- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ tạ
2.2.2.4 Tổ chức lập báo cáo kế toán và quyết toán
Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà nƣớc, tình hình thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ; cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị cũng nhƣ là căn cứ quan trọng để kiểm tra, giám sát các hoạt động của đơn vị.
Theo quy định của chế độ kế toán, cuối niên độ kế toán, các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và các cơ quan công đoàn nói riêng phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan cấp trên. Trên cơ sở các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, kế toán đơn vị lập báo cáo theo qui định và theo yêu cầu quản lý. Hệ thống báo cáo của tổ chức công đoàn hiện nay đƣợc xây dựng trên cơ sở qui định của chế độ kê toán HCSN ban hành theo Quyết định 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Cụ thể, danh muc hệ thống báo cáo kế toán Liên đoàn Lao động tỉnh và các CĐ CTTTCS đƣợc lập bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi tài chính công đoàn B08-TLĐ - Thông báo duyệt dự toán thu, chi tài chính công đoàn B16-TLĐ - Thông báo duyệt quyết toán thu, chi tài chính công đoàn B10-TLĐ - Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định B20-TLĐ
- Thuyết minh báo cáo quyết toán thu, chi tài chính công đoàn B21- TLĐ
Bảng 2.6: Khảo sát thực trạng tổ chức lập báo cáo kế toán và quyết toán
STT Các yếu tố
Ngoài hệ thống báo cáo theo quy
1 định, đơn vị cần xây dựng thêm
hệ thống báo cáo nội bộ phù hợp Thời gian nộp báo cáo dự toán,
2 quyết toán phù hợp với đặc điểm
hoạt động của đơn vị
Hệ thống báo cáo kế toán của đơn 3 vị đáp ứng yêu cầu cung
thông tin kịp thời, chính xác
(Nguồn: Kết quả xử lý số liệu khảo sát của tác giả)
- Tổ chức lập báo cáo:
Đối với CĐ CTTTCS kế toán viên lập báo cáo dự toán, quyết toán ngân sách công đoàn của đơn vị và các CĐCS trực thuộc, sau khi đƣợc ủy ban kiểm tra, kiểm tra đồng cấp sẽ trình lãnh đạo phê duyệt, gửi Liên đoàn Lao động tỉnh thẩm định, phê duyệt và thông báo phê duyệt báo cáo về đơn vị.
Đối với Liên đoàn Lao động tỉnh kế toán tổng hợp lập báo cáo dự toán, quyết toán ngân sách công đoàn của đơn vị và các đơn vị trực thuộc bao gồm CĐ CTTTCS và CĐCS sau khi đƣợc ủy ban kiểm tra đồng cấp kiểm tra trình lãnh đạo phê duyệt, gửi về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam thẩm định, phê duyệt và thông báo phê duyệt báo cáo về đơn vị.
Qua kết quả khảo sát yếu tố “ngoài hệ thống báo theo quy định, đơn vị cần xây dựng thêm hệ thống báo cáo nội bộ phù hợp” với giá trị trung bình 3,5814, đƣợc đánh
giá mức độ đồng ý điều này cho thấy các đơn vị cần xây dựng thêm hệ thống báo cáo nội bộ nhằm để cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo trong chỉ đạo điều hành đơn vị nhƣ: Tình hình chấp hành dự toán, quyết toán, tình hình thu, chi tài chính công đoàn các cấp, số kinh phí cấp dƣới nộp lên, số kinh phí nộp cấp trên…
Thực tế công tác lập các báo cáo tài chính của các đơn vị trong hệ thống công đoàn đƣợc thực hiện theo đúng mẫu biểu quy định, đủ về số lƣợng. Tuy nhiên, việc phân tích, đánh giá báo cáo tài chính trong bản thuyết minh ở một số chỉ tiêu vẫn chƣa đƣợc thực hiện chi tiết, cụ thể. Các báo cáo đƣợc lập mang tính thủ tục bắt buộc là chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chƣa nhiều và mới chỉ dừng lại ở việc lập các bảng biểu báo cáo, chi tiết số liệu của từng cấp công đoàn, nên nội dung bản thuyết minh báo cáo tài chính vẫn còn sơ sài, chƣa đi vào phân tích các nội dung kinh tế, chƣa đánh giá kết quả thực hiện dự toán thu, chi tài chính công đoàn; chƣa đánh giá việc chấp hành kỷ luật tài chính, kết quả thực hiện khoán biên chế và khoán chi hành chính. Chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp tăng thu, tiết kiệm chi.
