Thực chất bảo lónh là một hỡnh thức tớn dụng giỏn tiếp, mặc dự là một hoạt động ngoại bảng, ngõn hàng khụng trực tiếp phải xuất tiền cho vay song ngõn hàng vẫn phải gỏnh chịu rủi ro khi thực hiện nghiệp vụ này cũng giống như khi cấp tớn dụng cho khỏch hàng. Do vậy, khi thực hiện nghiệp vụ bảo lónh cần phải thực hiện đầy đủ cỏc bước trong quy trỡnh bảo lónh.
Điều 17 Quy chế bảo lónh ngõn hàng ban hành kốm theo Quyết định số 26/2006/QĐ-NHNN ngày 26/6/2006 của Thống đốc Ngõn hàng Nhà nước ghi rừ: "Tổ chức tớn dụng ban hành qui định cụ thể về trỡnh tự, thủ tục thẩm định cấp bảo lónh cho khỏch hàng, phự hợp với đặc điểm của từng tổ chức tớn dụng và từng loại bảo lónh".
Khi thực hiện cấp bảo lónh cỏc ngõn hàng phải tuõn thủ cỏc qui định cú liờn quan của phỏp luật và Ngõn hàng Nhà nước, đảm bảo tớnh độc lập và phõn định rừ ràng trỏch nhiệm cỏ nhõn, trỏch nhiệm giữa khõu thẩm định và quyết định cấp bảo lónh. Trỡnh tự đề xuất, phờ duyệt, phỏt hành/ cấp bảo lónh và ký kết cỏc hợp đồng liờn quan, theo dừi, quản lý hồ sơ, ngõn hàng thực hiện theo qui trỡnh tớn dụng/ bảo lónh của Ngõn hàng Nhà nước.
Hiện nay phần lớn cỏc tổ chức tớn dụng đặt nghiệp vụ bảo lónh tại phũng tớn dụng Ngõn hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương là một trong số cỏc thương mại cổ phần cú hoạt động bảo lónh nằm trong phũng tớn dụng do vậy trỡnh tự, thủ tục cấp bảo lónh giống như nghiệp vụ tớn dụng.
Một số cỏc thương mại cổ phần khỏc tỏch nghiệp vụ bảo lónh riờng, cú qui định trỡnh tự, thủ tục thẩm định, cấp bảo lónh cụ thể. Tại Ngõn hàng Nụng nghiệp và Phỏt triển nụng thụn, Ngõn hàng Thương mại cổ phần Cụng thương, Ngõn hàng Đầu tư và Phỏt triển, Ngõn hàng Liờn Việt, Techcombank, Ngõn hàng Kỹ Thương, một số ngõn hàng cổ phần khỏc, hoạt động bảo lónh được coi như một hoạt động thu dịch vụ, cỏc thương mại cổ phần này cú phũng nghiệp vụ bảo lónh riờng, cú chiến lược phỏt triển nghiệp vụ bảo lónh của ngõn hàng rừ ràng. Trỡnh tự và thủ tục cấp bảo lónh cựng được qui định cụ thể trong cỏc quy định về bảo lónh của ngõn hàng. Quy trỡnh nghiệp vụ bảo lónh núi chung và nghiệp vụ bảo lónh thanh toỏn núi riờng cơ bản gồm 6 bước sau:
Sơ đồ: 2.1: Quy trỡnh nghiệp vụ bảo lónh và nghiệp vụ bảo lónh thanh toỏn
* Bước 1: Tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ xin bảo lónh thanh toỏn của khỏch hàng.
Khi khỏch hàng cú nhu cầu bảo lónh, ngõn hàng sẽ hướng dẫn khỏch hàng lập hồ sơ bảo lónh theo đỳng cỏc quy định của ngõn hàng. Với mỗi loại bảo lónh, ngõn hàng yờu cầu nội dung của hồ sơ là khỏc nhau. Thụng thường bộ hồ sơ bảo lónh bao gồm cỏc giấy tờ sau:
Nhận và hoàn chỉnh hồ sơ xin bảo lónh thanh toỏn Thẩm định khỏch hàng và đưa ra quyết định bảo lónh Soạn thảo văn bản bảo lónh Phỏt hành thư bảo lónh và ký kết hợp đồng cấp bảo lónh thanh toỏn Giỏm sỏt bảo lónh Thanh lý hợp đồng bảo lónh
- Giấy đề nghị phỏt hành bảo lónh thanh toỏn: Khỏch hàng phải nờu cỏc điều kiện, điều khoản cần thiết phải cú trong văn bản bảo lónh, phự hợp với hợp đồng giữa họ và người thụ hưởng. Đồng thời phải cú cam kết hoàn trả lại cho ngõn hàng phỏt hành số tiền ngõn hàng đó thực hiện thanh toỏn cho người thụ hưởng.
- Cỏc tài liệu chứng minh năng lực phỏp lý của khỏch hàng. Đối với khỏch hàng cỏ nhõn là chứng minh thư nhõn dõn. Đối với khỏch hàng là doanh nghiệp thường phải xuất trỡnh quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phộp đăng ký kinh doanh, cỏc tài liệu liờn quan đến việc bổ nhiệm cỏc chức danh trong doanh nghiệp như giỏm đốc, phú giỏm đốc, kế toỏn trưởng...
