II Các nhóm công việc thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ của Ban Tài chính
2.2.3.1 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán giúp đơn vị thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời về tình hình tài chính của đơn vị, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi nhằm đảm bảo nguyên tắc thu đúng, thu đủ, kịp thời theo quy định của nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đồng thời chấp hành các định mức chi tiêu nhằm sử dụng các nguồn thu đúng mục đích trên cơ sở tiết kiệm, hiệu quả.
Bảng 2.3: Khảo sát thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ LĐLĐ tỉnh Phú Yên và CĐ CTTTCS
STT Các yếu tố
Đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ 1 phù hợp với nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
2 Xây dựng quy trình luân chuyển
chứng từ hợp lý
3 Chứng từ kế toán đƣợc phê duyệt
đầy đủ bởi cấp có thẩm quyền 4 Chứng từ kế toán đƣợc lƣu trữ
đầy đủ theo qui định
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
Qua khảo sát và quan sát thực tế về tổ chức hệ thống chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh và các công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở tác giả nhận thấy:
a) Về xác định danh mục chứng từ sử dụng
Hiện tại các cấp công đoàn trong tỉnh Phú Yên đã vận dụng hệ thống Kế toán HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, Thông tƣ 185/2010/TT-BTC ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính Hƣớng dẫn chế độ kế toán HCSN gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hƣớng dẫn. Trong quá trình sử dụng các mẫu, biểu chứng từ các cấp công đoàn trong tỉnh không đƣợc sửa đổi các chứng từ bắt buộc còn các chứng từ hƣớng dẫn, ngoài những nội dung theo quy định các đơn vị có thể thêm một số nội dung cho phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động và bộ máy kế toán của đơn vị. Các danh mục chứng từ đơn vị đang sử dụng theo (phụ lục số 05).
Bên cạnh sử dụng các chứng từ theo quy định, đơn vị còn ban hành một số mẫu chứng từ lƣu hành nội bộ nhƣ “phiếu thăm hỏi đoàn viên”,“Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn”,“quyết định trợ cấp khó khăn”, “thông báo đóng kinh phí công đoàn” “thông báo cấp kinh phí công đoàn” (Phụ lục số 06)
b) Về sử dụng chứng từ kế toán
- Đối với các biểu mẫu bắt buộc, đơn vị giữ nguyên các chỉ tiêu theo đúng quy định hiện hành.
- Đối với các biểu mẫu hƣớng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu
theo quy định. Tuy nhiên để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm hoạt động của đơn vị và nâng cao tính kiểm soát, đơn vị đã có sự điều chỉnh ở một số chỉ tiêu:
+ Đối với các chứng từ hƣớng dẫn có chữ ký của Kế toán trƣởng, chỉ tiêu “Kế toán trƣởng” đƣợc thay bằng “Phụ trách kế toán” để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị.
+ Đối với một số chứng từ có sự thay đổi các chỉ tiêu hoặc bổ sung các chỉ tiêu nhằm nâng cao tính kiểm soát nội bộ. Ví dụ, mẫu số: C16- HD “giấy đi đƣờng” bổ sung thêm “nội dung đi công tác”; mẫu “giấy đề nghị thanh toán”, ở chỉ tiêu “nội dung thanh toán”, đơn vị thực hiện bổ sung bảng liệt kê chi tiết các nội dung thanh
Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Hình 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên và các Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở