Một môi trường làm việc cởi mở nơi mà người nhân viên có thể chia sẻ thông tin và kiến thức một cách tự do thoải mái chắc chắn sẽ tạo điều kiện tốt để cho một công ty có thể đạt được những mục tiêu của mình. 80% các vấn đề trong các công ty là có liên quan đến việc giao tiếp hay thiếu sự giao tiếp giữa các cá nhân trong công ty. Việc hiểu lầm, cách nghĩ sai hay giải thích sai… xảy ra trong các công ty đều là bởi người ta không trao đổi với nhau lí do của việc làm của mình. Bởi vậy những quyết định trong công ty được đưa ra mà lại thiếu đi phần giải thích lí do rõ ràng cho sự ra đời của chính những quyết định ấy. Từ đó trở về sau, trong công ty, người ta làm mọi việc mà không trao đổi với nhau tại sao họ lại làm như thế hay thế khác.
Để tạo một môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở công ty cần phải thực hiện một số vấn đề sau:
● có các quy định rõ ràng về công việc và quy trình thực hiện công việc
Khi các nhân nắm rõ các công việc được giao một cách rõ ràng thì họ có khả năng thực hiện nó và thực hiện có hiệu quả. Khi phân giao công việc cấp trên cần phải thống nhất nội dung và mục tiêu công việc với nhân viên, các nội dung này phải ngắn gọn xúc tích tuy nhiên vẫn đầy đủ, giúp nhân viên có thể dễ nhớ và cấp trên dễ quản lý. Điều này đòi hỏi phải có sự ăn ý khi làm việc giữa các nhân viên trong công ty.
● Thực thi hình tượng doanh nhân, nhà quản trị cởi mở gần gũi với nhân viên + Giao tiếp thường xuyên với các nhân viên
Thông thường chính những người lãnh đạo công ty chứ không phải công việc lại là nguyên nhân làm cho các nhân viên cảm thấy lo sợ và làm cho họ rơi vào sự im lặng bất lợi. Những ai không có cơ hội để nói lên ý kiến, quan điểm hay đưa ra một lời đề nghị nào của mình đó sẽ trở nên không hài lòng, bất mãn. Hậu quả của việc
này là họ không làm việc hết khả năng của mình. Họ không còn muốn tìm tòi ra những ý tưởng mới, áp dụng những cải tiến hay thay đổi nào vì sợ bị cấp trên khiển trách. Vì vậy người lãnh đạo phải hòa đồng với nhân viên và làm gương cho nhân viên.
Những quy định và ranh giới trong hành vi cư xử đều khá rõ ràng và thường xuyên được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày. Tuy nhiên văn hóa công ty không có tính đặc trưng bởi tôi tin là các công ty thì có những lối ứng xử văn hóa rất đa dạng. Điều này đặc biệt đúng khi chúng ta xem xét đến sự vận động không ngừng của con người, những nền văn hóa và các giá trị trên thế giới. Trong các buổi họp hành hay thảo luận, người lãnh đạo công cần khích lệ được một môi trường làm việc cởi mở thì sẽ chẳng nhận được ý kiến phản hồi nào từ phía nhân viên của mình, do đó sẽ nảy sinh tình trạng mù mờ về thông tin và những giả thiết sai lầm lại không hề được ai thắc mắc mà chính những điều này lại gây ra các hậu quả xấu về sau.
+ Xây dựng sự gương mẫu của người lãnh đạo, nhà quản trị: Các nhà quản lý phải gương mẫu đi đầu. Họ chính là biểu tượng để nhân viên noi theo. Có một thực tế là các nhân viên thường bắt chước theo thủ trưởng từ cách đi đứng, đến nói năng và hành động.
● Tạo ra môi trường sáng tạo tôn trọng và thúc đẩy các nhân viên đưa ra các sáng kiến
Công ty cần thúc đẩy các nhân viên sáng tạo, đưa ra các ý kiến của mình, cần tạo ra các chủ đề thu hút sự chú ý của nhân viên, để nhân viên tham gia bàn luận sôi nổi. Trong các phòng ban, các trưởng phòng cần phải khuyến khích nhân viên của mình tham gia đóng góp ý kiến, nêu cao tinh thần đồng đội, tinh thần làm việc nhóm.
