- Tiếp nhận hồ sơ thanh toán: Khi các phòng, ban trong đơn vị có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ, đại diện phòng, ban (ngƣời thanh
2.2.3.2Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
c) Về tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ tạ
2.2.3.2Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản dùng cho đơn vị HCSN ban hành theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và Thông tƣ 185/2010/TT-BTC. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chung cho toàn hệ thống công đoàn bao gồm cả hai loại tài khoản trong bảng cân đối và ngoài bảng cân đối, hệ thống tài khoản đƣợc xây dựng dựa vào bản chất, nội dung hoạt động của tổ chức công đoàn xác định tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 và bổ sung thêm một số tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng cấp trong hệ thống công đoàn. Ngoài việc thực hiện hệ thống tài khoản theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh đã nghiên cứu bổ sung thêm các tiểu mục, đối tƣợng phục vụ cho công tác báo cáo tài chính của đơn vị trên cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán và không vi phạm các chính sách chế độ kinh tế tài chính liên quan.
Bảng 2.4: Khảo sát về thực trạng tổ chức tài khoản kế toán
STT Các yếu tố
Đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản do BTC quy định và có bổ 1 sung tài khoản của công đoàn là
phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Hệ thống tài khoản kế toán đang sử dụng chƣa đáp ứng yêu cầu 2 quản lý tài chính của đơn vị, cần
phải tổ chức thêm tài khoản chi tiết
Hệ thống tài khoản kế toán đang
3 sử dụng đã đáp ứng yêu cầu báo
cáo kế toán
65
Một số tài khoản đƣợc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam bổ sung vào hệ thống tài khoản sử dụng trong hệ thống công đoàn cụ thể nhƣ sau:
Tài khoản 353: Phản ánh số kinh phí và đoàn phí công đoàn (gọi tắt là kinh phí) đơn vị đã thu đƣợc phải nộp lên công đoàn cấp trên và việc thanh toán số kinh phí phải nộp lên công đoàn cấp trên.
Tài khoản 354: Dùng để phản ánh số kinh phí và đoàn phí công đoàn (gọi tắt là kinh phí) phải nộp của đơn vị cấp dƣới và việc thanh toán số kinh phí phải nộp.
Ngoài việc bổ sung một số tài khoản Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã bổ sung và sửa tên tài khoản cấp 2 cho các tài khoản sau:
Tài khoản 342: Thanh toán nội bộ đƣợc bổ sung thêm 2 tài khoản cấp 2 là: Tài khoản 3421: Thanh toán nội bộ phải ảnh số kinh phí đơn vị đƣợc sử dụng hệ thống thu kinh phí công đoàn của các doanh nghiệp qua tài khoản Tổng Liên đoàn thông qua ngân hàng Vietinbank.
Tài khoản 3422: Thanh toán với đơn vị chƣa thành lập công đoàn cơ sở, dùng để phản ánh số kinh phí công đoàn của đơn vị chƣa thành lập CĐCS đƣợc sử dụng, thanh, quyết toán kinh phí đã sử dụng.
Tài khoản 462: Nguồn kinh phí dự án đƣợc bổ sung thêm tài khoản cấp 2 Tài khoản 4624: Nguồn kinh phí hoạt động xã hội, dùng để phản ánh nguồn kinh phí vận động, đóng góp của tổ chức cá nhân, công đoàn cơ sở để chi hoạt động xã hội của đơn vị theo chủ trƣơng huy động của cấp có thẩm quyền
Tài khoản 511 (các khoản thu) đƣợc mở chi tiết thành các tài khoản sau: Tài khoản 5113: Thu kinh phí công đoàn
Tài khoản 5114: Thu đoàn phí công đoàn
Tài khoản 5115: Ngân sách nhà nƣớc cấp h trợ
Bên cạnh đó, tài khoản 661- Chi hoạt động cũng đƣợc chi tiết phân biệt nội dung chi của đơn vị quyết toán và chi đơn vị chƣa có tổ chức công đoàn trực thuộc đơn vị quyết toán, cụ thể:
Chi hoạt động năm trƣớc TK 6611 gồm: TK 6611: Chi hoạt động của đơn vị
TK 6612: Chi của đơn vị chƣa thành lập công đoàn cơ sở
Tài khoản 662: Chi dự án đƣợc bổ sung thêm tài khoản chi tiết 6624: Chi hoạt động xã hội theo quyết định cấp có thẩm quyền
Nhìn chung, Liên đoàn Lao động tỉnh và CĐ CTTTCS đã tổ chức mở tài khoản, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng đối tƣợng, hạch toán đúng kết cấu nội dung tài khoản, góp phần ghi nhận, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại các đơn vị vẫn thực hiện hệ thống tài khoản theoquyết định số 19/2006/QĐ-BTC, chƣa cập nhật theo các văn bản hiện hành. Chính vì vậy, đây là vấn đề cần đƣợc nghiên cứu và tổ chức vận dụng trong thực tế.
