III. Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng
2. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Hàng tháng sau khi lập bảng phân bổ số 1, kế toán tiền lơng tiến hành ghi vào các sổ kế toán liên quan phục vụ cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đó là bảng kê chứng từ ghi nợ TK 622, 627, TK 641, TK 642…
Bảng kê chứng từ ghi nợ TK 622
Tháng 10 năm 2003
CT Diễn giải Số tiền Ghi có các TK
Số Ngày 334 3382 3383 - Tiền lơng thực tế của CNSX 232.065.920 232.065.920 - Tính KPCĐ của CNSX 4.641.318 4.641.318 - Tính BHXH cho CNSX 16.221.288 16.221.288 Tổng cộng 252.928.526 232.065.920 4.641.318 16.221.288
Căn cứ vào bảng kê này kế toán tiền lơng sẽ ghi tiếp vào Nhật kí chứng từ số 7 (đợc lập ở phần sau).
Hàng tháng sau khi tính xong các khoản phải trả cho CNV (tạm ứng, l- ơng kì cuối, thởng vợt mức ) kế toán tiền l… ơng gửi bản thanh toán các khoản phải trả cho CNV (lơng, thởng, tạm ứng ) lên kế toán tr… ởng và giám đốc kí duyệt. Khi đã có chữ ký của giám đốc và kế toán trởng, kế toán tiền lơng báo cho kế toán thanh toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền.
Tiền lơng, thởng ..đợc trả cho từng ngời căn cứ vào bảng thanh toán của tổ, phòng các tổ tr… ởng nhận tiền ở thủ quỹ và trựctiếp trả tận tay cho CNV trong tổ, phòng…
Là một nhà máy có doanh thu lớn, với doanh thu hàng tỷ đồng Việt Nam/ tháng nhà máy đợc Bộ chủ quản cho phép lấy thu bù chi, trang trải cho các khoản chi phí, còn thừa mới gửi vào ngân hàng. Cụ thể nhà máy đợc phép chi trả lơng cho CNV trong 3,9 doanh thu hàng tháng, do đó tiền l… ơng trực tiếp đ- ợc trả bằng tiền mặt (từ doanh thu), doanh nghiệp không phải rút tiền gửi ngân hàng về.
Nhà máy tiến hành thực hiện việc trả lơng làm 3 lần: tạm ứng kỳ I, tạm ứng kỳ II, kỳ cuối và các khoản khác nh thởng vợt mức, thởng năng suất, làm thêm giờ chủ nhật…
Việc tiến hành chi trả lơng này là sau khi kế toán tiền lơng báo cho kế toán thanh toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền. Chẳng hạn nh mẫu phiếu chi sau đây:
Đơn vị: Nhà máy chế tạo biến thế
Phiếu chi quyển số: 3074 Số: …… Ngày 23 tháng 10 năm 2003 Mẫu số 02 – TT (QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: 3341 Có: 111 Họ và tên ngời nhận tiền: Cán bộ CNV
Địa chỉ:……….. Lý do chi: Lơng kỳ II/ 10
Số tiền: 101.205.000. Viết bằng chữ: Một trăm linh một triệu, hai trăm linh năm ngàn đồng.
Kèm theo:………..chứng từ gốc………
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh một triệu hai trăm linh năm nghìn đồng. Thủ trởng đơn vị ( Ký tên đóng dấu) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Ngời lập phiếu ( Ký, họ tên) Thủ quỹ ( Ký, họ tên) Ngời nhận tiền ( Ký, họ tên)
Căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt mà kế toán thanh toán lập để kế toán tiền lơng ghi vào bảng kê chứng từ ghi nợ TK 334 (mẫu bên)
ở Nhà máy chế tạo biến thế, tiền lơng và các khoản phải trả cho CNV hàng tháng đợc phân bổ hết vào các đối tợng sử dụng để làm cơ sở cho tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Nhng thực tế trong tháng chỉ thanh toán tiền lơng tạm ứng kỳ I, tạm ứng kỳ II, thởng năng suất, tiền làm chủ nhật + tiền làm thêm giờ còn lơng kỳ cuối và thởng vợt mức đợc thanh toán vào đầu tháng sau. Vì vậy trên bảng kê chứng từ ghi nợ TK 334 (10/97) không phản ánh
các chứng từ chi về thanh toán lơng cuối kỳ + thởng vợt mức trong tháng 10/2003.
