Vò 2. Hồng Ngự 7. Lai Vung 3. Tam Nông 8. Sa Đéc 4. Thanh Bình 9. Châu Thành 5. Tháp mười 10. H. Cao Lãnh
20
Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của đơn vị là người chịu trách
nhiệm trước Tập đoàn và pháp luật về việc quản lý, điều hành hoạt động của đơn
vị. Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị.
Phó Giám đốc: là người giúp Giám đốc quản lý điều hành một hoặc một số
lĩnh vực hoạt động của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về
trách nhiệm được giao.
Phòng kế toán thống kê tài chính:
- Phòng KTTK-TC là đơn vị giám sát hoạt động tài chính của Viễn Thông Đồng Tháp, là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Ban Giám Đốc quản lý và điều hành lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp.
Đồng thời được thừa lệnh Giám đốc điều hành công tác Kế toán thống kê - tài chính, hạch toán kế toán và thực hiện các chế độ báo cáo về tài chính của Viễn Thông Đồng Tháp theo qui định của hệ thống tài chính doanh nghiệp và sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Tổ chức mạng lưới hoạt độngcông tác kế toán thống kê - tài chính phù hợp
với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Viễn Thông Đồng Tháp, đảm bảo đúng quy định hướng dẫn của Ngành, Nhà nước.
Tổng hợp số liệu hoạt động KTTK-TC của Viễn Thông Đồng Tháp để phản
ánh tình hình luân chuyển tài sản, vật tư, tiền vốn, doanh thu, chi phí, sản lượng… Phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của Viễn Thông Đồng Tháp theo
định kỳ tháng, quý, năm.
- Kiểm tra việc thực hiện, quản lý các chỉ tiêu kế hoạch doanh thu, chi phí,
công tác thu nộp, các khoản nợ, có và các đơn vị cơ sở trực thuộc Viễn Thông Đồng Tháp. Kịp thời phát hiện ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ tài chính của Nhà nước và quy chế của Viễn Thông Đồng Tháp.
- Cung cấp số liệu tài liệu về kế toán thống kê tài chính phục vụ cho việc điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng hợp báo cáo quyết toán của đơn vị cơ
sở và thực hiện các chế độ báo cáo kế toán thống kê tài chính theo quy định nhà
nước và của Ngành.
- Tổ chức kiểm tra, báo cáo quyết toán tài chính về sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc hàng quý, năm. Xem xét báo cáo quyết toán các công trình
21
sửa chữa tài sản và công trình đầu tư phát triển. Tổ chức kiểm tra nghiệp vụ công
tác kế toán thống kê - tài chính tại các đơn vị cơ sở trực thuộc.
Tổ chức kiểm kê, xác định và phản ánh chính xác kết quả kiểm kê hàng năm
theo chế độ quy định của ngành và Nhà nước hiện hành.
- Tổng hợp theo dõi tình hình thu nợ Bưu điện phí tại các đơn vị cơ sở. Làm
tham mưu cho Lãnh đạo trong công tác xử lý nợ khó đòi theo quy định của Bưu điện tỉnh.
+ Có quyền chối từ không thanh toán những khoản chi không đúng chế độ, chính sách, sai quy định tài chính và không đúng nguyên tắc tài chính của Nhà
nước và của Bưu điện tỉnh ban hành.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị cơ sở trực thuộc Viễn Thông Đồng Tháp cung
cấp đầy đủ các số liệu, tài liệu phục vụ cho công tác báo cáo kế toán thống kê tài chính và thanh kiểm tra khi có yêu cầu.
- Đề xuất Giám đốc duyệt kinh phí sửa chửa tài sản và các nguồn khác phục
vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh khi đủ điều kiện và có quyền từ chối thanh
quyết toán khi các hồ sơ không đủ điều kiện thanh toán.
+ Được quyền đề xuất các biện pháp xử lý khi phát hiện tổ chức hoặc cá nhân
trong và ngoài phạm vi Viễn Thông Đồng Tháp quản lý có hành vi vi phạm đến
chế độ, chính sách tài chính quy định như tham ô lãng phí, gây thiệt hại đến tài sản Viễn Thông Đồng Tháp.
