III. Các thành viên trong Tổ cùng nhau thông qua Quy ước hoạt ựộng như sau:
2.3.2Kiếm soát nội bộ
3. Lịch phát tiền vay vào giờ phút, ngày tháng năm
2.3.2Kiếm soát nội bộ
để thực hiện thành công các biện pháp KSNB ựòi hỏi các NHCSXH cần tuân thủ một số nguyên tắc chung:
-Một môi trường văn hoá nhấn mạnh ựến sự chắnh trực, giá trị ựạo ựức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
-Quy trình hoạt ựộng và quy trình KSNB ựược xác ựịnh rõ ràng bằng văn bản và ựược truyền ựạt rộng rãi trong ngân hàng.
-Các hoạt ựộng rủi ro ựược phân tắch rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
-Tất cả các giao dịch phải ựược thực hiện với sự uỷ quyền thắch hợp.
-Mọi nhân viên ựều phải tuân thủ hệ thống KSNB;
-Trách nhiệm kiểm tra và giám sát ựược phân tách rõ ràng;
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 39 -Mọi giao dịch quan trọng phải ựược ghi lại dưới dạng văn bản;
-định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB. Các ựiểm kiểm soát trong quy trình thực hiện cho vay HSSV tại NHCSXH ựược thể hiện như sau
Sơ ựồ 2.7. điểm kiểm soát quy trình vay vốn HSSV
2.2.4.1 Kiếm soát trong giai ựoạn lập hồ sơ vay vốn:
Hồ sơ vay vốn
đối với HSSV vay vốn thông qua hộ gia ựình:
- Giấy ựề nghị vay vốn kiêm Phương án sử dụng vốn vay (mẫu số 01/TD) kèm Giấy xác nhận của nhà trường (Mẫu 01/TDSV) hoặc Giấy báo nhập học (bản chắnh hoặc bản photo có công chứng).
Lập hồ sơ vay
Tiếp nhận hồ sơ
Xử lý hồ sơ
Giải ngân
- Nhu cầu vay vốn
- đối tượng vay vốn
- Các giấy tờ cần thiết khi vay vốn - Tắnh hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ - Tắnh ựầy ựủ, thống nhất của hồ sơ.
- Xét duyệt ựúng thẩm quyền
- Ghi nhận hoạt ựộng nghiệp vụ ựầy ựủ, chắnh xác, hợp lệ.
- đúng ựối tượng vay vốn
- đủ và chắnh xác số tiền vay vốn
- Giải ngân kịp thời điểm kiếm
soát
Mục tiêu kiếm soát
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 40 - Biên bản họp Tổ TK&VV (mẫu số10/TD).
- Danh sách hộ gia ựình ựề nghị vay vốn NHCSXH chương trình vay HSSV có hoàn cảnh khó khăn (mẫu số 03/TD).
Bảng 2.1 Danh mục hồ sơ vay ựối với HSSV vay vốn thông qua hộ gia ựình Thủ tục đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt Ghi chú Giấy xác nhận của nhà trường hoặc giấy báo nhập học (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Học sinh, sinh viên
Ban lãnh ựạo nhà trường nơi học sinh sinh viên học tập Mẫu số 01/TDSV Giấy ựề nghị vay vốn Học sinh, sinh viên Tổ TK&VV Mẫu số 01/TD Biên bản họp Tổ TK&VV Các thành viên Tổ TK&VV Tổ chức chắnh trị - xã hội Mẫu số 10/TD Danh sách hộ ựề nghị
vay vốn của NH CSXH Tổ TK&VV UBND xã
Mẫu số 03/TD.
đối với HSSV mồ côi vay trực tiếp tại NHCSXH:
Giấy ựề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (mẫu số 01/TD) kèm Giấy xác nhận của nhà trường (bản chắnh) hoặc Giấy báo nhập học (bản chắnh hoặc bản photo có công chứng).
