Với lịch sử trờn 30 năm, “Hệ thống Sản xuất Toyota” là một hệ thống quản lý rất hiệu quả do Toyota tạo ra được nhiều cụng ty ỏp dụng ở cỏc nước khỏc nhau trờn toàn thế giới nhằm tối ưu húa năng suất và chất lượng.
Gốc rễ làm nờn sự lớn mạnh của Toyota hụm nay mà ngay cỏc đối thủ của nú cũng khụng hiểu đú chớnh là họ biết cỏch biến cụng việc thành một chuỗi cỏc thực nghiệm đan xen nhau.
JUST IN TIME là phương phỏp quản lý cụng đoạn sản xuất thực thi bằng cỏc bảng truyền đạt thụng tin, cỏc phiếu liờn lạc giữa cỏc cụng đoạn. Trong dõy chuyền sản xuất khụng cú chi tiết thiếu hay thừa, toàn xưởng sản xuất khụng cú sản phẩm tồn kho, cũng như khụng cú nguyờn vật liệu tồn kho. Phương phỏp này tạo ra một quy trỡnh sản xuất khộp kớn cao độ, nhanh, khoa học. Cỏc cụng ty vệ tinh phải làm việc đỳng với quy trỡnh giờ giấc mà hệ thống OA (office automation) của hóng mẹ điều khiển thụng qua cỏc phiếu đặt hàng cú chỉ thị giờ giấc, số lượng chớnh xỏc. Người mua chỉ cần mua đủ số hàng mỡnh cần và
người bỏn phải cú đủ hàng ngay lỳc đú thỏa món nhu cầu của người mua. “Người mua” ở trong quản lý xớ nghiệp chớnh là vị trớ cụng đoạn trong dõy chuyền sản xuất lắp rỏp và “người bỏn” chớnh là hệ thống cụng ty vệ tinh sản xuất hàng trực thuộc Toyota. Rộng hơn trong toàn bộ quy trỡnh quản lý từ sản xuất đến phõn phối xe của Toyota là sẽ khụng cú hiện tương xe tồn kho, nguyờn vật liệu tồn kho, xe sản xuất đỳng và đủ với đơn đặt hàng, đỳng chớnh xỏc giờ giấc giao hàng cho khỏch hàng.
Ngoài ra, Toyota cũn sử dụng “hệ thống kộo” để trỏnh việc sản xuất thừa. Hệ thống kộo xoay quanh ý tưởng cung cấp thờm hàng húa dựa trờn nhu cầu hàng ngày của khỏch hàng hơn là cố định một lịch trỡnh hoặc hệ thống. Nú được gọi là hệ thống linh hoạt theo nhu cầu của khỏch hàng.
Bờn cạnh đú, Toyota cũn thực hiện tốt quỏ trỡnh bổ sung vật tư cho sản xuất. Những bộ phận cần được phục hồi sẽ tự động lấp đầy vào quy trỡnh sỏn xuất một cỏch hiệu quỏ. Một tấm thẻ gọi là “thẻ thụng bỏo” hay “thẻ bỏo hiệu sản xuất” sẽ được sử dụng như là một bảng chỉ dẫn sản xuất. Và ngay lập tức cỏc linh kiện sẽ đưa vào quy trỡnh sản xuất một cỏch nhanh chúng. Cỏc bộ phận vật tư vừa bị lấy đi sẽ được lấp đầy và sản xuất dựa trờn “thẻ bỏo hiệu sản xuất”.
- Cỏc bộ phận khỏc nhau mà đó được hoàn tất sẽ được lưu trữ vào cuối mỗi quy trỡnh và một “thẻ bỏo hiệu” được đớnh kốm trong mỗi thựng chứa.
- Khi người điều hành một khõu sản xuất hoàn tất thỡ cỏc bộ phận đó bị lấy đi sẽ được lấp đầy ngay và thẻ bỏo hiệu sẽ được chuyển đi.
- Thẻ này sẽ được thu hồi và cỏc thựng hàng rỗng được xe tải chở lại nhà cung cấp để lấy hàng. Và cỏc bộ phận sẽ được sản xuất theo những chỉ dẫn bờn trong.
- Thẻ bỏo hiệu sản xuất được đớnh kốm với thựng chứa theo từng phõn loại bộ phận khỏc nhau cho đến cuối quy trỡnh.
Đồng thời, nhằm cung cấp đủ số lượng nguyờn vật liệu cần thiết , Toyota cũng chỳ trọng trong việc quản trị cỏc nhà cung ứng. Toyota đó tạo ra một mạng lưới cung ứng tiờn tiến mang lại cho nú lợi thế trong chi phớ sản xuất trờn mỗi đơn vị sản phầm so với cỏc đối thủ, một nửa chi phớ đú là cú được từ việc giảm chi phớ nguyờn vật liệu, nhõn cụng, bảo hành.
Để thực hiện mục tiờu này, Toyota đó tỡm hiểu kĩ về chi phớ của quỏ trỡnh sản xuất và cụng nghệ của cỏc nhà cung ứng cũng nhưng hệ thống sản xuất linh động toàn cầu. Toyota đó trải qua nhiều năm để đầu tư mở rộng mạng lưới nhà cung ứng và đối tỏc trờn tinh thần thử thỏch và giỳp đỡ để họ tự cải thiện.
Toyota dựa vào những nhà cung ứng bờn ngoài cho hầu hết cỏc nguyờn vật liệu và phụ tựng cho mỗi chiếc xe mà nú tạo ra. Trong quỏ trỡnh hỡnh thành sản phẩm, từ nghiờn cứu đến sản xuất, Toyota luụn cú sự hợp tỏc với cỏc nhà cung ứng. Những nhà cung ứng mà Toyota tỡm kiếm là những cụng ty cú ý chớ và khả năng để trở thành đối tỏc năng động.
Toyota chủ trương tỡm kiếm những nhà cung ứng cú khả năng cạnh tranh tầm cỡ trờn thế giới, dựa trờn cỏc tiờu chớ về chất lượng, giỏ cả, phõn phối và khả năng cụng nghệ. Toyota cú 9 nhà cung ứng thõn thiết.
Giỳp đỡ cỏc nhà cung ứng cạnh tranh: Toyota cam kết giỳp đỡ cỏc nhà cung ứng tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường xe hơi. Sự cam kết này củng cố chớnh sỏch của Toyota trong việc trau dồi một mối quan hệ vững chắc, lõu dài. Tạo lơi nhuận cho nhau dựa trờn sự tin tưởng lẫn nhau. Quỏ trỡnh đú diễn ra thụng qua hai chương trỡnh:
Chớnh sỏch thu mua hàng năm: Toyota đỏnh giỏ cao mỗi quan hệ hợp tỏc giữa hai bờn và thể hiện những mong muốn của mỡnh với cỏc nhà cung ứng. Những mong muốn đú liờn qua trực tiếp đến mục tiờu lõu dài của Toyota.
Hệ thống cung ứng: Đụi khi, những nhà cung ứng phải đối mặt với những thỏch thức khú khăn trong việc nỗ lực nhằm đỏp ứng nhưng mong đợi của đối tỏc. Toyota gửi cỏc chuyờn gia đến hỗ trợ cỏc nhà cung ứng trong việc hoạch định và thực thi những cải tiến cần thiết.
Tiờu chớ của Toyota đối với cỏc nhà cung ứng:
- Giữ mối quan hệ lõu dài và ổn định với một số nhà cung ứng.
- Đàm phỏn trờn cơ sở cam kết lõu dài về việc cải tiến chất lượng và năng suất lao động
- Chỳ trọng đến khả năng cung ứng của cỏc nhà cung cấp: khả năng cải tiến liờn tục, cụng nghệ quy trỡnh sản phấm, mụ hỡnh về khả năng cung ứng.
- Chỳ trọng việc lựa chọn nhà cung ứng trờn cơ sở mức độ trỏch nhiờm của họ. Vớ dụ: Toyota mất khoảng từ 3-5 năm để đỏnh giỏ một nhà cung ứng mới trước khi kớ kết hợp đồng với họ.
- Toyota hiểu rừ cấu trỳc chi phớ của cỏc nhà cung ứng nờn nú chỉ chấp nhận mức giỏ cơ liờn quan đến chi phớ cung ứng mà ở đú nhà cung ứng vẫn cú lợi nhuận.
- Toyota luụn muốn cú nhiều đối tỏc nờn nú sẵn sàng hỗ trợ cho nhà cung ưng nào đỏp ứng được yờu cầu về chết lượng và phõn phối.
- Toyota cũng rất quan tõm đến việc giải quyết cỏc vấn để phỏt sinh với cỏc nhà cung ưng để đảm bảo khụng lặp lại sai lần lần 2.
Vấn đề hàng tồn kho: Sự thành cụng trong việc điều hành của Toyota là nhờ tập trung vào việc cắt giảm tồn kho. Thuật ngữ mà Toyota sử dụng cho hệ thống là “heijunka”. Trong tiếng Nhật cú nghĩa là làm cho trơn tru và bằng phẳng. Cụ thể là nú liờn quan đến việc loại bỏ trong nhu cầu đồng thời tạo ra hiệu quả trong việc điều hành cũng như giảm thiểu chi phớ trong toàn bộ chuối cung ứng. Hoạt động tinh giản của Toyota là dựa trờn ý tưởng “Buy one, sell one”. Toyota cú thể sản xuất xe đỏp ứng đỳng nhu cầu của khỏch hàng. Sự thớch
ứng với nhu cầu của khỏch hàng đó mang đến cho Toyota lợi thế trong việc giữ mức tồn kho tối thiểu trong lĩnh vực xe ụ tụ ở Nhật.
Việc quản trị hàng tồn kho của Toyota tận dụng triệt để cụng nghệ mỏy tớnh. Việc lưu kho được điều hành bằng một hệ thống mỏy tinh vi. Một hệ thống quản lý nhà kho hớp nhất giỏm sỏt toàn bộ quỏ trỡnh giao nhận hàng và lưu giữ những dữ liệu được cập nhập về tồn kho, trong đú bao gồm: hệ thống mỏy tớnh nối mạng, mỏy quột mó vạch, hệ thống thu nhập dữ liệu bằng tần số vụ tuyến RF, những mỏy vi tớnh xỏch tay cựng với những thiết bị nhà kho truyền thống như: mỏy nõng hàng, băng chuyền,….