- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ tạ
2.3.2 Những tồn tại trong công tác tổ chức kế toán
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc trong công tác tổ chức kế toán, vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Liên đoàn Lao động tỉnh mới chỉ chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán tài chính, chƣa chú trọng đến tổ chức bộ máy kế toán quản trị, do vậy nguồn thu kinh phí, đoàn phí công đoàn đạt hiệu quả chƣa cao. Thất thu nhất là đối với khu vực ngoài nhà nƣớc đặc biệt là những đơn vị chƣa có tổ chức công đoàn, ở khu vực hành chính sự nghiệp đối tƣợng ngƣời hoạt động không chuyên trách xã, phƣờng chƣa thực hiện tốt; thu đoàn phí công đoàn chƣa đúng quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, phân công kế toán chƣa thật sự hợp lý, một ngƣời vừa phụ trách kế toán thanh toán vừa kế toán tổng hợp khó phát hiện khi có sai sót xảy ra trong quá trình hạch toán ghi sổ.
Một số lãnh đạo CĐ CTTTCS chƣa am hiểu sâu về công tác tài chính, kế toán dẫn đến đôi lúc chỉ đạo chi chƣa đúng theo nguyên tắc kế toán, chế độ tiêu chuẩn, định mức theo quy định và chƣa chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho kế toán đơn vị
Tổ chức bộ máy kế toán đối với các CĐ CTTTCS còn chồng chéo, lãnh đạo các CĐ CTTTCS chƣa thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác kế toán nên phân công kế toán kiêm nhiệm nhiều việc khác nhau. Vì vậy, kế toán các đơn vị chƣa đầu tƣ nghiên cứu sâu các quy định về tài chính, dẫn đến việc tham mƣu cho lãnh đạo chƣa tốt trong công tác kế toán và quản lý tài chính của đơn vị. Việc sai sót trong quá trình kiểm tra, rà soát chứng từ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chƣa đƣợc ghi sổ kịp thời.
Bộ máy kế toán của LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTT cơ sở vẫn còn một số ít chƣa qua đào tạo chuyên ngành tài chính - kế toán cụ thể năm 2016 cán bộ kế toán đã đƣợc đào tạo chuyên ngành tài chính – kế toán là 8/15 ngƣời chiếm 53,33%, năm 2017 là 11/15 ngƣời chiếm 73,33%, đến năm 2018 là: 14/15 ngƣời chiếm 93,33%.
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của các CĐ CTTTCS không ổn định, thƣờng xuyên thay đổi, luân chuyển cán bộ từ đơn vị khác về, tốn nhiều thời gian nghiên cứu các chế độ quy định về tài chính công đoàn cũng nhƣ phần mềm quản lý tài chính tài sản công đoàn.
Bảng 2.8: Cơ cấu theo trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên trách làm công tác kế toán LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS tỉnh Phú Yên.
Đại học, trên đại học Tr.đó: Tài chính - kế toán
80
+ Đối với Liên đoàn Lao động tỉnh: chƣa cập nhật một số mẫu, biểu qui định tại Thông tƣ 107/2017/TT-BT nhƣ phiếu thu mẫu C40-BB, phiếu chi C41-BB. Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài chính tài sản công đoàn vẫn còn áp dụng mẫu phiếu thu (C30-BB), phiếu chi (C31-BB) theo quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30/6/2016 và thông tƣ 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 sửa đổi bổ sung Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.
Về quản lý tài sản cố định đơn vị đã thực hiện đúng quy định về mua sắm TSCĐ, tuy nhiên luân chuyển tài sản giữa các phòng, Ban đơn vị chƣa có quyết định điều chuyển tài sản, và biên bản giao nhận tài sản gây khó khăn trong quá trình quản lý, kiểm kê tài sản.
+ Đối với CĐ CTTTCS
Về trình tự luân chuyển chứng từ: Các CĐ CTTTCS chƣa xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ từ khâu tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, ghi sổ hạch toán, đến khâu lƣu trữ chứng từ, mà chỉ làm theo lối mòn, trình tự luân chuyển chứng từ chƣa khoa học.
Mặc dù Liên đoàn Lao động tỉnh triển khai các mẫu, biểu chứng từ, hƣớng dẫn các CĐ CTTTCS sử dụng thống nhất trong hệ thống công đoàn trong tỉnh nhƣng môt số đơn vị sử dụng chƣa sử dụng đúng theo hƣớng dẫn.
Khâu tiếp nhận, kiểm tra chúng từ chỉ có kế toán thực hiện việc kiểm tra, còn xảy ra trƣờng hợp chứng từ kế toán không đầy đủ chữ ký của những bên liên quan, thiếu nội dung một số chỉ tiêu trên hóa đơn sẽ ảnh hƣởng đến tính pháp lý của chứng từ kế toán, một số chứng từ chi sai chế độ quy định, thể hiện sự lỏng lẻo trong quá trình kiểm soát và quản lý.