Bảng 2.2 Danh mục hồ sơ vay ựối với HSSV mồ côi vay trực tiếp tại ngân hàng
Thủ tục đối tượng
thực hiện Bộ phận kiểm duyệt
Ghi chú
Giấy xác nhận của nhà trường hoặc giấy báo nhập học
Học sinh, sinh viên
Ban lãnh ựạo nhà trường nơi học sinh sinh viên học tập
Mẫu số 01/TDSV
Giấy ựề nghị vay vốn Học sinh, sinh viên
Phòng giao dịch NHCSXH
Mẫu số 01/TD
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 41 Giai ựoạn lập hồ sơ vay vốn là giai ựoạn rất quan trọng trong quy trình vay HSSV của NHCSXH, hồ sơ vay vốn ựược thực hiện tốt, ựúng, ựầy ựủ thì sẽ rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ, cũng như thời gian xét duyệt hồ sơ.
Các tài liệu trong hồ sơ vay vốn cần ựược thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin ựại chúng nhằm giúp ựối tượng vay vốn nắm rõ ựược yêu cầu và thực hiện quá trình lập hồ sơ vay vốn ựược thuận lợi.
Kiểm soát quy trình cho vay HSSV trong giai ựoạn này cần phải làm rõ ựược ựối tượng vay vốn có thuộc diện ựược vay vốn không.
đảm bảo tắnh hợp pháp, công khai, công bằng trong việc hoàn thiện các ựiều kiện vay vốn.
đảm bảo nhu cầu vay vốn của ựối tượng ựúng với chương trình cho vay của NHCSXH.
đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ theo ựúng mẫu ban hành và ựược kiểm duyệt theo ựúng thẩm quyền chức năng nhiệm vụ.
2.2.4.2 Kiếm soát trong giai ựoạn tiếp nhận hồ sơ:
Khi cán bộ tắn dụng ngân hàng nhận hồ sơ vay vốn cần kiểm tra bộ hồ sơ như sau:
đối với vay vốn thông qua hộ gia ựình.
Bảng 2.4 Bảng yêu cầu ựối với tài liệu trong hồ sơ HSSV vay vốn thông qua hộ gia ựình
Thủ tục Mẫu Hợp lệ Số liên
Giấy xác nhận Mẫu 01/TDSV Có dấu ựỏ của
nhà trường 01 Giấy ựề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay Mẫu số 01/TD Có ựầy ựủ chữ ký 01 Biên bản họp Tổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TK&VV (nếu có) Mẫu số 10/TD
Có ựầy ựủ chữ ký
01 Danh sách hộ gia ựình
ựề nghị vay vốn Mẫu số 03/TD
Có ựẩy ựủ chữ ký, dấu ựỏ của cơ quan chức năng
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 42
đối với HSSV mồ côi vay trực tiếp tại NHCSXH:
Bảng 2.5 Bảng yêu cầu ựối với tài liệu trong hồ sơ HSSV mồ côi trực tiếp tại ngân hàng
Thủ tục Mẫu Hợp lệ Số liên
Giấy xác nhận Mẫu 01/TDSV Có dấu ựỏ của
nhà trường 01 Giấy ựề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay Mẫu số 01/TD Có ựầy ựủ chữ ký 01 Kiểm soát hồ sơ trong giai ựoạn tiếp nhận là một khâu rất quan trọng, việc chuyển giao hồ sơ giữa một bên ựề nghị cho vay và một bên quyết ựịnh cho vay phải ựược thực hiện cẩn thận chu ựáo.
Trong giai ựoạn tiếp nhận này ựòi hỏi cán bộ tắn dụng ngân hàng phải ựược ựào tạo chuyên sâu, có khả năng nắm bắt công việc, kỹ năng xử lý công việc.
Công việc thực hiện trong giai ựoạn này chủ yếu là kiểm tra xem xét các yếu tố trong hồ sơ có ựầy ựủ yêu cầu về mẫu biểu, thông tin xác nhận, số liệu, số lượng mẫu biểu, các tài liệu ựã ựược ký duyệt và xác nhận ựầy ựủ của các cơ quan có liên quan.
