- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ tạ
2.2.3.3 Tổ chức sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách khác nhau theo một trình tự nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Qua khảo sát cho thấy hệ thống sổ các đơn vị của tổ chức công đoàn gồm sổ tổng và sổ chi tiết đƣợc thiết kế theo đúng mẫu quy định của Luật kế toán và Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính và hệ thống sổ sử dụng thống nhất từ trung ƣơng đến cơ sở trong hệ thống công đoàn, hiện tại LĐLĐ tỉnh và CĐ CTTTCS đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký - sổ cái.
Ngoài các loại sổ theo quy định của Bộ tài chính các đơn vị đã mở thêm một số sổ để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, song vẫn đảm bảo các nội dung theo quy định (phụ lục số 09) gồm các sổ sau:
Sổ tổng hợp dự toán thu - chi tài chính công đoàn: S83-TLĐ: Dùng cho công đoàn cấp trên cơ sở, tổng hợp báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn cấp dƣới đã đƣợc phê duyệt làm căn cứ để lập báo cáo tổng hợp dự toán thu – chi tài chính công đoàn của đơn vị
Sổ tổng hợp quyết toán thu - chi tài chính công đoàn S84-TLĐ: Dùng cho công đoàn cấp trên cơ sở tổng hợp báo cáo quyết toán thu, chi tài chính công đoàn cấp dƣới đã đƣợc duyệt làm căn cứ để lập báo cáo tổng hợp quyết toán thu - chi tài chính công đoàn của đơn vị.
Sổ chi tiết chi tài chính cơ quan công đoàn S85-TLĐ: Dùng cho công đoàn cấp trên cơ sở và các đơn vị sự nghiệp để theo dõi các khoản chi của đơn vị
69 theo mục lục thu - chi tài chính công đoàn..
Sổ chi tiết thu, chi quỹ xã hội S86-TLĐ: Sử dụng cho các cơ quan công đoàn, đơn vị sự nghiệp của công đoàn, CĐCS (nếu có) để theo dõi thu, chi, tồn quỹ các quỹ xã hội của đơn vị
Bảng 2.5: Khảo sát thực trạng về thực trạng tổ chức sổ kế toán
STT Các yếu tố
Đơn vị lựa chọn hình thức ghi sổ 1 kế toán phù hợp với quy mô đơn vị và trình độ nhân viên kế toán Ngoài các sổ kế toán theo quy 2 định của Bộ Tài chính đơn vị cần
bổ sùn thêm một số sổ kế toán là hợp lý
3 Cần có sự thay đổi nội dung ghi chép trên một số sổ kế toán
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
Liên đoàn Lao động tỉnh và các công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở đã sử dụng chƣơng trình phần mềm kế toán nên phần lớn các loại sổ sách đều đƣợc tự động hoàn toàn thông qua phần mềm kế toán. Kế toán viên chỉ nhập số liệu từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, máy tính sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ có liên quan. Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin nên khối lƣợng công việc của nhân viên kế toán đƣợc giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sót (nếu có) đƣợc tiến hành rất đơn giản. Khi cần thông tin có thể in sổ sách ra bất cứ lúc nào nên rất thuận tiện. Hàng tháng, sổ kế toán in ra đƣợc đóng thành tập, đồng thời đơn vị cũng trang bị cho kế toán ổ đĩa rời để sao lƣu dữ liệu kế toán (tránh trƣờng hợp có sự cố máy tính làm mất dữ liệu), sổ kế toán có đầy đủ chữ ký của ngƣời ghi và ngƣời kiểm soát, đƣợc lƣu trữ, bảo quản đúng quy định của Luật kế toán.
70
chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp, ngoài các sổ theo quy định đơn vị cần bổ sung thêm một số sổ kế toán là hợp lý với giá trị trung bình là: 3,8372 và 3,9767 đƣợc đánh giá mức độ đồng ý cho thấy đơn vị đã lựa chọn hình thức ghi sổ là phù hợp với quy mô đơn vị, trình độ nhân viên kế toán và đơn vị đã bổ sung thêm một số sổ của tổ chức công đoàn là hợp lý với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
Đối với yếu tố “cần có sự thay đổi nội dung ghi chép trên một số sổ kế toán” đƣợc đánh giá ở mức độ không đồng ý với giá trị trung bình là: 2,5116 nghĩa là các nội dung ghi chép trên sổ kế toán đã phù hợp, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, đơn vị không cần thiết thay đổi nội dung ghi chép trên một số sổ kế toán của đơn vị.
Tuy nhiên qua khảo sát thực tế các đơn vị CĐ CTTTCS hầu hết các đơn vị chƣa thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách mà chủ yếu tập trung vào các kỳ quyết toán nên số liệu cung cấp cho nhu cầu quản trị chƣa kịp thời, chƣa thật sự chính xác.