III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHễNG TẠ
3. Giải phỏp từ Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam
3.1. Biện phỏp trong khõu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
Khõu chuẩn bị chứng từ là khõu rất quan trọng trong toàn bộ quy trỡnh, bởi vỡ hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường khụng cần rất nhiều loại chứng từ khỏc nhau bao gồm chứng từ về hàng hoỏ, chứng từ về
Quỏch Minh Chõu - A8 K38C 119 Khõu này thường mắc lỗi do khụng kiểm tra kỹ chứng từ và mất nhiều thời gian.
Cú thể phõn loại chứng từ thành từng loại riờng biệt và phõn cụng mỗi người phụ trỏch về một loại chứng từ. Điều này sẽ giảm bớt sự chồng chộo cụng việc trong cỏc ban, ngành của TCT. Cũng như làm giảm tiến độ chuẩn bị
và kiểm tra chứng từ do mỗi người sẽ phụ trỏch một loại chứng từ nờn sẽ quen thuộc và cú kinh nghiệm trong việc phỏt hiện những lỗi sai trong loại chứng từ đú. Tuy nhiờn biện phỏp này sẽ làm khõu chuẩn bị chứng từ bị phõn tỏn, manh mỳn và nhiều khi bộ chứng từ cú thể khụng khớp nhau làm cho tiến độ
chuẩn bị chứng từ cũn chậm hơn. Để khắc phục tỡnh trạng đú cú thể chia nhõn viờn thành từng nhúm cựng thực hiện cụng việc và sẽ chịu sự giỏm sỏt của một người là trưởng nhúm.
Lưu ý nhõn viờn về đặc điểm của cỏc loại hàng hoỏ khỏc nhau cũng như điều kiện xuất nhập khẩu khỏc nhau sẽ dẫn đến bộ chứng từ gồm nhiều loại chứng từ khỏc nhau, chẳng hạn như hàng phục vụ cho cụng trỡnh, mỏy múc, thiết bị, hàng viện trợ là mỏy múc...nờn bộ chứng từ sẽ thường phải cú cỏc chứng từ như: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc chứng từ giỏm định chất lượng cựng những giấy tờ cho phộp xuất nhập khẩu hoặc những văn bản khỏc của Nhà nước...
Sai sút trong khõu kiểm tra chứng từ nhiều khi do khỏch hàng giao thiếu chứng từ, hoặc giao chứng từ làm nhiều lần. Vỡ thế, nhõn viờn tài liệu đó khụng kiểm tra kỹ chứng từ, khụng phỏt hiện ra những lỗi sai trong chứng từ
hoặc bộ chứng từ khụng thống nhất với nhau. Do đú, cần kiểm tra kỹ chứng từ ngay khi khỏch hàng giao cho, nếu khỏch hàng giao thiếu thỡ phải yờu cầu khỏch hàng giao đủ chứng từ trong thời gian sớm nhất chỉ trong một lần. Trỏnh tỡnh trạng giao nhiều lần sẽ dẫn đến sự phõn tỏn, mất tập trung của nhõn viờn kiểm tra chứng từ.
Đào tạo nghiệp vụ chuyờn mụn cho những nhõn viờn trẻ chưa cú kinh nghiệm như: mở những lớp chuyờn mụn nghiệp vụ ngắn hạn về nghiệp vụ
Quỏch Minh Chõu - A8 K38C 120 giao nhận; do chớnh những nhõn viờn cú năng lực và kinh nghiệm trong TCT giảng dạy cho những nhõn viờn trẻ.
Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam cũng luụn mở những lớp đào tạo nghiệp vụ, TCT nờn gửi nhõn viờn của mỡnh tham gia học những lớp đú. Hiệp hội giao nhận cũng cấp giấy chứng nhận trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ để làm việc trong lĩnh vực giao nhận. TCT cú thể yờu cầu nhõn viờn của mỡnh, đặc biệt là những nhõn viờn trẻ phải cú hoặc khuyến khớch họ nờn cú những chứng chỉ như thế. Điều này khụng chỉ nõng cao chất lượng quy trỡnh nghiệp vụ của TCT mà cũn tạo lũng tin cho khỏch hàng vào đội ngũ nhõn viờn chuyờn nghiệp của TCT.
Tuyển dụng thờm nhõn viờn mới cú chuyờn mụn nghiệp vụ để thay thế
những nhõn viờn đó cú tuổi ở TCT khi những nhõn viờn này về hưu. Tạo đuợc sự chuyển tiếp giữa thế hệ nhõn viờn này và thế hệ nhõn viờn tiếp theo trong TCT mà khụng tạo ra sự xỏo trộn và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của TCT là yếu tố quan trọng để gõy dựng uy tớn, niềm tin và một hỡnh ảnh tốt
đẹp về TCT với khỏch hàng
Phương thức vận tải bằng đường khụng cần rất nhiều loại chứng từ khỏc nhau nờn trong khõu chuẩn bị và kiểm tra chứng từ cụng ty cần tiến hành một cỏch kỹ lưỡng đảm bảo tớnh hợp lệ, chớnh xỏc và thống nhất cũng như đầy đủ, hoàn chỉnh của toàn bộ chứng từ.