2.2.4.3 Kiếm soát trong giai ựoạn xử lý hồ sơ:
Bảng 2.6 Bảng yêu cầu trong giai ựoạn xử lý hồ sơ
Thủ tục đối tượng thực hiện Bộ phận kiểm duyệt Ghi chú Kiểm tra tắnh hợp pháp hợp lệ
của bộ hồ sơ vay vốn
Thông báo kết quả phê duyệt cho vay cho UBND cấp xã
Cán bộ Phòng giao dịch NHCSXH Trưởng phòng tắn dụng, Giám ựốc Mẫu số 04/TD Kiểm soát trong giai ựoạn này phải ựảm bảo trách nhiệm và công việc ựược phân chia cụ thể cho bộ phận kế hoạch Ờ tắn dụng và bộ phận kế toán.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 43 Việc phân chia này còn ựược thực hiện chi tiết ựến mỗi bộ phận trong NHCSXH, tổ tắn dụng thì có nhân viên tắn dụng và Tổ trưởng tổ tắn dụng, tổ kế toán thì có nhân viên thủ quỹ và kế toán. Việc phân công phân nhiệm này tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, giảm thiểu khả năng sai sót ựồng thời dễ phát hiện do không một các nhân hay bộ phận nào ựược phép thực hiện toàn bộ khác khâu của công việc.
Quá trình xử lý hồ sơ sẽ liên quan ựến phòng ban trong ngân hàng như phòng tắn dụng (thực hiện thủ tục ựề nghị vay) và phòng ban kế toán (thực hiện thủ tục chi tiền vay) do ựó cần ựảm bảo một cá nhân trong ngân hàng không kiêm nhiệm hai chức năng trên
Sau khi nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn, cán bộ tắn dụng ký, ghi rõ họ tên vào phần ỘCán bộ tắn dụngỢ trên mẫu 03/TD và chuyển cho trưởng phòng tắn dụng xét duyệt. Trưởng phòng (tổ trưởng) tắn dụng kiểm tra các thông tin trên giấy ựề nghị xem ựầy ựủ rõ ràng hay không, có chỉnh sửa số liệu nào không, có chữ ký nháy của người có trách nhiệm trong việc chỉnh sửa hay không, kiểm tra tắnh hợp lệ của hồ sơ có khớp với ựề nghị vay hay không. Nếu hồ sơ hợp lệ, ựầy ựủ thì ký, ghi rõ họ tên vào phần ỘTrưởng phòng (tổ trưởng) tắn dụng trên mấu số 03/TDỢ và gửi lên Giám ựốc xét duyệt. Sau khi ựược Giám ựốc phê duyệt thì chuyển cho bộ phận Kế toán.
Kiểm soát chứng từ hồ sơ cần lưu ý:
- Các chứng từ hồ sơ phải hợp lệ, ựầy ựủ thông tin
- Hồ sơ xét duyệt phải ựược luân chuyển ựến những bộ phận liên quan và ựược ký duyệt phê chuẩn ựúng ựắn, ựúng thẩm quyền trước khi thực hiện. - Các nghiệp vụ phát sinh phải ựược phản ánh một cách nhanh chóng, chắnh xác, kịp thời.
2.2.4.4 Kiếm soát trong giai ựoạn giải ngân:
đây là bước cuối cùng trong quy trình cho vay HSSV của NHCSXH, kết quả của việc vay vốn cũng ựược thể hiện rõ nét trong giai ựoạn này.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 44 Trong giai ựoạn này cần có sự tham gia giám sát của rất nhiều phắa như: Ban quản lý Tổ TK&VV, các thành viên và cũng là ựối tượng vay vốn. Bên cạnh ựó cần có sự kiểm tra kiểm soát của các cán bộ NHCSXH ựặc biệt là các cán bộ quản lý trong công tác chuẩn bị giải ngân và công tác giải ngân tại ựiểm giao dịch xã.
Kiểm soát ựảm bảo giải ngân ựúng thời hạn thông báo, giải ngân ựến ựược tận tay ựối tượng vay, ựảm bảo ựủ tiền ựể giải ngân theo danh sách ựã ựược thông báo.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 45 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});