Tổ chức sử dụng các tài khoản:
Qua khảo sát và thu thập dữ liệu từ kế toán cho thấy hệ thống tài khoản kế toán của Liên đoàn Lao động tỉnh Phú Yên và các CĐ CTTTCS đã sử dụng thống nhất một hệ thống tài khoản bao gồm tài khoản cấp 1, 2, 3 và bổ sung thêm một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị. Cụ thể tính đến năm 2018 các đơn vị cấp trên cơ sở đã sử dụng khoảng 23 tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và 1 tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản là TK 005
- dụng cụ lâu bền đang sử dụng, cụ thể nhƣ sau: - Loại 1: Tiền
Tài khoản 1111: tiền mặt đƣợc kế toán của LĐLĐ tỉnh và kế toán của các CĐ CTTTCS sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ
Tài khoản 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc.
- Loại 2: Tài sản cố định.
Tài khoản 211- TSCĐ hữu hình, TK 213 - TSCĐ vô hình, TK 214 - Hao mòn TSCĐ, để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các loại TSCĐ hữu hình,
67 vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn.
- Loại 3: Thanh toán.
Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa LĐLĐ tỉnh, các CĐ CTTTCS với các tổ chức cá nhân bên ngoài và quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ, các quan hệ thanh toán lẫn nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dƣới và với cán bộ, công chức trong đơn vị, kế toán sử dụng TK 311 - Các khoản phải thu, TK 312 - Tạm ứng, TK 313 - cho vay, TK 331 - Các khoản phải trả, TK 332- các khoản phải đóng theo lƣơng, TK 334 - Phải trả công chức, viên chức, TK 341- kinh phí cấp cho cấp dƣới, TK 342 - Thanh toán nội bộ, TK 354 - Thanh toán với cấp dƣới về kinh phí phải nộp, tài khoản 353- Thanh toán với cấp trên về kinh phí phải nộp. Trong đó TK 3318 - Phải trả khác đƣợc chi tiết theo từng đối tƣợng, TK 312 - Tạm ứng đƣợc chi tiết cho từng cán bộ, nhân viên tạm ứng, TK 313 chi tiết cho từng loại quỹ, TK 341, 342, 354 theo dõi chi tiết cho từng đơn vị cấp dƣới.
- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ. Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm, quyết toán các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán các đơn vị sử dụng TK 421- chênh lệch thu chi chƣa xử lý, TK 431- quỹ khen thƣởng, phúc lợi, ổn định thu nhập, TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động, TK 462- nguồn kinh phí dự án, TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. Trong đó, TK 4624 - Nguồn kinh phí hoạt động xã hội đƣợc theo dõi cho từng loại quỹ (quỹ mái ấm công đoàn, quỹ tiết kiệm vì phụ nữ nghèo, quỹ xóa đói giảm nghèo…)
- Loại 5: TK 511 - Các khoản thu để phản ánh các khoản thu kinh phí công đoàn, đoàn phí công đoàn, thu khác theo chế độ quy định của nhà nƣớc và Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
- Loại 6: các khoản chi. Kế toán các đơn vị sử dụng TK 661 - Chi hoạt động đƣợc sử dụng ở tất cả các cấp công đoàn để phản ánh tình hình biến động các khoản chi cho hoạt động thƣờng xuyên và chi không thƣờng xuyên ở đơn vị. Trong đó tài khoản 6611- Chi hoạt động của đơn vị, TK 6612 - Chi của đơn vị chƣa thành lập CĐCS. TK 662- Chi dự án đƣợc mở chi tiết TK 6624 chi hoạt động xã hội và tài khoản này mở theo dõi cho từng nguồn quỹ
- Loại 0: Tài khoản ngoài bảng đƣợc các đơn vị công đoàn trong tỉnh sử dụng TK005 - Dụng cụ lâu bền đang sử dụng, để theo dõi công cụ, dụng cụ đang sử dụng tại đơn vị.
Tóm lại việc tổ chức hệ thống tài khoản của tổ chức công đoàn tỉnh Phú Yên đã đáp ứng yêu cầu quản lý và lập báo cáo tài chính. Từ kết quả khảo sát bảng 2.4 cho thấy các đối tƣợng khảo sát đánh giá đồng ý về việc sử dụng tài khoản, bổ sung thêm tài khoản chi tiết và đáp ứng yêu cầu lập báo cáo với giá trị trung bình là: 4,1837; 3,6837; 4,1327