Việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty được áp dụng nhất quán cho các công trình không phụ thuộc vào quy mô cũng như khối lượng sản xuất. Mỗi năm Công ty có hàng chục công trình được khởi công xây dựng với thời gian kéo dài tới vài năm. Do đó việc hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí sản xuất có vai trò quan trọng để tính giá thành sản phẩm và hạch toán lãi, lỗ của Công ty. Để làm rõ thực tế này, em xin trình bày quy trình hạch toán điển hình đó là công trình Đường Tránh – Cao Bằng. Công trình được khởi công xây dựng bắt đầu từ tháng 3 năm 2004 và dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2007. Công trình này Công ty đã khoán cho Đội 164 thực hiện.
* Quy trình khoán gọn ở Công ty
Khoán gọn là đặc điểm của hầu hết các doanh nghiệp xây lắp. Với Công ty CTGT 116, sau khi trúng thầu Công ty cũng thực hiện việc khoán gọn cho các đội sản xuất.
- Hạch toán ở đơn vị giao khoán (ở Công ty)
Công ty theo dõi các đội thông qua TK 1412-chi tiết cho từng đội. Sau khi đội lập Bảng kê vay chi phí và gửi lên Công ty, Giám đốc Công ty cùng các Phòng ban có chức năng sẽ xem xét và thông qua. Nếu được chấp nhận xét duyệt thì đội sẽ tiến hành xin tạm ứng. Kế toán Công ty ghi bút toán:
Nợ TK 141.2-đội 164
Có TK 111, 112: tạm ứng bằng tiền mặt, TGNH Có TK 152: tạm ứng bằng NVL
Trong quá trình thi công nếu đội thấy chi phí thực tế vượt mức xin tạm ứng thì đội tiến hành làm đơn xin tạm ứng tiếp. Và kế toán Công ty ghi thêm bút toán tạm ứng bổ sung tương tự như bút toán trên. Nếu số tạm ứng cho đội còn thừa, đội sẽ giữ lại để thi công lần sau hoặc được hoàn ứng theo bút toán:
Nợ TK 111, 112, 152
Có TK 141.2-đội 164
Cuối mỗi kỳ, sau khi tập hợp đủ chứng từ liên quan đến các chi phí phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 622, 623, 627 Có TK 141.2-đội 164
- Hạch toán ở đơn vị nhận khoán (ở đội 164)
Ở đội không tổ chức hạch toán riêng, kế toán đội chỉ có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp chứng từ liên quan sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty để hạch toán. Sự liên hệ giữa kế toán đội và kế toán Công ty vô cùng chặt chẽ.
2.2.3.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Chính vì vậy việc hạch toán đúng, đủ nguyên vật liệu có tầm quan trọng rất lớn trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác tình hình sử dụng nguyên vật liệu đối với từng công trình, hạng mục công trình,
làm cơ sở cho việc cung cấp thông tin và lập dự toán. Do đặc điểm của Công ty CTGT 116 là địa bàn thi công trải rộng trên cả nước nên kho vật liệu không chỉ ở Công ty mà còn có các kho tại các công trường. Và khi đã áp dụng hình thức khoán gọn cho các đội sản xuất thì vật liệu thi công chủ yếu tập trung tại kho ở các công trường do các đội tự mua.