- Về thời gian lập báo cáo:
Năm tài chính công đoàn tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm dƣơng lịch
Đối với các cấp công đoàn, thời hạn báo cáo dự toán, quyết toán thu, chi tài chính quy định nhƣ sau:
Dự toán thu, chi tài chính công đoàn năm sau của Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, thành phố và tƣơng đƣơng báo cáo về Tổng Liên đoàn trƣớc ngày 30/11 năm trƣớc. Quyết toán thu, chi tài chính công đoàn năm trƣớc, báo cáo về Tổng Liên đoàn trƣớc ngày 31/3 của năm sau.
Đối với CĐ CTTTCS dự toán thu, chi tài chính công đoàn năm sau của CĐ CTTTCS báo cáo về Liên đoàn Lao động tỉnh trƣớc ngày 31/10 năm trƣớc. Quyết toán thu, chi tài chính công đoàn sáu tháng đầu năm báo cáo về trƣớc ngày 31/7, quyết toán thu, chi tài chính công đoàn sáu tháng cuối năm quyết toán trƣớc ngày 31/01 của năm sau.
73
của cấp dƣới cho phù hợp với quy định của công đoàn cấp trên.
Từ kết quả khảo sát thời gian nộp báo cáo dự toán, quyết toán của các cấp công đoàn đƣợc đánh giá phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị có giá trị trung bình 4,1628 (đƣợc đánh giá ở mức độ đồng ý) nghĩa là các công đoàn cấp trên cơ sở đã quy định thời gian nộp dự toán, quyết toán hợp lý, phù hợp với thời gian nộp báo cáo lên của công đoàn cấp trên, nhìn chung các đơn vị đều thực hiện báo cáo tài chính theo quy định. Tuy nhiên về thời hạn nộp báo cáo của các công đoàn cấp dƣới thƣờng chậm hơn so với quy định của Công đoàn cấp trên làm ảnh hƣởng đến tiến độ báo cáo dự toán quyết toán của LĐLĐ tỉnh về Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
- Tổ chức sử dụng bảo quản và lƣu trữ báo cáo:
Báo cáo sau khi đƣợc lập theo đúng biểu mẫu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã đƣợc quy định đối với từng loại báo cáo, sẽ đƣợc kiểm tra, đồng thời báo cáo Ban chấp hành, Ban Thƣờng vụ của công đoàn cùng cấp. Báo cáo tài chính của đơn vị sau khi đƣợc lãnh đạo phê duyệt sẽ gửi lên công đoàn cấp trên.Công đoàn cấp trên quản lý trực tiếp thực hiện kiểm tra, thẩm định phê duyệt
Sau khi nhận đƣợc báo cáo đã đƣợc công đoàn cấp trên phê duyệt, kế toán thực hiện phân loại, sắp xếp báo cáo thành từng bộ hồ sơ theo trình tự thời gian, đóng quyển và tạo một tập hồ sơ lƣu báo cáo riêng và tiến hành lƣu trữ hệ thống báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính đƣợc lƣu trữ và bảo quản theo quy định lƣu trữ tài liệu kế toán tƣơng tự nhƣ lƣu trữ chứng từ kế toán và sổ sách kế toán.
- Tổ chức công khai báo cáo dự toán, quyết toán:
+ Việc công khai báo cáo tài chính của các cấp công đoàn trong tỉnh thực hiện theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt nam
+ Thời gian thực hiện công khai báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính năm đƣợc công khai 01(một) lần.
+ Nội dung công khai báo cáo tài chính của LĐLĐ tỉnh và CĐ cấp trên trực tiếp cơ sở gồm:
Công khai dự toán, quyết toán thu, chi tài chính công đoàn, sau khi nhận đƣợc thông báo duyệt dự toán, quyết toán của công đoàn cấp trên, đơn vị tổ chức công khai trong cuộc họp Ban chấp hành cùng cấp.
Công khai quyết toán dự án xây dựng cơ bản hoàn thành. Sau khi dự án hoàn thành đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt, đƣợc công khai tại Hội nghị Ban chấp hành công đoàn của cấp đó không phân biệt chủ đầu tƣ
Công khai quyết toán thu, chi Quỹ xã hội (nếu có): đƣợc công khai tại hội nghị tổng kết hoạt động các quỹ và công khai tại hội nghị tổng kết hoạt động công đoàn
Công khai nguồn thu sự nghiệp và quyết toán thu, chi sự nghiệp trong năm.