● Nâng cao và thực hiện rõ nét các nghi lễ của công ty
Các nghi lễ của công ty là một công cụ quan trọng tạo nên môi trường làm việc cởi mở. Ngoài các nghi lễ định kỳ, thì các nghi lễ bất thường do công ty đề xướng sẽ tạo cho nhân viên cơ hội giao lưu chia sẻ và có thể hiểu biết lẫn nhau. Công ty cần lựa chọn các nghi lễ mà có thể có sự tham gia đông đảo các nhân viên, trogn khâu tổ chức cần khuyến khích được các nhân viên tham gia thể hiện bản thân, khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm về công việc và cuộc sống,….
● Sự tranh giành quyền lực trong công ty sẽ cản trở sự phát triển của mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau giữa mọi người trong công ty. Những việc làm thiếu lành mạnh như thiên vị, vây cánh phe phái, phao tin đồn thổi và làm hại nhau sau lưng…sẽ trở
nên phổ biến trong một công ty nếu những người điều hành và lãnh đạo công ty đó không có nguyên tắc về cơ bản là đúng đắn và phương thức quản lí nhân sự chuyên nghiệp.
Để giải quyết vấn đề tranh giành quyền lực trong nội bộ công ty, các công ty phải bắt đầu từ việc phát triển một môi trường làm việc cởi mở, cho phép có sự bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó, tập trung vào mục tiêu chính của công ty và phát huy được sự hòa thuận tập thể. Những lời phê bình mang tính xây dựng nên được sử dụng như một phương tiện cải thiện các vấn đề một cách thực sự chứ không phải như một vũ khí trả thù dùng để hạ gục kẻ khác. Vấn đề này phải được đứng hàng đầu vì nó xóa bỏ được tính sợ sệt của nhân viên tại nơi làm việc.
Nhằm loại bỏ những vấn đề liên quan đến quyền lực thì những người lãnh đạo công ty phải xử lí nghiêm khắc những hành vi mà làm cho mọi người không tin tưởng lẫn nhau và tạo nên khoảng cách giữa mọi người trong công ty đó. Để thúc đẩy văn hóa công ty hướng tới thành công thì những người lãnh đạo công ty cũng không được khuyến khích sự lạm dụng quyền hành trong công việc. Muốn làm được điều này họ phải chứng tỏ rõ rằng cam kết của họ là sẽ thực hiện đúng nguyên tắc khi công nhận và khen thưởng các nhân viên trong công ty. Tất cả những hành động tranh giành quyền lực trong công ty sẽ chẳng đem lại cho ai một chút lợi ích gì. Sự thật ở đây là nếu người ta lúc nào cũng phải canh chừng sau lưng mình thì hầu như họ không thể tập trung được vào việc hoàn thành những mục tiêu của công ty, vì thế mà hiệu quả làm việc cũng bị ảnh hưởng xấu.
Văn hóa đã, đang và sẽ luôn là một vấn đề quan trọng trong mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Đặc biệt hiện nay, khi các doanh nghiệp Việt Nam đang bước vào sân chơi thương mại chung toàn cầu, khi mà các doanh nghiệp nước ngoài từ lâu đã coi trọng phát triển văn hóa thành một yếu tố cạnh tranh: các công ty của Mỹ, Nhật… thì các doanh nghiệp Việt Nam càng phải cố gắng hơn nữa để xây dựng VHDN mạnh. Thực tế đã chứng minh vũ khí cạnh tranh- văn hóa đã phát huy hiệu quả to lớn của nó, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào của Việt Nam đã có những bước đi đúng hướng để xây dựng cho mình một VHDN mạnh.
Qua một thời gian thực tập tại công ty cổ phần giải pháp phần mềm hòa bình em đã tìm hiểu về công ty và đã chọn vấn đề về VHDN giúp doanh nghiệp tạo nên lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến động ngày nay.
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình là một trong công ty hàng đầu về thương mại điện tử của Việt Nam, nhận thức rõ nét về vai trò quan trọng của VHDN công ty đã xây dựng cho mình VHDN riêng của mình. Trong đề tài này em đã phân tích ba cấp độ VHDN điển hình là cấp độ hữu hình; các giá trị được chấp nhận; các quan niệm chung của công ty. Với sự thay đổi liên tục của môi trường kinh doanh, nên VHDN cần phải thay đổi và ngày càng duy trì và hoàn thiện nên em đã đề ra một số giải pháp để hoàn thiện VHDN của công ty.