+ Được quyền thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ chuyên môn trong công tác kế toán thống kê tài chính, khi có sự chấp thuận
của Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Viễn Thông Đồng Tháp và Nhà nước sự
trung thực, chất lượng các số liệu hạch toán, kế toán, thống kê báo cáo nghệp vụ
của toàn doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, Nhà nước về việc thực hiện giám sát
công tác tài chính - kế toán theo luật kế toán và các chuẩn mực kế toán đã ban hành của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc. Nhà nước về bảo toàn các nguồn vốn
và vốn của toàn doanh nghiệp. Đảm bảo quá trình điều hành sử dụng vốn, nguồn đạt hiệu quả, không để bị ứ đọng, chiếm dụng hoặc hụt vốn.
22
Phòng tổ chức tổng hợp:
- Có chức năng giúp Giám đốc trên các lĩnh vực: quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển cơ sở vật chất mạng lưới của Viễn thông Đồng
Tháp. Trực tiếp làm thư ký Giám đốc.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quí,
6 tháng và hàng năm của Viễn thông Tỉnh, sắp xếp lịch làm việc của Ban Giám Giám đốc phù hợp với chương trình, kế hoạch đã đề ra.
- Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Giám đốc đã ban hành cho các phòng chức năng, trung tâm, đơn vị trực
thuộc Viễn thông Tỉnh.
Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận trong phòng hoàn thành tốt các
nhiệm vụ theo phân giao của Giám đốc; phối hợp công tác giữa các phòng chức năng, trung tâm, đơn vị trực thuộc Viễn thông Tỉnh và các chuyên viên trực tuyến khác để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
- Thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc và cung cấp thông tin cho các phòng ban chức năng, trung tâm, đơn vị trực thuộc Viễn
thông Tỉnh và các chuyên viên trực tuyến khác khi cần thiết.
- Đưa tin về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Viễn thông Đồng Tháp trên các phương tiện truyền thông khi được sự chấp thuận của Ban Giám đốc; Được thừa lệnh Giám đốc truyền đạt, thông báo kết luận chỉ đạo của Ban Giám đốc Viễn Thông Đồng Tháp đến các đơn vị có liên quan; Soạn thảo các văn bản có liên quan đến các báo cáo tổng hợp định kỳ, đột xuất và các văn bản khác theo
yêu cầu của Ban Giám đốc; Phối hợp các phòng, đơn vị chuẩn bị các nội dungđể Giám đốc làm việc và phát biểu tại các hội nghị; Được quyền yêu cầu các phòng chức năng, trung tâm, đơn vị trực thuộc, các chuyên viên trực tuyến khác cung
cấp tài liệu, số liệu liên quan để phục vụ cho yêu cầu của Giám đốc.
- Được quyền tiếp nhận, xử lý một số công việc hàng ngày như: tiếp khách đến làm việc với Giám đốc (đối với những việc đơn giản xét thấy giải quyết được) để giảm bớt công việc phát sinh không cần thiết cho Giám đốc. Trong các
cuộc hội nghị vừa làm thư ký, đồng thời cũng có quyền tham luận ý kiến nhằm
tạo thêm thông tin giúp Giám đốc có thêm cơ sở đưa ra quyết định.
- Có trách nhiệm cùng các đơn vị chức năng thu thập các số liệu sản xuất kinh
23
trách nhiệm trước Giám đốc về số liệu đã thu thập nhằm giúp cho Giám đốc trong
công tác quản lý điều hành được chính xác và khách quan. Có trách nhiệm bảo
mật các thông tin theo qui chế bảo vệ bí mật của đơn vị.
Các tài liệu đầu vào từ văn thư được quyền xem nội dung, phân tuyến để Ban Giám đốc duyệt, chuyển đến bộ phận văn thư phát hành. Được quyền sao lại các
tài liệu cần thiết liên quan đến lĩnh vực được giao để theo dõi, giúp Ban Giám đốc
trong công tác quản lý điều hành. Đồng thời quản lý, lưu trữ một số hồ sơ, văn
bản trong và ngoài ngành khi được Giám đốc giao.