Công ty CTGT 116 đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Công ty sử dụng TK 621-Chi phí NVL trực tiếp để tập hợp chi phí NVL trực tiếp cho từng công trình.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu chi tiền mặt,…
- Sổ chi tiết sử dụng: + Sổ chi tiết theo dõi tình hình sử dụng NVL + Sổ chi tiết TK 621
- Sổ tổng hợp sử dụng: + Bảng kê số 4, 5, 6 + Nhật ký chứng từ số 7 + Sổ cái TK 621
Đầu tiên, đội 164 sẽ xem xét nhu cầu thi công, lập kế hoạch vay chi phí, sau đó lập Bảng kê vay chi phí và trình lên Ban Giám đốc. Đội làm Hợp đồng mua vật tư (hay phiếu báo giá) sau đó đội làm công văn đề nghị vay gửi lên Công ty nếu được duyệt thì sẽ tiến hành xin tạm ứng và tự mua vật tư. Phòng Kỹ thuật sẽ bóc tách khối lượng vật tư trong dự toán, sau đó đề nghị Giám đốc phê duyệt tạm ứng. Số tiền được duyệt tạm ứng sẽ được cấp bởi thủ quỹ tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty. Giấy đề nghị tạm ứng (Bảng 2.5) được lập trên cơ sở Hợp đồng kinh tế (Bảng 2.4) đã có trước. Kế toán tiền mặt dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng viết phiếu chi lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho người xin tạm ứng và liên 3 giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ. Nếu số tiền
mua vật tư lớn thì phải thông qua uỷ nhiệm chi (ngân hàng trực tiếp trả tiền cho người bán). Công ty là người mua trực tiếp sau đó giao cho đội:
Trình tự hạch toán:
- Công ty tự mua nguyên vật liệu:
Nợ TK 152: giá trị NVL mua vào Nợ Tk 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Phải trả người bán Khi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán ghi bút toán:
Nợ TK 331: Phải trả người bán Có TK 311: Vay ngắn hạn Có TK 112: Nếu dùng TGNH
Sau đó kế toán ghi bút toán tạm ứng vật tư đã mua về cho đội: Nợ TK 141.2-đội 164
Có TK 152
- Nếu số tiền mua vật tư nhỏ lẻ hay mua phụ tùng thì kế toán định khoản: Nợ TK 141.2-đội 164
Có TK 111: Trả tiền trực tiếp
Cuối kỳ, sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ do kế toán đội gửi lên, kế toán Công ty định khoản như sau:
Nợ TK 621-Đường Tránh Có TK 141.2
Bảng 2.4. Hợp đồng kinh tế
Công ty TNHH nhựa đường CalTex VN Chi nhánh Cao Bằng
Số 06-06/HĐKT
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
(V/V:Mua bán nhựa đường phục vụ thi công) -Căn cứ vào luật Thương Mại nước CHXHXNVN ban hành ngày 14/06/2005 -Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên
Hôm nay, ngày 27 tháng 11 năm 2006 chúng tôi gồm:
BÊN A:CHI NHÁNH CT NHỰA ĐƯỜNG CALTEX VN TẠI CAO BẰNG Mã số thuế:5000220195
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Bình Chức vụ Giám Đốc
Tài khoản: tại ngân hàng NN v& PTNT tỉnh Cao Bằng BÊN B: CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 116
Điện thoại: 04-8544280 Fax: 04-8541441 Mã số thuế: 0500238120
Tài khoản: 421101-01-0002 tại Ngân hàng NN & PTNT Thanh Xuân Nam, Hà Tây Đại diện: Ông Nguyễn Văn Chế Chức vụ: Giám Đốc
Sau khi bàn bạc 2 bên thống nhất ký kết hợp đồng mua nhựa đường với các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng và giá cả
1.1.Tên hàng: Bên A đồng ý bán,bên B đồng ý mua nhựa đường của bên A để phục vụ cho việc thi công công trình của bên B
1.2. Số lượng: 3.500 kg nhựa đường Đơn giá chưa thuế: 5.500 đồng/kg Thuế GTGT: 10%
Thành tiền trước thuế: 19.250.000 đồng Thuế GTGT: 1.925.000 đồng
Tổng cộng: 21.175.000 đồng.