Trong thời gian thực tập, em đã được sự giúp đỡ của công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình, và sự hướng dẫn của Th.S Đỗ Thị Đông giúp em thực hiện đề tài này. Nhưng do thời gian thực tập và kiến thức có hạn nên bài viết còn nhiều thiếu xót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô để em có thể hoàn thiện đề tài này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS. Dương Thị Liễu.2006.Bài giảng văn hóa kinh doanh.NXB Đại học kinh tế quốc dân
2. PGS.TS.Nguyễn Mạnh Quân.2007. Đạo đức kinh doanh và Văn hóa doanh nghiệp. NXB Đại học kinh tế quốc dân
3. Đỗ Minh Cương.2001.Văn hóa doanh nghiệp và triết lý kinh doanh.Nxb Chính trị quốc gia 4. Website: http://peacesoft.net 5. Website: http://vhdn.vn 6. Website: http://dddn.com.vn 7. Website: http:// Saga.vn 8. Website: http://www.vnexpress.net 9. Website: http://www.chungta.com 10. Website: http://vietbao.vn
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Câu hỏi phỏng vấn về VHDN của công ty giải pháp phần mềm Hòa Bình
Sản phẩm:
• Sản phẩm công ty có đạt giải thưởng nào về chất lượng?
• Mức chất lượng ổn định được khách hàng đánh giá như thế nào?
• Công ty có áp dụng các giá trị gia tăng nào với khách hàng không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nơi làm việc, máy móc công nghệ:
• Nơi để máy móc có sạch sẽ ngăn nắp không?
• Máy móc công nghệ sử dụng được mấy năm?
• Mức so sánh với công nghệ mới nhất?
Các nghi lễ
• Công ty đã thực hiện các loại nghi lễ nào?
• Mục đích của các nghi lễ là gì?
• Công ty tổ chức như thế nào?
• Vai trò của các nghi lễ với DN?
Giai thoại :
• Công ty có tuyên truyền giao thoại nào cho nhân viên không?
• Việc tuyên truyền nhằm mục đích gì?
• Chúng có được thực hiện thường xuyên, định kỳ không?
Biểu tượng:
• Công ty có biểu tượng logo không?
• Ý nghĩa của chúng là gì?
• Mối quan hệ của chúng so với tầm nhìn, sứ mạng của DN:
Slogan:
• Công ty có xây dựng slogan không?
• Ý nghĩa của chúng là gì?
• Mối quan hệ của chúng so với tầm nhìn, sứ mạng của DN:
Phong cách giao tiếp:
• Công ty có tổ chức húân luỵện cho nhân viên về phong cách giao tiếp không?
Triết lý kinh doanh:
• Triết lý kinh doanh của công ty là gì, ý nghĩa của chúng?
• Công ty có lập thành văn bản thể hiện chúng không?
• Công ty có tuyên truyền cho nhân viên định kỳ không?
Tri thức doanh nghiệp
• Công ty có tủ sách và các loại hình tri thức khác phục vụ cho nhân viên không?
• Công ty có chương trình quản lý và thực hiện tri thức không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Công ty có chính sách nào để xây dựng tính cách chia sẻ trong nhân viên không?
• Công ty có chương trình định hướng nghề nghiệp cho nhân viên không?
Hệ thống văn bản nội bộ:
• Công ty có hệ thống văn bản nội bộ không?
• Công ty đã áp dụng theo tiêu chuẩn nào, thời gian áp dụng?
• Công ty đánh giá mức độ hiệu quả việc thực tế của hệ thống văn bản nội bộ hiện hành?
Phong cách lãnh đạo:
• Lãnh đạo công ty quản lý theo phong cách nào?
• Trình độ học vấn của ban lãnh đạo công ty?
Sự phân chia quyền lực:
• Công ty có phân chia quyền lực cho nhân viên không?
• Việc phân chia có ghi thành các quy định hay không?
• Mức phân chia có chi tiết theo phụ lục phân chia quyền lực hay không?
Tính cách của doanh nghiệp:
• Công ty mong muốn nhân viên có những tính cách nào cho DN?
• Những mong muốn đó được thông báo tới nhân viên qua phương thức nào? Qua cuộc họp hay văn bản chính thức?