- Cỏc tài liệu chứng minh khả năng tài chớnh của khỏch hàng bao gồm: bảng cõn đối kế toỏn, bỏo cỏo kết quả kinh doanh, bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
- Cỏc tài liệu liờn quan đến giao dịch được yờu cầu bảo lónh thanh toỏn như phương ỏn sản xuất kinh doanh, giấy phộp xuất nhập khẩu, hợp đồng thương mại dịch vụ…
- Cỏc tài liệu liờn quan đến việc bảo đảm cho việc phỏt hành bảo lónh như giấy tờ thế chấp cầm cố tài sản, bảo lónh của bờn thứ ba…
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của khỏch hàng, ngõn hàng phải tiến hành kiểm tra xem cỏc giấy tờ trong hồ sơ cú hợp lệ khụng. Nếu cú sai sút yờu cầu khỏch hàng bổ sung hoàn thiện hồ sơ.
* Bước 2: Phõn tớch thẩm định khỏch hàng và phương ỏn kinh doanh đưa ra quyết định bảo lónh.
Đõy là bước vụ cựng quan trọng của quy trỡnh bảo lónh vỡ nú ảnh hưởng đến hiệu quả của nghiệp vụ bảo lónh. Nếu việc thẩm định khụng tốt ngõn hàng cú thể gặp rủi ro trong quỏ trỡnh thực hiện bảo lónh thanh toỏn.
Mục đớch của quỏ trỡnh thẩm định chủ yếu nhằm định lượng rủi ro của khỏch hàng qua việc thu thập, phõn tớch, xử lý cỏc thụng tin về khỏch hàng để từ đú đưa ra quyết định bảo lónh. Cỏc thụng tin này cú thể do khỏch hàng cung cấp hoặc cỏc nguồn thụng tin bổ sung khỏc từ phỏng vấn trực tiếp khỏch hàng, từ Trung tõm tớn dụng Ngõn hàng Nhà nước (CIC) hoặc từ cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng.
Ngõn hàng cần thực hiện thẩm định một cỏch kỹ lưỡng về khỏch hàng từ năng lực phỏp lý, năng lực tài chớnh, khả năng thực hiện hợp đồng và uy tớn của khỏch hàng để từ đú đưa ra quyết định bảo lónh đỳng đắn.
* Bước 3: Soạn thảo văn bản bảo lónh thanh toỏn
Văn bản bảo lónh được soạn thảo sau khi cú quyết định bảo lónh thanh toỏn của ban lónh đạo ngõn hàng. Và chỉ sau khi nghiờn cứu thật kỹ hợp đồng giữa người được bảo lónh (tức là hợp đồng gốc) thỡ mới soạn thảo văn bản bảo lónh. Do yờu cầu bảo lónh xuất phỏt từ hợp đồng nờn cỏc yếu tố trong văn bản bảo lónh phải được xõy dựng từ nội dung hợp đồng gốc và giấy đề nghị bảo lónh của khỏch hàng. Nội dung của văn bản bảo lónh thường chứa đựng những yếu tố sau:
- Cỏc bờn tham gia: Thư bảo lónh thanh toỏn phải ghi rừ tờn, địa chỉ cỏc bờn tham gia trỏnh trường hợp nờu một cỏch mơ hồ, chung chung bởi vỡ nú cú thể dẫn đến những rủi ro cho ngõn hàng.
- Mục đớch của bảo lónh thanh toỏn: Mỗi loại bảo lónh cú mục đớch khỏc nhau do bản chất giao dịch trong hợp đồng gốc quy định và thường được thể hiện ngay ở tờn gọi của nú. Tuy nhiờn mục đớch của bảo lónh thanh toỏn ngõn hàng là thanh toỏn một số tiền nhất định từ hợp đồng gốc nếu bờn cú nghĩa vụ khụng thanh toỏn hoặc khụng thanh toỏn đầy đủ.
- Số tiền bảo lónh thanh toỏn: Là số tiền mà ngõn hàng phải thanh toỏn cho người thụ hưởng khi người được bảo lónh vi phạm hợp đồng. Số tiền bảo
lónh thường được quy định theo mức tối đa và xỏc định dựa trờn bản chất của giao dịch cũng như giỏ trị hợp đồng gốc. Số tiền bảo lónh phải được ghi chớnh xỏc theo giỏ trị tuyệt đối trỏnh trường hợp thay đổi giỏ trị hợp đồng gốc sau khi đó phỏt hành bảo lónh. Khi cú biến cố xảy ra người thụ hưởng khụng cú quyền đũi bồi thường nhiều hơn số tiền này cho dự thiệt hại lớn hơn rất nhiều.
