II I Thực trạng hoạt động marketing ở Chi nhánh công ty du lịch Thành phố Hồ Chí Minh tại Hà Nội:
3 Tổ chức hoạt động marketing ở Chi nhánh:
3.1 Xây dựng và thực hiện chơng trình du lịch:
Vấn đề đầu tiên cần đề cập trong phần này là phần lớn chơng trình( hơn 90% các chơng trình du lịch chi nhánh thực hiện) là do Trung tâm lập và tính giá. Tuy
nhiên luôn có sự thống nhất giữa việc xây dựng chơng trình của chi nhánh và Trung tâm. giữa Trung tâm và Chi nhánh (cũng nh các chi nhánh khác) luôn có những biện pháp nhằm tăng cờng sự thống nhất này. Đó là việc thờng xuyên theo dõi các nhân viên xây dựng chơng trình và tính giá ở mỗi nơi với công việc này của những nhân viên ở nơi khác. sự tham gia của hệ thống máy tính nối mạng là điều kiện cơ bản cho sự thống nhất này. Về phía lãnh đạo cứ một năm hai lần gặp nhau nhằm trao đổi và thống nhất về mọi vấn đề liên quan trong đó có việc xây dựng chơng trình và tính giá.
3.1.1 Ph ơng pháp xây dựng ch ơng trình du lịch:
Các căn cứ xây dựng chơng trình đợc chi nhánh sử dụng là:
- Nhu cầu của khách du lịch thông qua việc nghiên cứu nhu cầu của khách. - Những chơng trình du lịch mà chơng trình hiện có (chơng trình mẫu đợc quảng cáo)
- Những yêu cầu cụ thể của khách du lịch (thông qua những yêu cầu đặt ch- ơng trình của khách du lịch trực tiếp hoặc thông qua những hãng lữ hành)
- Khả năng kinh nghiệm của Chi nhánh cũng nh khả năng phục vụ của những nhà cung cấp.
- Những điểm thống nhất với các bộ phận xây dựng chơng trình khác trong công ty.
Dựa trên những căn cứ nêu trên, việc xây dựng chơng trình đợc thực hiện nh sau:
Đối với các chơng trình do khách du lịch (hãng gửi khách) đề xuất:
Khách du lịch thông qua hãng gửi khách đa yêu cầu về việc mua chơng trình của Chi nhánh cũng nh những yêu cầu cụ thể về chơng trình nh khách sạn, thời gian, các điểm du lịch, việc sắp xếp các điểm. Căn cứ vào những yêu cầu của khách, những nhân viên phòng thị trờng lập chơng trình, điều chỉnh hợp lý hoá chơng trình. Việc điều chỉnh này căn cứ vào khả năng phục vụ của Chi nhánh cũng nh của các cơ sở cung cấp dịch vụ và kinh nghiệm của nhân viên lên chơng trình.
Chơng trình đợc thông qua và gửi cho khách (công ty gửi khách) để cùng bàn bạc. nếu khách có yêu cầu gì thay đổi thì trao đổi lại với phòng thị trờng. Nếu khách đồng ý nh chơng trình thì xác nhận lại việc chấp nhận chơng trình và giá cho Chi nhánh. Sau khi nhận đợc xác nhận, nhân viên phòng thị trờng làm thông báo khách chuyển xuống cho phòng điều hành để hiện thực hoá chơng trình (đặt chỗ).
Đây chính là việc xây dựng sản phẩm mới trong Chi nhánh. Việc xây dựng sản phẩm mới đợc thực hiện bởi Chi nhánh, công ty và các Chi nhánh khác. dựa trên nhu cầu của khách qua nghiên cứu, ý tởng về sản phẩm mới ra đời từ những nhân viên phòng thị trờng, từ những hớng dẫn viên hoặc từ những ngời lãnh đạo trực tiếp việc phục vụ khách. Khi ý tởng này đợc đánh giá cao, ban giám đốc sẽ báo cáo vào trong Trung tâm để cùng Trung tâm và các Chi nhánh khác lập đoàn khảo sát để nghiên cứu thực tế để xây dựng chơng trình.
Việc xây dựng chơng trình mới tuỳ thuộc vào sự biến động của nhu cầu khách du lịch. Có thể có năm chỉ có một, hai đoàn khảo sát. nhng cũng có những năm có tới hơn 10 đoàn khảo sát. Kết quả của các đoàn khảo sát này là căn cứ cho việc xây dựng chơng trình mới.