Khâu phân loại, ghi sổ: Trên phiếu thu, phiếu chi chƣa phản ảnh đầy đủ nội dung kinh tế phát sinh, định khoản, áp mục sai sẽ gây khó khăn, tốn thời gian khi tổng hợp, cân đối tài khoản, chậm trễ thời hạn hoàn thành báo cáo nộp cấp trên.
Công tác lƣu trữ và bảo quản chứng từ các đơn vị đều thực hiện theo quy định của bộ tài chính. Tuy nhiên chứng từ kế toán chƣa đƣợc đơn vị bố trí kho lƣu trữ, địa điểm lƣu trữ chƣa đảm bảo các tiêu chuẩn, dễ mối mọt. Đồng thời việc lƣu
trữ chứng từ kế toán cùng với các tài liệu khác dẫn đến dễ thất lạc.
- Tồn tại về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hiện tại các đơn vị vẫn sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 19/2006/QĐ - BTC và thông tƣ 185/2010/TT-BTC cụ thể:
Liên đoàn Lao động tỉnh và các CĐ CTTTCS vẫn sử dụng tài khoản 312 để phản ảnh khoản tiền đơn vị đã tạm ứng cho CBCC của đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tiền đó, theo quy định hiện hành đã thay tài khoản 312 thành tài khoản 141 để phản ánh số tạm ứng của đơn vị.
Sử dụng tài khoản 3421- Thanh toán nội bộ làm tài khoản trung gian thông qua hiện thống tự động thu kinh phí công đoàn từ ngân hàng Vietinbank để phản ánh số kinh phí thu đƣợc phải nộp lên công đoàn cấp trên và số kinh phí phân phối về cho công đoàn cấp dứoi theo tỷ lệ quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam
Tài khoản 3422 - Thanh toán với đơn vị chƣa thành lập công đoàn cơ sở: Dùng để phản ảnh số kinh phí công đoàn của đơn vị chƣa thành lập CĐCS dƣợc sử dụng, thanh, quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Sử dụng chƣa đúng nội dung: Hiện tại đơn vị đang sử dụng TK 3318 - Các khoản phải trả để hạch toán thu các khoản h trợ khác từ các đơn vị phối hợp chi cho công tác tuyên truyền trong công nhân viên chức - lao động. Điều này là không đúng với đặc điểm, tính chất của TK 3318 thay gì phải sử dụng tài khoản 3381 - các khoản thu hộ, chi hộ.
Kế toán các CĐ CTTTCS chƣa hiểu rõ bản chất của TK 3541 - kinh phí cấp dƣới nộp lên và tài khoản 5114 - thu đoàn phí công đoàn nên đã hạch toán nhằm giữa tài khoản 354 và TK 511, nghĩa là theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam thì tất cả các CĐCS trực thuộc đƣợc công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý phân cấp thu 1% đoàn phí công đoàn, CĐCS đƣợc giữ lại 60% của 1% đoàn phí công đoàn để chi hoạt động CĐCS và nộp 40% của 1% đoàn phí công đoàn thu đƣợc lên công đoàn cấp trên thì công đoàn cấp trên phải hạch toán vào tài khoản 3541 nhƣng đơn vị đã hạch toán vào tài khoản 5114, sai lầm này dẫn đến báo cáo
82 quyết toán của đơn vị không chính xác.
Việc sử dụng không đúng nội dung các tài khoản đều ảnh hƣởng đến tính trung thực của báo cáo tài chính, các nhà lãnh đạo quản lý không thể có những đánh giá đúng đắn về tình hình tài chính hiện tại của đơn vị.
- Tồn tại trong tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Hiện nay, phần mềm kế toán quản lý tài chính tài sản công đoàn các đơn vị công đoàn cấp trên cơ sở đang sử dụng cung cấp đầy đủ các sổ đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Bên cạnh đó thủ quỹ các đơn vị cũng mở sổ theo dõi tiền mặt bằng exel trên máy tính để đối chiếu với kế toán, nhƣng thực tế tại các CĐ CTTTCS hàng tháng các đơn vị chƣa thực hiện việc in sổ đối chiếu và kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định. Hầu hết các kế toán đều chỉ nhập chứng từ khi có phát sinh. Báo cáo thực hiện là báo cáo quí, đến kỳ báo cáo, kế toán mới tiến hành in sổ. Nếu có sai xót, mất thời gian trong việc tìm và rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tồn tại trong tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Các báo cáo đƣợc lập mang tính thủ tục bắt buộc là chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chƣa nhiều và mới chỉ dừng lại ở việc lập các bảng biểu báo cáo, chi tiết số liệu của từng cấp công đoàn, nên nội dung bản thuyết minh báo cáo tài chính vẫn còn sơ sài, chƣa đi vào phân tích các nội dung kinh tế, chƣa đánh giá đƣợc kết quả thực hiện dự toán thu, chi tài chính công đoàn, chƣa theo dõi số kinh phí phải nộp so với thực tế đã nộp; chƣa đánh giá việc chấp hành kỷ luật tài chính, kết quả thực hiện khoán biên chế và khoán chi hành chính, chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp tăng thu, tiết kiệm chi.
Thời điểm nộp báo cáo dự toán, quyết toán của các đơn vị chậm hơn so với thời gian quy định.
- Tồn tại trong công tác kiểm tra kế toán: Trong hệ thống công đoàn m i đơn vị đều có bộ phận kiểm tra riêng đó là ủy ban kiểm tra thực hiện việc kiểm tra nội bộ và kiểm tra công đoàn cấp dƣới, sau khi bộ phận kế toán đã thực hiện lập báo cáo dự toán, quyết toán của đơn vị và công đoàn cấp dƣới, trƣớc khi trình lãnh đạo ký gửi công đoàn cấp trên, ủy ban kiểm tra phải thực hiện thẩm định dự toán,
quyết toán, kiểm tra các chứng từ, sổ sách kế toán, kiểm tra hạch toán, ghi sổ kế toán, kiểm tra lập báo cáo tài chính, công khai tài chính, kiểm tra công tác bảo quản và lƣu trữ chứng từ kế toán, kiểm tra chấp hành dự toán thu, chi, phân phối nguồn thu cho các cấp công đoàn chính vì vậy công tác kiểm tra của ủy ban kiểm tra đồng cấp là rất quan trọng góp phần tích cực vào việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công đoàn đúng quy định nhằm phát hiện, ngăn chặn kịp thời những vi phạm về quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công đoàn. Tuy nhiên trong thực tế, ủy ban kiểm tra đồng cấp của các CĐ CTTTCS chƣa thực hiện tốt việc kiểm tra đồng cấp, công tác kiểm tra còn mang tính hình thức, kết luận sơ sài, chung chung chƣa đánh giá, phản ánh đúng thực trạng công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản công đoàn.
Cán bộ làm công tác kiểm tra tài chính các cấp công đoàn ít đƣợc tập huấn, bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, thiếu kinh nghiệm thực tiễn, kỹ năng phân tích, tổng hợp, xem xét đề xuất, kiến nghị, kết luận còn hạn chế ảnh hƣởng đến chất lƣợng kiểm tra.
Bảng 2.9: Cơ cấu theo trình độ chuyên môn của cán bộ phụ trách công tác kiểm tra LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS tỉnh Phú Yên
Tr.đó: Tài chính - kế toán
Công tác công khai tài chính các CĐ CTTTCS và CĐCS chƣa đƣợc thực hiện nghiêm túc theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
Nguyên nhân
84
Nghị định và Thông tƣ của Chính phủ và Bộ Tài chính trong công tác tài chính, kế toán để hƣớng dẫn cho các cấp công đoàn. Việc tập huấn, bồi dƣỡng cho kế toán công đoàn chƣa đƣợc thƣờng xuyên, kịp thời. Một số quy định đã hết hiệu lực nhƣng vẫn thực hiện. Chƣa triển khai nâng cấp phần mềm kế toán kịp thời để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Quan điểm lãnh đạo đơn vị chƣa chú trọng đến vai trò của công tác kế toán cũng nhƣ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp, phần lớn cán bộ làm công tác kế toán chƣa đƣợc đạo tạo qua chuyên ngành tài chính – kế toán.
Lãnh đạo các đơn vị chƣa quan tâm nhiều đến thông tin kế toán chủ yếu phục vụ cho công tác báo cáo với công đoàn cấp trên, chƣa phục vụ cho công tác phân tích tình hình tài chính của đơn vị, dẫn đến tình trạng mất cân đối thu, chi, chƣa tạo nguồn tài chính công đoàn tích lũy cho đơn vị.
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán chƣa đồng đều; kế toán chƣa chủ động cập nhật những văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán; việc đào tạo nâng cao năng lực, cập nhật kiến thức mới về chuyên môn cho nhân viên kế toán còn chƣa đƣợc quan tâm.
Công tác kiểm tra, giám sát chƣa đƣợc coi trọng, Sau kết luận kiểm tra, chƣa có sự kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện kết luận kiểm tra. Bên cạnh đó, việc tổ chức đánh giá, tổng kết, công tác tài chính các cấp công đoàn chƣa đƣợc thƣờng xuyên.