- Cỏc điều kiện bảo lónh thanh toỏn: Quy định cỏc giấy tờ cần thiết phải xuất trỡnh khi yờu cầu ngõn hàng thanh toỏn. Việc quy định cỏc loại giấy tờ này tựy thuộc vào việc lựa chọn điều kiện thanh toỏn mà cơ sở của nú là sự thỏa thuận giữa người được thụ hưởng và người được bảo lónh cũng như vị thế của từng bờn trong hợp đồng. Khi cỏc điều kiện thanh toỏn này được thỏa món ngõn hàng mới thực hiện nghĩa vụ chi trả cho người thụ hưởng.
- Thời hạn hiệu lực của bảo lónh thanh toỏn: Là khoảng thời gian ngõn hàng phải chịu trỏch nhiệm thực hiện cam kết thanh toỏn khi cỏc điều kiện thanh toỏn được thỏa món. Bảo lónh thường cú hiệu lực ngay khi được phỏt hành cho đến ngày hết hiệu lực được quy định cụ thể trong văn bản bảo lónh trờn cơ sở dựa trờn hợp đồng gốc. Quỏ thời hạn hiệu lực quy định ngõn hàng được giải phúng khỏi nghĩa vụ bảo lónh đó phỏt hành trước đú.
- Tham chiếu luật ỏp dụng: Đõy là cơ sở để phỏt hành và giải quyết những tranh chấp trong quan hệ bảo lónh nhằm bảo vệ quyền lợi của cỏc bờn liờn quan.
Đối với Việt Nam hiện nay chưa cú luật cụ thể cho bảo lónh. Hiện tại văn bản phỏp lý cao nhất về bảo lónh là Quyết định 26/2006/QĐ-NHNN ngày 26/6/2006. - Cỏc nội dung khỏc như cỏc trường hợp miễn trừ trỏch nhiệm của ngõn hàng bảo lónh hay chữ ký của người cú thẩm quyền được nờu rừ trong văn bản bảo lónh.
* Bước 4: Phỏt hành thư bảo lónh và ký kết hợp đồng cấp bảo lónh thanh toỏn.
Sau khi thẩm định hồ sơ, nếu khả thi ngõn hàng sẽ đưa ra quyết định bảo lónh. Lỳc này ngõn hàng và khỏch hàng sẽ cựng ký Hợp đồng bảo lónh, khi văn bản bảo lónh thanh toỏn đó được soạn thảo xong, bản chớnh sẽ được chuyển cho khỏch hàng. Đồng thời ngõn hàng phải thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Thu phớ bảo lónh thanh toỏn: Phớ bảo lónh thanh toỏn là chi phớ mà người được bảo lónh thanh toỏn phải trả cho ngõn hàng phỏt hành bảo lónh. Phớ bảo lónh thanh toỏn phải bự đắp chi phớ bỏ ra của ngõn hàng, vừa đảm bảo bự đắp chi phớ bỏ ra của ngõn hàng, vừa đảm bảo bự đắp những rủi ro phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện bảo lónh.
- Quản lý khoản ký quỹ của khỏch hàng: Mức ký quỹ bảo lónh là khoản tiền người được bảo lónh phải ký gửi vào tài khoản của mỡnh tại ngõn hàng để đảm bảo khả năng bồi hoàn cho ngõn hàng khi ngõn hàng đó thanh toỏn cho người thụ hưởng. Mức ký quỹ được tớnh theo tỷ lệ % trờn số tiền được bảo lónh và tựy thuộc vào uy tớn của khỏch hàng.
- Tiến hành nhận tài sản đảm bảo theo quy định hiện hành về quản lý tài sản đảm bảo của khỏch hàng trong nghiệp vụ cho vay của ngõn hàng thương mại.
- Ghi giỏ trị bảo lónh thanh toỏn vào sổ theo dừi ngoại bảng. * Bước 5: Giỏm sỏt hợp đồng bảo lónh thanh toỏn.
Cỏn bộ tớn dụng ngõn hàng phải theo dừi quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng bảo lónh thanh toỏn để cú thể xử lý linh hoạt cỏc tỡnh huống phỏt sinh trong thời gian bảo lónh. Khi ngõn hàng đó tỡm mọi biện phỏp cú thể khỏch hàng vẫn khụng thực hiện theo đỳng hợp đồng lỳc này ngõn hàng sẽ đứng ra thanh toỏn cho người thụ hưởng. Sau đú thụng bỏo cho khỏch hàng về việc trả thay và khỏch hàng cú nghĩa vụ phải hoàn trả số tiền này cho ngõn hàng.
Sau khi khỏch hàng đó hoàn tất cả cỏc nghĩa vụ theo hợp đồng bảo lónh thanh toỏn, ngõn hàng lập biờn bản thanh lý hợp đồng bảo lónh thanh toỏn cho khỏch hàng và thu lại hợp đồng bảo lónh thanh toỏn. Đồng thời thụng bỏo cho kế toỏn tất toỏn số dư bảo lónh, phong tỏa tài khoản ký quỹ, giao lại tài sản bảo đảm và xử lý cỏc vấn đề liờn quan khỏc nếu cú. Sau đú tiến hành lưu trữ hồ sơ và tổ chức đỏnh giỏ lại hiệu quả đồng thời rỳt kinh nghiệm về những sai sút nếu cú.