Chức năng của hệ thống thông tin: liên kết các lĩnh vực hoạt động và các bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cơ sở cho tất cả các quyết định quản trị. Nó là nền tảng của tất cả các tổ chức, biểu hiện những bất lợi hay lợi thế cạnh tranh chủ yếu.
Mục đích của hệ thống thông tin: cải tiến các hoạt động của một công ty thông qua nâng cao chất lượng của các quyết định quản trị. Một hệ thống thông tin tốt thường sẽ trả lời được những câu hỏi về chiến lược và tổ chức quan trọng; qua đó các cấp quản trị sẽ đưa ra được những quyết định hợp lý và hiệu quả.
6.1.Quy trình xử lý thông tin
Hệ thống thông tin tiếp nhận các dữ liệu thô từ môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v... Các dữ liệu thu thập có thể thuộc các mảng về: marketing, tài chính, sản xuất, các vấn đề cá nhân nội bộ công ty, các yếu tố xã hội, văn hóa, dân số, địa lý, kinh tế, chính trị, chính phủ, luật pháp, công nghệ và cạnh tranh ở bên ngoài. Các dữ liệu này được lưu thông một cách logic, dữ liệu đầu vào khi đưa vào hệ thống được biến đổi thành dữ liệu đầu ra. Dữ liệu đầu ra có thể là 20
2 Minh Hồng. Vinamilk hợp tác với các tập đoàn thực phẩm quốc tế. Đăng tải trên VCCI (03/03/2011): http://www.vcci.com.vn/doanh-nhan-doanh-nghiep/20110302081219765/vinamilk-hop-tac-voi-cac-tap-doan- thuc-pham-quoc-te.htm.
băng in của máy vi tính, các bảng báo cáo viết tay, bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, séc, đơn đặt hàng, các hóa đơn, phiếu kho, bảng lương và các loại chứng từ khác. Dữ liệu chỉ trở thành thông tin khi nó đã được đánh giá, chọn lọc, rút gọn, phân tích, tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, vấn đề, chủ thể và thời điểm riêng biệt.
Một hệ thống thông tin hiệu quả sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu, các mô hình phân tích, phần cứng, phần mềm của máy điện toán. Qua đó, giúp nâng cao những hiểu biết về các chức năng kinh doanh, cải tiến việc thông tin liên lạc, cung cấp thông tin nhiều hơn cho việc ra quyết định, phân tích những khó khăn và giúp nâng cao sự kiểm soát.
Vai trò: một công ty có thể có những khả năng đặc biệt trong một hoặc một số lĩnh vực với một hệ thống thông tin hiệu quả. Đây là nguồn chiến lược quan trọng, theo dõi các thay đổi của môi trường, nhận ra những mối đe dọa trong cạnh tranh và hỗ trợ cho việc thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược. Một công ty có hệ thống thông tin yếu kém sẽ ở vào vị trí bất lợi trong hoạt động cạnh tranh. Công ty Mitsui, một công ty thương mại lớn của Nhật Bản có phương châm “ Thông tin là huyết mạch của công ty”. Họ đã lắp đặt một mạng lưới vệ tinh kết nối 200 văn phòng trên khắp thế giới.
6.2. Các bước cần thiết khi hình thành một hệ thống thông tin của Porter và Miller
Đánh giá cường độ thông tin. Đầu tiên phải đánh giá mức độ thông tin hiện tại và tiềm năng của các quy trình và sản phẩm của công ty. Một qui trình sản xuất cần nhiều thông tin và trải qua nhiều giai đoạn lắp ráp phức tạp. Chẳng hạn, qui trình lắp ráp một chiếc xe hơi đòi hỏi phải tập trung gần 7.500 bộ phận khác nhau thì phạm vi kỹ thuật của hệ thống thông tin sẽ rộng hơn nhiều so với một quy trình lắp ráp 20 bộ phận. Một sản phẩm cần nhiều thông tin là sản phẩm mang nhiều nội dung thông tin. Sản phẩm của công ty dịch vụ dành cho các nhà phân tích Dun & Bradstrul là ví dụ điển hình cho loại sản phẩm này.
Xác định kỹ thuật của hệ thống thông tin hình thành lợi thế cạnh tranh như thế nào. Các nhà quản trị cần phải đánh giá ảnh hưởng của kỹ thuật thông tin đối với
chuỗi giá cả và sự cạnh tranh trong ngành. Ảnh hưởng này càng mạnh thì càng có nhiều khả năng thay đổi tình hình cạnh tranh trong ngành. Nhiều công ty đã thành công trong việc thay đổi cơ sở cạnh tranh bằng cách đầu tư vào kỹ thuật của hệ thống thông tin để hình thành khả năng riêng biệt của hệ thống này. VD: Citibanks đã giới thiệu máy nói tự động vào đầu thập niên 70, American airlines giới thiệu hệ thống đặt vé máy bay bằng máy vi tính vào những năm 60.
Phát triển kế hoạch để tận dụng lợi thế về kỹ thuật hệ thống thông tin. Kế hoạch này nên phân loại các loại đầu tư chiến lược cho các hoạt động phát triển sản phẩm mới để tạo ra khả năng riêng biệt. Đặc biệt lưu ý, chức năng của hệ thống thông tin cần được phối hợp chặt chẽ với các chức năng khác để có thể khai thác lợi thế cạnh tranh về thông tin một cách triệt để.
6.3.Các vấn đề cần xem xét về hệ thống thông tin trong doanh nhiệp
1. Các nhà quản trị trong công ty có sử dụng hệ thống thông tin để ra quyết định hay không ?
2. Công ty có trưởng ban thông tin hay giám đốc hệ thống thông tin hay không?
3. Các dữ liệu trong hệ thống thông tin có được cập nhật thường xuyên hay không?
4. Các nhà quản trị từ tất cả các bộ phận chức năng của công ty có đóng góp đầu vào cho hệ thống thông tin hay không ?
5. Công ty có mật khẩu hữu hiệu để vào hệ thống thông tin hay không ? 6. Các chiến lược gia của công ty có quen thuộc với hệ thống thông tin của các đối thủ cạnh tranh hay không?
8. Những người sử dụng hệ thống thông tin có hiểu được lợi thế cạnh tranh mà thông tin có thể mang lại cho công ty hay không ?
9. Có những chương trình huấn luyện về máy điện toán hay không ?
10. Hệ thống thông tin có được cải tiến liên tục về nội dung và tính dễ sử dụng hay không ?
2.6.4 Hệ thống thông tin quản lý
Là một nhánh chức năng trong hệ thống thông tin. Đây là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.