• Ý nghĩa của các tính cách đó là gì? (so sánh với tầm nhìn và sứ mạng của doanh nghiệp)
Lý tưởng
• Lý tưởng của công ty là gì?
• Lý tưởng của nhân viên trong công ty là gì?
• Lý tưởng của nhân viên và công ty có thống nhất vơi nhau không?
Chuẩn mực đạo đức:
• Công ty có quy định về các chuẩn mực đạo đức không?
• Nếu có thì được quy định trong văn bản nào?
• Các chuẩn mực đạo đức đó là gì?
Phụ lục 2: Danh mục câu hỏi trắc nghiệm về văn hóa doanh nghiệp của công ty và kết quả
1. Kiến trúc doanh nghiệp:
1.1 Anh/ chị có thấy thoải mái tại nơi làm việc của anh/ chị không?
Có
18 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không 4 1.2 Nơi đó có giống với phòng làm việc của anh/ chị ở nhà
không?
Có
4
Không 18 1.3 Anh/ chị có trang trí gì cho nơi làm việc của anh/ chị? Có
3
Không 19 1.4 Anh/ chị có được cung cấp đủ phương tiện làm việc tốt
(VPP,. Máy tính..) không? Có 20 Không 2 2. Về sản phẩm công ty:
2.1 Anh/ chị cho rằng sản phẩm của công ty
anh/ chị là Kém Trung bình Tốt 9 Rất tốt 12 2.2 Chất lượng sản phẩm của công ty anh/ chị Kém Trung
bình
Tốt
9
Rất tốt 12 2.3 Anh/ chị có cho rằng sản phẩm công ty anh/
chị so với sản phẩm hàng đầu khác Kém hơn nhiều Gần bằng 8 Tương đương 10 Hơn hẳn 4 4. Nghi lễ
Xem danh mục nghi lễ và phỏng vấn nhân viên 4.1 Công ty anh/ chị có những loại nghi lễ nào? (So
sánh với phụ lục các nghi lễ)
Còn thiếu 8
Đủ
4.2 Anh/ chị hiểu nghi lễ đó như thế nào? Không hiểu 5
Hiểu
17
5. Giai thoại
Xem danh mục giai thoại
5.1 Anh/ chị có thể cho biết, công ty anh/ chị có những câu chuyện nào mà công ty anh/ chị hay nhắc đến không?
Có
19
không 3
5.2 Anh/ chị hiểu chúng như thế nào? Không
hiểu 3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiểu
19
6. Logo
6.1 Lo go của công ty anh/ chị như thế nào? K.miêu tả được 3
Miêu tả được
19 6.2 Anh/ chị có biết logo của anh/ chị có ý
nghĩa gì không?? Không hiểu 4 Hiểu 18 7. Khẩu hiệu
7.1 Khẩu hiệu của công ty anh/ chị là gì? Không biết 15
Có biết
7 7.2 Anh/ chị có biết nó có ý nghĩa gì không? Không hiểu
16
Hiểu
6
8. Triết lý kinh doanh
8.1 Triết lý kinh doanhcủa công ty anh/ chị là gì? K.biêt 15
Biết
7 8.2 Anh/ chị hiểu Triết lý kinh doanh của công ty
anh/ chị như thế nào
K.hiểu 18
Hiểu
4
9. Tri thức doanh nghiệp:
9.1 Công ty anh/ chị có tủ sách không Không
22
Có
9.2 Anh/ chị có bao giờ đọc sách, hay các ấn phẩm của công ty không
Không 6
Có
9.3 Anh/ chị có được công ty huấn luyện về các quy định không? Không 3 Có 19 9.4 Anh/ chị có được huấn luyện vè công việc
không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không 3
Có
19 9.5 Công ty có chương trình định hướng nghề
nghiệp cho anh/ chị không?
Không 4
Có
18
10. Hệ thống văn bản nội bộ:
10.1 Anh/ chị có bị phàn nàn về truyền đạt thông tin thiếu chính xác cho người khác
Không
19
Có 3 10.2 Anh/ chị hiểu rõ những quy định liên quan đến công
việc mình đảm nhận ?
Không 3
Có
19 10.3 Anh/ chị có lập kế họach làm việc không? Không
4
Có
18 10.4 Anh/ chị có phải lập báo cáo làm việc không? Không Có
22
10.5 Anh/ chị có bản mô tả công việc không? Không Có