Theo pháp luật Việt Nam Công đoàn là cơ quan đại diện hợp pháp của người lao động tham gia vào cơ chế ba bên. Chức năng nhiệm vụ của Công đoàn được quy định trong Luật Công đoàn trong đó có nhiều quy định liên quan tới việc thực hiên cơ chế ba bên của Công đoàn với tư cách là bên đại diện cho người lao động tham gia vào cơ chế ba bên. Điều 10 Hiến pháp (1992) quy định, Công đoàn là tổ chức chính trị - xã hội của giai cấp công nhân và của người lao động cùng với cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội chăm lo và bảo vệ quyền lợi của cán bộ, công nhân, viên chức và những người lao động khác; tham gia quản lý Nhà nước và xã hội, tham gia kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế. Luật Công đoàn (năm 1990) quy định, Cơ quan Nhà nước, thủ trưởng đơn vị, tổ chức và công đoàn phải tăng cường mối quan hệ hợp tác trong mọi hoạt động nhằm mục đích xây dựng cơ quan, đơn vị, tổ chức, xây dựng đất nước và chăm lo lợi ích của người lao động; khi có những vấn đề còn có ý kiến khác nhau thì phải tiến hành đối thoại, hiệp thương, tìm cách giải quyết theo đúng pháp luật. Với sự thoả thuận của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Hội đồng bộ trưởng quy định cụ thể về mối quan hệ hoạt động giữa cơ quan Nhà nước, thủ trưởng đơn vị, tổ chức với các cấp công đoàn (Điều 3). Công đoàn đại diện và tổ chức người lao động tham gia với Nhà nước xây dựng và thực hiện chương trình phát triển kinh tế - xã hội, chính sách, cơ chế quản lý kinh tế, chủ trương, chính sách liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động. Chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam có quyền tham dự hội nghị của Hội đồng bộ trưởng. Chủ tịch công đoàn các cấp được dự hội nghị của cơ quan Nhà nước, đơn vị, tổ chức hữu quan khi bàn những vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động (Điều 4). Trong phạm vi các vấn đề có liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ và lợi
ích của người lao động, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam có quyền trình dự án luật, pháp lệnh ra trước Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. Công đoàn tham gia với cơ quan Nhà nước xây dựng pháp luật, chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, bảo hộ lao động và các chính sách xã hội khác liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động (Điều 5). Công đoàn cơ sở đại diện cho người lao động ký thoả ước lao động tập thể với giám đốc xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế; giám sát việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động. Công đoàn tham gia với cơ quan Nhà nước giải quyết khiếu nại, tố cáo của người lao động theo pháp luật. Công đoàn đại diện cho người lao động thương lượng với thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức để giải quyết các tranh chấp lao động xảy ra trong cơ quan, đơn vị, tổ chức mình. Khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc Toà án xét xử tranh chấp lao động phải có đại diện của công đoàn tham dự và phát biểu ý kiến (Điều 11).
Về công đoàn, năng lực đại diện và đoàn viên công đoàn:
- Những thách thức với các cấp công đoàn: Việc thành lập Công đoàn cơ sở ngày càng vấp phải những khó khăn, thách thức và không theo kịp sự phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp. Thực trạng các doanh nghiệp của Việt Nam, quy mô doanh nghiệp quá nhỏ (trên 80% doanh nghiệp là loại nhỏ, có số lao động dưới 20 người) điều này gây ra không ít khó khăn trong việc nâng cao tỷ lệ doanh nghiệp có công đoàn và hoạt động công đoàn trong doanh nghiệp.
- Năng lực đại diện của công đoàn còn hạn chế. Công đoàn cơ sở chủ yếu tập trung cho việc hiếu hỷ. Cán bộ công đoàn trong đơn vị số đã qua đào tạo nghiệp vụ công đoàn chưa cao, lực lượng cán bộ công đoàn mỏng, đa phần kiêm nhiệm nên nhiều khi lực bất tòng tâm. Bên cạnh đó nhiều chủ tịch Công đoàn cơ sở - người đại diện cho NLĐ - lại kiêm trưởng hoặc phó giám
đốc phụ trách nhân sự, trưởng phòng tổ chức – hành chính, vị trí mà NLĐ coi là đại diện cho chủ doanh nghiệp.
- Về đoàn viên công đoàn: Quan hệ lao động thiếu yếu tố bền vững, người lao động luôn có xu hướng chuyển sang doanh nghiệp có thu nhập cao hơn, nên biến động về lao động trong các doanh nghiệp diễn ra thường xuyên đặc biệt trong các ngành dệt may, xây dựng. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng số lượng người lao động tham gia công đoàn còn ít. Nguyên nhân có thể thấy rõ công tác tuyên truyền, vận động về công đoàn chưa tốt nên nhiều cán bộ, nhân viên chưa hiểu biết nhiều về công đoàn, về phương thức hoạt động công đoàn. Cá biệt, có NLĐ không biết gia nhập tổ chức công đoàn sẽ được hưởng quyền lợi mà chỉ biết sẽ phải đóng đoàn phí. Việc phát triển đoàn viên công đoàn không theo kịp tốc độ tăng về lao động và việc làm. Số đoàn viên công đoàn hiện chỉ chiếm 47% tổng số lao động có quan hệ lao động. Trong khi đó mục tiêu Đại hội X Công đoàn Việt Nam đề ra là đến năm 2013 có 60% người lao động (NLĐ) khu vực doanh nghiệp ngoài nhà nước gia nhập công đoàn.