Bảng kê chứng từ ghi nợ TK 334
Tháng 10 năm 2003
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi có các TK
Số Ngày 111 …
2950 08/10/97 Tạm ứng lơng kỳ I 101.205.000 101.205.0002074 23/10/97 Tạm ứng lơng kỳ II 101.205.000 101.205.000 2074 23/10/97 Tạm ứng lơng kỳ II 101.205.000 101.205.000 2902 26/10/97 Thanh toán tiền làm
thêm giờ + CN
4.409.000 4.409.0000
Cộng 207.909.000 207.909.000
Bảng kê này sẽ đợc ghi trên NKCT số 7 (phần cuối)
* Các chứng từ chi về thanh toán lơng kỳ cuối + thởng vợt mức tháng 10/2003 đợc phản ánh trên bảng kê chứng từ ghi nợ TK 334 tháng 11/2003 vì các khoản này đợc trả vào tháng 11/2003.
Bảng kê chứng từ ghi nợ TK 334
Tháng 11 năm 2003
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi có các TK
Số Ngày 111 …
2974 11/11/97 Thanh toán lơng kỳ cuối 10/97 512.405.593 512.405.593 3
2908 15/11/97 Trả lơng vợt mức 10/97 201.983.000 201.983.000Cộng 714.388.593 714.388.593 Cộng 714.388.593 714.388.593
* BHXH đợc trích hàng tháng, phần 5% lơng cấp bậc trừ vào lơng từng CNV đợc phản ánh trên các bảng thanh toán lơng kỳ cuối ở các tổ, phòng Căn… cứ vào số tổng cộng về thu BHXH trong lơng ở bảng thanh toán lơng toàn Công ty kì cuối tháng 10/97 kế toán ghi vào NKCT số 7 theo định khoản:
Nợ TK 334: 10.664.991
Có TK 338 (3383) : 10.664.991
* BHXH đợc trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% lơng cấp bậc KPCĐ cũng đợc trích hàng tháng theo tỷ lệ 2% lơng thực trả. Nhng BHXH cũng nh KPCĐ đợc chuyển lên cơ quan quản lý chuyên môn theo quý với tỷ lệ: BHXH = 20% lơng cấp bậc.
KPCĐ = 1% lơng thực trả
Căn cứ vào “bảng phân bổ tiền lơng và BHXH ta tính đợc”. * Số tiền BHXH chuyển lên cơ quan quản lý chuyên môn là: 20% x (205.517.580 + 7.423.920) x 3 = 127.764.900 (đồng) * Số tiền KPCĐ chuyển lên cơ quan quản lý chuyên môn là 1% x 427.993.500 x 3 = 12.839.805 (đồng)
Khi tính xong số tiền BHXH, KPCĐ phải nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn, kế toán tiền lơng báo chi chuyển sang kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm chi ra ngân hàng chuyển tiền.
Uỷ nhiệm chi số 80387
Chuyển khoản, chuyển tiền th, điện Lập ngày 28/10/2003 Tên đơn vị trả tiền: Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam
Số tài khoản:……….
Tại Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam tỉnh, TP.. Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền: Nhà máy chế tạo biến thế
Số tài khoản:
Tại ngân hàng: NNVN
Số tiền bằng chữ:……….. Nội dung thanh toán:………. Đơn vị trả tiền
Kế toán Chủ tài khoản Ngân hàng A Ngân hàng B
Chi số ngày
Kế toán, trởng phòng kế toán
Chi số ngày
Kế toán Trởng phòng kế toán
Căn cứ vào uỷ nhiệm chi về BHXH, KPCĐ kế toán tiền lơng ghi vào bảng kê chứng từ ghi nợ TK 338 theo định khoản:
Nợ TK 338: 140.604.705 3382: 12.839.805
3383: 127.764.900Có TK 112: 140.604.705 Có TK 112: 140.604.705
* Trợ cấp BHXH chỉ đợc BHXH cấp trên quyết toán vào cuối quý (3 tháng 1 lần) song hàng tháng đều có số CNV bị ốm đau, thai sản Để đảm bảo… cuộc sống cho CNV khi nghỉ ốm mà cha đợc BHXH cấp trên quyết toán, nhà máy tạm ứng bằng cách trả trực tiếp bằng tiền mặt khoản trợ cấp cho CNV.
Căn cứ vào phiếu thanh toán BHXH, kế toán tiền lơng báo cho kế toán thanh toán lập phiếu chi. Căn cứ vào các phiếu chi, kế toán tiền lơng ghi vào bảng kê chứng từ ghi nợ TK 338 theo định khoản.
Nợ TK 338 (3383): 2.823.925 Có TK 111: 2.823.925
(đợc phản ánh trên bảng kê chứng từ ghi nợ TK 338)
Bảng kê chứng từ ghi nợ TK 338
Tháng 10 năm 2003
Chứng từ Diễn giải Mã số Số tiền Ghi có các TK
Số Ngày 111 112