1.3 Chất lượng hàng hóa: theo đúng tiêu chuẩn của ngành nghề xây dựng. Điều 2: Phương thức và thời hạn thanh toán tiền
Điều 3: Điều kiện giao nhận hàng
Điều 4: Trách nhiệm và quyền lợi của hai bên
Hợp đồng được lập thành 06 bản, bên A giữ 02 bản, bên B giữ 04 bản có giá trị pháp lý ngang nhau
Mẫu số 02 Ký hiệu AA/2006T
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 180945 Liên 2: Khách hàng
Ngày 03 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh CT Nhựa đường Caltex VN tại Cao Bằng Địa chỉ: Thị xã Cao Bằng
Tên khách hàng: Công ty CTGT 116 Địa chỉ: Thanh Xuân – Hà Nội
TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa đường Kg 3500 5500 19.250.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Cộng tiền hàng : 19.250.000 Tiền thuế GTGT : 1.925.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 21.175.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Bảng 2.5. Giấy đề nghị tạm ứng
TỔNG CÔNG TY XDCTGT I Công ty CTGT 116
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Tên tôi là: Trần Ngọc Lâm Đơn vị công tác: Đội 164 Đề nghị ông: Giám đốc Công ty CTGT 116
Cho vay số tiền (Bằng số): 21.175.000
Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Lý do sử dụng: Vay trả tiền mua nhựa đường
Thời hạn thanh toán:
Ngày 28 tháng 11 năm 2006
Giám đốc Kế toán trưởng Đội trưởng đội 164 Người xin tạm ứng
Đơn vị: Đội 164 Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ PHIẾU NHẬP KHO số 03 QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 3 tháng 12 năm 2006 Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ:
Có: Họ tên người giao hàng: Phạm Thị Hòa
Theo Hóa đơn số 00125 ngày 29 tháng 11 năm 2006 của Công ty TNHH Nhựa đường CalTex_VN
Nhập tại kho:
STT cách, phẩm chất vật tưTên, nhãn hiệu, quy (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa đường Kg 3.500 5.500 19.250.000 Cộng 19.250.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười chín triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Nhập, ngày 03 tháng 12 năm 2006
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Khi có tiền tạm ứng, đội sẽ đi mua vật tư, thường nơi cấp vật tư là tại Cao Bằng – địa bàn thi công. Vật tư sẽ được chuyển thẳng tới chân công trình thi công, các cán bộ kỹ thuật hoặc đội trưởng đội thi công sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng cũng như quy cách, phẩm chất của vật tư mua về xem có phù hợp với tiêu chuẩn hay không. Căn cứ vào “Hóa đơn bán hàng” do người bán cung cấp, thủ kho đội sẽ vào thẻ kho sau đó sẽ viết Phiếu nhập kho (Bảng 2.7). Giá vật tư ghi trên Phiếu nhập kho là giá vật tư ghi trên “Hoá đơn bán hàng” do người bán cung cấp không bao gồm thuế GTGT (Bảng
2.6)
Đơn vị: Đội 164 Mẫu số 02 - VT
Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO số 25 QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 3 tháng 12 năm 2006 Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn An Có:
Lý do xuất: Thi công công trình Xuất tại kho: Đội 164
STT Tên, nhãn hiệu, quycách, phẩm chất vật tư(sản phẩm hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa đường Kg 3.500 5.500 19.250.000 Cộng 19.250.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười chín triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Xuất, ngày 04 tháng 12 năm 2006
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Căn cứ vào kế hoạch thi công, theo nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, kế toán đội sẽ lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu (Bảng 2.8). Giá xuất vật liệu tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Theo phương pháp này thì giá trị vật tư xuất kho sẽ không được phản ánh chính xác khi có sự biến động lớn của giá cả thị trường.
Bảng 2.8. Phiếu xuất kho
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho đội sẽ lập bảng theo dõi trực tiếp tình hình nhập, xuất, tồn vật tư của từng công trình, hạng mục công trình thi công. Cuối tháng kế toán đội sẽ nộp lên Công ty và kế toán Công ty sẽ phản ánh giá trị vật liệu xuất kho, lập bảng chi tiết theo dõi vật liệu xuất kho và bảng tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn vật tư. Căn cứ vào đó, kế toán tiếp tục lập bảng phân bổ NVL (Bảng 2.9).
BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2
Tháng 12 năm2006
Ghi nợ các tài khoản: 621, 623, 6272, 642, 242, 2413, 331, 6273, 142, 1412, 632…
TT Diễn giải/ Tài khoản đối ứng Số tiền 331.1 621 623 6272 632 642 1421 1 2 3 4 … 34 35 … 38 39 40 41 … 71
Xuất gạch thi công Đ9VN Xuất xi măng cho ngã tư Vọng Xuất nhũ tương Đường Tránh Xuất nhựa đường Đường Tránh ….. 76.823.370 4.777.143 48.000.000 19.250.000 76.823.370 4.777.143 48.000.000 19.250.000 152.1 Nguyên vật liệu chính 4.077.938.243 4.077.938.243
Xuất dầu FO thi công MD1 Xuất dầu tầm vông thi công MD1 …. 296.653.876 12.084.000 296.653.876 12.084.000 152.2 Vật liệu phụ 496.196.115 496.196.115
Ghi lại bút toán nhượng vật tư Ghi lại bút toán nhượng vật tư Huỷ bút toán nhượng vật tư Xuất xăng dầu cho Đường Tránh …. -140.586.470 140.586.470 -48.579.930 34.436.380 -140.586.470 -48.579.930 34.436.380 140.586.470 152.3 Nhiên liệu 710.408.127 -189.027.127 681.414.309 10.250.524 189.166.400 18.604.021 Xuất phụ tùng xe 3576 Cao Bằng 1.782.000 1.782.000 1.782.000 152.4 Phụ tùng 170.187.607 39.769.416 130.418.191 Cộng 5.454.730.092 -189.027.127 4.574.134.358 721.183.725 10.250.524 189.166.400 18.604.021 130.418.191 Bảng 2.9. Bảng phân bổ NVL
Sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp Năm 2006
TK 621- Chi phí NVL trực tiếp ĐVT: VNĐ
Mã số Diễn giải Ngày Số
TK đối ứng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có
CT 1 Đường 1A-Văn Điển 96.920.946 96.920.946
KC NVL T6/06 KC NVL T12/06 Xuất xi măng nền Xuất cát đất hè ……. 30/06/06 31/12/06 31/03/06 07/04/06 1 1 47 91 154 154 1521 1521 9.087.275 1.966.655 ….. 90.018.226 6.902.720 CTS153 Đường Tránh CB 999.521.752 999.521.752 -Xuất vật tư -Xuất xăng dầu -KC NVL T6/06 -Xuất bê tông -Xuất vật tư -Xuất nhựa đường ….. 30/3/06 30/03/06 24/10/06 30/10/06 4/12/06 26 2 12 52 25 335 1521 1521 1521 331.1 67.670.553 942.857 120.000.000 336.614.372 19.250.000 238.623.410 CT11 Đường Hồ Chí Minh 7.000.000 7.000.000 K/chuyển NVL 6/06 -Xuất nhựa sửa chữa đường HCM -Giảm chi phí Đ 165 28/5/06 30/6/06 1 103 2 154 152 331.1 7.000.000 6.999.961 39 Tổng cộng 39.248.110.935 39.248.110.935
Căn cứ vào Bảng phân bổ số 2, kế toán lập sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp
(Bảng 2.10). Sổ này theo dõi chi tiết chi phí NVL trực tiếp cho từng công trình thi công
trong năm. Sổ này cho biết số phát sinh nợ, số phát sinh có của TK 621 của các công trình trong năm. Tổng số phát sinh này phải bằng với tổng số phát sinh trong kỳ TK 621 trên sổ cái TK 621 (Bảng 2.11).
Công ty CTGT 116 SỔ CÁI
Năm 2006
TK 621- Chi phí NVL trực tiếp ĐVT: VNĐ TK TK đối
ứng
Diễn giải Số tiền
Nợ Có
621 Chi phí NVL trực tiếp Số dư đầu kỳ
141 1412 1521 1522 1528 154 331.1 335 336 336.1 336.3 Tạm ứng Tạm ứng các đội Nguyên vật liệu chính Vật liệu phụ Nguyên vật liệu khác Chi phí SXKD dở dang Phải trả khách hàng Chi phí phải trả Phải trả nội bộ Phải trả Tổng Công ty 1 Phải trả- Tạm ghi 855.000 141.246.645 33.978.416.218 797.057.973 1.323.140 3.015.990.126 182.059.889 83.519.327 937.150.950 110.491.667 39.243.269.119 4.841.816 Cộng phát sinh trong kỳ TK 621 Số dư cuối kỳ TK 621 39.248.110.935 39.248.110.935
Người lập biểu Kế toán trưởng
Từ Bảng phân bổ NVL, các Bảng phân bổ khác và các chứng từ gốc liên quan, kế toán lập Bảng kê số 4 (Bảng 2.28) và NKCT số 7 (Bảng 2.29), sau đó kế toán ghi sổ cái TK 621 (Bảng 2.11). Sổ Cái TK 621 lập theo quý và tổng hợp vào cuối năm cho tất cả các công trình. Sổ này phản ánh số NVL trực tiếp của tất cả các công trình mà Công ty đã duyệt cho các đội xây dựng. Sổ cái TK 621 là căn cứ để kế toán vào sổ cái TK 154-Chi phí SXKD dở dang và cũng là căn cứ để tính giá thành sản xuất.
2.2.3.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Lao động là một trong những điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người, là yếu tố cơ bản, quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Trong nền