- Được Giám đốc quyết định cử làm thành viên tham gia một số hội đồng,
tham gia một số công đoạn trong quá trình tổ chức đấu thầu và tham dự một số
hội nghị trong và ngoài ngành khi được Ban Giám đốc phân công.
Phòng Kế hoạch:
- Tổ chức xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển Viễn Thông
hằng năm của Viễn Thông Đồng Tháp và kinh doanh vào phục vụ thuộc tất cả các
lĩnh vực phục vụ tất cả các lĩnh vực viễn thông, xây lắp các công trình thông tin, cung ứng vật tư thiết bị Viễn thông, kể cả vật tư, thiết bị kỹ thuật thuộc nguồn
vốn đầu tư của Tập đoàn, hoạt động tài chính, cổ phần, đào tạo, y tế, sự nghiệp,
nghiên cứu khoa học, trên cơ sở tổng hợp cân đối số liệu chiến lược quy hoạch,
kế hoạch do các phòng chuyên môn nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc đề xuất.
Thực hiện các thủ tục thẩm định và trình duyệt các công việc đã nêu trên.
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Viễn thông Đồng Tháp xây dựng kế hoạch hàng năm để tổng hợp và cân đối thành kế hoạch toàn diện của Viễn thông Đồng
Tháp. Tổ chức cho các đơn vị bảo vệ kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm trước lãnh đạo Viễn thông Đồng Tháp và chuẩn bị cho lãnh đạo bảo vệ
kế hoạch trước Tập đoàn. Hướng dẫn, theo dõi, điều hành, kiểm tra, đôn đốc các
đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch.
Phòng Đầu tư - Phát triển:
- Căn cứ cấu hình mạng viễn thông của Viễn Thông Đồng Tháp được Tập đoàn phê duyệt, kế hoạch phát triển kinh tế của địa phương, phương hướng mục
tiêu sản xuất kinh doanh và mở rộng dịch vụ của Viễn Thông Đồng Tháp, có
trách nhiệm đề ra kế hoạch xây dựng phát triển, sửa chữa nâng cấp trang thiết bị,
xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Viễn Thông Đồng Tháp.
24
- Tổng hợp các kế hoạch: đầu tư phát triển, sửa chữa, phương án về đổi mới
công nghệ, trang thiết bị, mở rộng mạng lưới; phối hợp với các đơn vị liên quan
điều phối các trang thiết bị, tài sản trong nội bộ Viễn Thông Đồng Tháp.
Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực triển khai việc lập các dự án, hồ sơ đấu thầu thiết bị, xây lắp, chủ trì cùng phòng KT-TKTC đàm phán và thỏa thuận
hợp đồng trình Giám đốc ký và quản lý điều hành thực hiện các hợp đồng.
- Đề xuất với Giám đốc việc đề nghị lãnh đạo cấp trên duyệt các dự án đầu tư,
các dự toán thiết kế kỹ thuật và các gói thầu thuộc quyền hạn của cấp trên phê duyệt. Thực hiện các thủ tục về đất đai: đề xuất và thực hiện các giải pháp có liên
quan đến môi trường sinh thái, an ninh quốc phòng.
- Tổ chức triển khai thực hiện vốn đầu tư, vốn sửa chữa quản lý dự án khi có chủ trương, theo dõi tiến độ, giám sát kỹ thuật chất lượng công trình, nghiệm thu
khối lượng xây lắp dở dang, hoàn thành đưa vào sử dụng và phối hợp với phòng KTTK-TC thanh quyết toán công trình theo chức năng công việc của phòng.
