- Các ý nghĩa khác: Tài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ còn có nhiều ý nghĩa khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao,
2.2.1. Một số qui định của Nhà nƣớc
Ngay từ những năm đầu khi dành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã có sự quan tâm đến công tác lưu trữ. Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà đã ra sắc lệnh thành lập Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc nằm trong Bộ Quốc gia giáo dục. Ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ra bản Thông đạt số 1C/VP về việc cấm tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ tài liệu, khẳng định giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ và đề cao trách nhiệm của mọi viên chức nhà nước phải có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ.
Để kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ, Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 102-CP ngày 04/9/1962 thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng để quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước. Ngày 18/9/1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Đây là văn bản pháp lý quan trọng qui định một cách hệ thống các khâu nghiệp vụ lưu trữ, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
Ngày 8/3/1965, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông tư 09/BT về tổ chức lưu trữ các Bộ và kho lưu trữ địa phương, đã qui định hệ thống tổ chức lưu trữ tương đối hoàn chỉnh từ Trung ương đến cơ sở.
Để quản lý chặt chẽ công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã ban hành hàng loạt văn bản để chỉ đạo, điều hành công tác lưu trữ . Đặc biệt sau khi
thống nhất đất nước, để đáp ứng yêu cầu phát triển về công tác lưu trữ, ngày 26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 168/HĐBT về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Quyết định này đã khẳng định tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Năm 1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Đây là văn bản pháp luật cao nhất về công tác lưu trữ, khẳng định tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, do Nhà nước quản lý. Pháp lệnh đã đề cập đến các vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Để triển khai và cụ thể hoá các qui định của Pháp lệnh, Nhà nước đã ban hành một số văn bản như: Thông tư số 38-BT ngày 10/5/1983 về việc thi hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia; Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Lưu trữ Nhà nước; Thông tư số 221-LT/TC ngày 05/1/1984 về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Lưu trữ Bộ, Uỷ ban Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; Thông tư số 222-LT/TC hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ UBND tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương.
Ngày 27/10/1992 Chính Phủ ban hành Nghị định số 06/CP về việc giao cho Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ quản lý Cục Lưu trữ Nhà nước và Nghị định số 181/CP ngày 09/1/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ. Như vậy từ đây, Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ là cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Ngày 17/3/1995, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ đã ra Quyết định số 58/QĐ/TCCP ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Để chấn chỉnh công tác lưu trữ, Thủ tướng Chính phủ ban hành chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới. Chỉ thị này có ý nghĩa quan trọng, góp phần khẳng định vai trò của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp.
Căn cứ vào chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCB ngày 24/1/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp. Thông tư đã qui định thành lập các trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các phòng lưu trữ thuộc Văn phòng các Bộ, ngành Trung ương.
Trên cơ sở hệ thống các văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã chỉ đạo sát sao, cụ thể hơn công tác lưu trữ ở các cấp trong cả nước, đưa công tác lưu trữ dần đi vào nề nếp.
Để tăng cường hơn nữa yêu cầu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong giai đoạn mới, tại phiên họp ngày 04/4/2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã chính thức thông qua Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Pháp lệnh đã qui định sự chỉ đạo thống nhất công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt Pháp lệnh mới nêu rõ một số khái niệm. Để cụ thể hoá Pháp lệnh, ngày 8/4/2004, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định 111/2004/NĐ-CP qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. Nội dung Nghị định đã qui định toàn bộ công tác lưu trữ: đối tượng điều chỉnh, nội dung quản lý công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ, qui định thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, qui định các khâu nghiệp vụ lưu trữ…triển khai cụ thể các điều trong
dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Thông tư 46/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Thông tư đã tạo điều kiện cho các cơ quan có cơ sở để xây dựng và bố trí kho lưu trữ chuyên dụng.
Ngày 2/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ra Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Với trách nhiệm là cơ quan quản lý ngành, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng đã nghiên cứu xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, như: Công văn số 463-NVĐP ngày 19/12/1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Hướng dẫn số 330-NVĐP ngày 02/8/1996 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số 118-CLT/NVĐP ngày 02/4/1998 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn nội dung hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm lưu trữ tỉnh; Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Hệ thống văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ đã đề cập đến tất cả các vấn đề của công tác lưu trữ, góp phần đưa công tác lưu trữ phát triển, phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ các yêu cầu của xã hội.