- Giúp Giám đốc trong việc lập và thực hiện kế hoạch huy động, sử dụng vốn
và phân tích hiệu quả vốn đầu tư. Hướng dẫn triển khai các qui định, thủ tục đầu tư XDCB, sửa chữa tài sản, thẩm định đầu tư các công trình phân cấp, các công
trình sửa chữa theo qui định của giám đốc. Đồng thời kiểm định lại một số thiết
kế dự toán các công trình thuộc các nguồn vốn cấp trên giao, làm tham mưu giúp giám đốc xét duyệt ký hợp đồng tư vấn.
- Tham gia trong việc lựa chọn thiết bị, công nghệ đầu tư cho mạng Viễn
thông, Tin học. Tư vấn cho cơ sở trong việc: lập thủ tục và triển khai mua sắm vật tư thiết bị, kỹ thuật theo qui định.
- Kiểm tra, xét duyệt thiết kế, dự toán các công trình XDCB theo qui chế của Nhà nước và của ngành TW và phân cấp của Viễn Thông Đồng Tháp. Thẩm định
HSMT, kết quả thầu đối với gói thầu thuộc nguồn phân cấp, trình duyệt kết quả
thầu đối với các gói thầu thuộc dự án tập đoàn.
- Tham gia xét duyệt việc thực hiện kế hoạch XDCB và sửa chữa tài sản hàng
năm theo kế hoạch.
- Thừa lệnh giám đốc yêu cầu các đơn vị cơ sở, các phòng, ban có liên quan cung cấp các số liệu cần thiết. Trực tiếp quan hệ với các đơn vị trong và ngoài
ngành để được hỗ trợ về một số lĩnh vực đầu tư-XDCB, sửa chữa theo sự phân
25
- Thừa lệnh Giám đốc Viễn Thông Đồng Tháp ký thẩm định thiết kế dự toán các
công trình sửa chữa theo qui định phân cấp cho các Trung tâm Viễn thông từ mức
cao nhất trở xuống đến 5.000.000 đồng (năm triệu đồng).
Phòng ĐT-XDCB chịu trách nhiệm trước giám đốc Viễn Thông Đồng Tháp và Nhà nước về các công việc thẩm định đúng qui định khối lượng, chất lượng
giá trị thiết kế dự toán công trình đưa vào tổ chức thực hiện hợp đồng thi công.
Công trình hoàn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng phải đảm bảo chất lượng,
khối lượng, giá trị quyết toán và hồ sơ hoàn công, công trình phải đúng theo thực
tế khối lượng, chất lượng, thiết kế thi công.
Chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về việc bảo mật tuyệt đối các
số liệu dự án thiết kế, dự toán khi đưa ra chào giá, đấu thầu chưa được công bố.
Phòng Kinh Doanh:
- Tổng hợp, nghiên cứu, phân tích các số liệu, chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật theo
các nội dung kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển sữa chữa mua sắm
tài sản trình lãnh đạo VNPTĐồng Tháp giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị.
- Lập báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm,
của Viễn thông Đồng Tháp. Làm tham mưu phân tích nhanh đề xuất đến Giám đốc lãnh chỉ đạo kịp thời trong quá trình thực hiện.
- Theo dõi công tác quốc phòng của Viễn thông Đồng Tháp. Tổ chức xây
dựng và trình duyệt kế hoạch dự bị động viên thời chiến và quốc phòng toàn dân. - Thẩm định kết quả xét thầu và đàm phán, thẩm định các hợp đồng kinh tế kỹ
thuật đồng thời trình duyệt một số hợp đồng kinh tế kỹ thuật do Lãnh đạo Viễn thông Đồng Tháp giao.
+ Tổ chức triển khai , xây dựng, hệ thống quản lý các loại định mức kinh tế kỹ
thuật, trình lãnh đạo Viễn thông Đồng Tháp phê duyệt. Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các quy định về các lĩnh vực nêu trên. Làm
thường trực Hội đồng định mức kinh tế kỹ thuật Viễn thông Đồng Tháp.
+ Tổ chức xây dựng, thống nhất quản lý và hướng dẫn thực hiện luật pháp,
các quy chế quản lý về lĩnh vực kế hoạch hóa, hợp đồng kinh tế và định mức tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch