8. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
Quy hoạch nguồn nhân lực
Quy hoạch phát triển NNL trong các doanh nghiệp là một hoạt động đa chiều và hướng tới một thể thống nhất trong tương lai. Quy hoạch cũng đề cập đến sự lựa chọn một chương trình hành động với nhiều phương án đặt ra. Nó cũng liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu cơ bản cho điểm đến để làm căn cứ cho các kế hoạch hành động hỗ trợ khác tiếp theo. Quy hoạch phát triển NNL cũng có thể coi là việc xây dựng trước một kế hoạch (hoặc một phương pháp) để đánh giá tình huống hiện tại, dự báo tình huống tương lai và lựa chọn một chương trình hành động phù hợp để tạo được nhiều cơ hội sẵn có nhất cho sự phát triển.
Công tác quy hoạch NNL giúp doanh nghiệp định hướng được hoạt động sản xuất kinh doanh gắn với sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Đây là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc tốt nhiệm vụ nghiên cứu, tạo năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Do vậy, đòi hỏi đơn vị phải quy hoạch NNL để:
Thứ nhất, quy hoạch gắn NNL và tổ chức lại với nhau. Việc lập kế hoạch chính là tạo ra sự liên kết giữa việc tuyển chọn kỹ hơn, đào tạo nhiều hơn cho NLĐ, trả lương cao hơn để họ có thu nhập ổn định hơn… từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được năng suất lao động cao hơn bằng cách làm cho mọi người đều tham gia và hứng thú với các công việc của mình, tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao.
Thứ hai, quy hoạch NNL liên kết các hành động với các kết quả. Nếu không có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ không thể biết được có đi đúng hướng hay không. Các hoạt động về hoạch định, lập kế hoạch NNL có thể được đánh giá bằng việc sử dụng chính các mô hình như các trường hợp đầu tư vào các lĩnh vực hoạt động mới, những chiến dịch quảng bá hay những công cụ tài chính. Cũng giống như những trường hợp đầu tư này, các hoạt động nhân sự tiêu hao đầu vào như thời gian, tiền bạc, vật tư và sự tham gia của NLĐ. Các chi phí của công tác hoạt động nhân sự là nguồn tài nguyên cần thiết để tiến hành hoạt động đó. Những chi phí này có thể là chi phí đào tạo, chi phí điều hành và quản lý…
Thứ ba, quy hoạch NNL cho phép đơn vị nhìn nhận rõ các bộ phận hoạt động có ăn khớp với nhau không, đồng thời giải đáp cho doanh nghiệp những vấn đề như: NNL có
phù hợp với chiến lược không, NNL có đảm bảo lợi thế cạnh tranh và duy trì được lâu dài lợi thế cạnh tranh đó hay không…
Quy hoạch phát triển NNL của doanh nghiệp nhằm hướng tới tương lai và lựa chọn một chương trình hành động phù hợp cho sự phát triển NNL của ngành nói chung. Khi xây dựng quy hoạch cần đảm bảo 02 yêu cầu về: nguyên tắc xây dựng quy hoạch NNL và nội dung quy hoạch phát triển NNL.
Về vguyên tắc xây dựng quy hoạch NNL: Xây dựng quy hoạch phát triển NNL phải phù hợp với chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và chiến lược phát triển của ngành; bảo đảm huy động tối đa nguồn nhân lực; bảo đảm tính khả thi, cân đối giữa cung và cầu NNL cho mỗi ngành; bảo đảm công khai trong quá trình lập và công bố quy hoạch.
Về nội dung quy hoạch phát triển NNL: Phải xác định vị trí, vai trò và lợi thế của mô hình Doanh nghiệp; phân tích, đánh giá khả năng phát triển của đơn vị; dự báo các chỉ tiêu và luận chứng các phương án phát triển NNL của đơn vị.
Quy hoạch nguồn nhân lực được tiến hành theo qui trình 5 bước như sau:
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực. Xác định mục tiêu cần đạt được, lập kế hoạch hoạt động và phạm vi sản xuất, kinh doanh. Trên cơ sở đó, xác định nhu cầu nhân lực như số người, trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất...
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực. Đưa ra các nhận định, đánh giá những ưu điểm, hạn chế của nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp. Xét về phía nhân viên, phải đánh giá được cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên. Xét về phía doanh nghiệp, phải xem xét các chính sách quản lý nguồn nhân lực, mục tiêu, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc...của doanh nghiệp.
Bước 3: Quyết định tăng hay giảm nhân lực. Nhằm so sánh dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai với thực trạng nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, xác định nhân lực của doanh nghiệp thừa hay thiếu, từ đó đưa ra các giải pháp tăng hoặc giảm nhân lực.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện. Lập một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp. Bản kế hoạch này cần xác định các vấn đề chủ yếu như tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lại nhân sự các phòng ban, đào tạo nhân viên...
Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch. Xem xét quá trình thực hiện có gì sai lệch với mục tiêu đề ra có nảy sinh vấn đề gì mới không. Từ đó, tìm nguyên nhân và đưa ra cách giải quyết.
Quy hoạch nguồn nhân lực thường được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực. Các kế hoạch ngắn hạn này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp. Hiệu quả của quá trình hoạch định nguồn nhân lực phụ thuộc vào mức độ phù hợp của chiến lược nguồn nhân lực với các chiến lược tổng thể khác của doanh nghiệp, với đặc trưng, năng lực của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thực hiện hoạch định nguồn nhân lực phải quan tâm tới các chiến lược khác như chiến lược phát triển thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm mới...
Nhìn chung, để quy hoạch được NNL đảm bảo chất lượng cao, các nhà quản trị nhân lực của doanh nghiệp cần lưu ý trong quá trình hoạch định, lập kế hoạch NNL cần được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh chung trong toàn đơn vị. Đồng thời, phải xây dựng được chiến lược NNL tốt nhất là tuyển dụng, đào tạo và trả lương cho NLĐ sao cho họ có thể sáng tạo ra những chiến lược tương lai tốt nhất, bất kể các điều kiện tương lai như thế nào. Chiến lược này phải chú trọng tới các đặc điểm chung của con người như khả năng sáng tạo, trí thông minh, tính ham hiểu biết, có thể tin cậy được và tận tụy với tổ chức. Điều này sẽ dẫn đến những chiến lược sáng suốt và hiện thực trong tương lai. Bên cạnh đó, việc tìm ra cách thức tốt nhất để đánh giá đúng năng lực hoàn thành công việc của nhân viên để thực hiện trả công và đãi ngộ xứng đáng, để NLĐ gắn bó lâu dài với đơn vị, tích cực tích luỹ kinh nghiệm, phát huy sáng kiến trong công việc để cống hiến cho đơn vị và cũng chính là để nâng cao lợi ích của chính bản thân họ. Đó cũng chính là những nội dung cơ bản của công tác quản trị và phát triển NNL, một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp muốn sở hữu một đội ngũ cán bộ công nhân viên chất lượng cao trước tiên cần phải kiếm soát tốt đầu vào của nguồn nhân lực tức là làm tốt công tác tuyển dụng nhân lực.
Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự bao gồm hai nội dung, đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực. Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động bên ngoài và bên trong tổ chức để lựa chọn lao động cho các vị trí làm việc còn trống của tổ chức. Tuyển chọn là việc lựa chọn ứng viên cho các vị trí làm việc trống của tổ chức đó cho các chức danh công việc cần tuyển dụng. Tuyển chọn giúp cho nhà quản lý ra quyết định tuyển dụng đúng đắn, giảm được các chi phí như chi phí tuyển chọn lại, đào tạo …, hạn chế rủi ro trong công việc và giúp cho tổ chức lựa chọn được người có tài năng, tố chất tốt có khả năng thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. [10, tr 397 - 398]
Để tuyển chọn được NNL có trách nhiệm, doanh nghiệp phải tuyển chọn cả hai nguồn ứng viên: nguồn ứng viên từ bên trong doanh nghiệp và nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp.
Tuyển dụng nhân sự được coi là quá trình đầu tiên và cơ bản của quá trình tổ chức lao động. Đây là khâu rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động tuyển dụng được thực hiện tốt thì tổ chức sẽ có một đội ngũ nhân viên có trình độ, kinh nghiệm để giúp tổ chức tồn tại và phát triển, nâng cao tính cạnh tranh của tổ chức đó. Ngược lại, nếu công tác tuyển dụng của tổ chức kém sẽ làm suy yếu nguồn nhân lực của tổ chức, kéo theo đó là hoạt động kinh doanh, sản xuất kém hiệu quả, gây lãng phí nguồn lực của tổ chức.
Để có thể làm tốt công tác tuyển dụng, nhà quản lý của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng một chính sách riêng phù hợp với doanh nghiệp mình trong từng giai đoạn phát triển và hướng tới sự phát triển bền vững trong tương lai.
Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp lớn đều có những quy định cụ thể về việc tuyển dụng. Bản chất của các quy định đó phụ thuộc vào từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Những quy định đó bao gồm các nguyên tắc bắt buộc khi tuyển dụng. Chẳng hạn như bắt buộc phải quảng cáo trên báo, đài phương tiện thông tin đại chúng cho
một số vị trí, một số vị trí khác thì chỉ tuyển nội bộ; có những vị trí có thể tuyển những ứng viên mới tốt nghiệp, một số vị trí lại tuyển ứng viên đã có kinh nghiệm lâu năm; …Các doanh nghiệp nhỏ thường linh hoạt hơn, việc tuyển dụng có thể chỉ đơn giản thông qua các mối quan hệ cá nhân của những người làm trong doanh nghiệp để tìm ra những người có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, dù áp dụng một chính sách tuyển dụng linh hoạt hay cứng nhắc, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về tuyển dụng lao động và đạt được mục tiêu là chiêu mộ được những người có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải có chính sách tuyển dụng rõ ràng với quy trình tuyển dụng hợp lý.
Tóm lại, Tuyển dụng là khâu rất quan trọng, thực hiện tốt khâu tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp có được những con người có chất lượng tức là có sức khỏe, trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.
Đào tạo, phát triển lao động
Đào tạo là quá trình trang bị cho người được đào tạo những kiến thức về một chuyên môn nhất định, trong một thời gian nhất định để đảm bảo cho người được đào tạo có thể đảm đương được một công việc nào đó theo khả năng của bản thân và yêu cầu của tổ chức. Đào tạo nguồn nhân lực là phát triển tiềm năng con người, là nhân tố bảo đảm sự thành công cho mỗi doanh nghiệp.
Đa phần các doanh nghiệp lựa chọn biện pháp đào tạo để nâng cao chất lượng NNL. Thông qua đào tạo, người lao động sẽ được bổ sung những kiến thức chuyên môn, kĩ năng còn thiếu để thực hiện tốt hơn công việc được giao. Đào tạo cũng giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về các nghiệp vụ của mình, xử lí tốt các tình huống phát sinh trong công việc, làm việc tự giác hơn, có thái độ lao động tốt hơn, nâng cao khả năng thích ứng của họ trong tương lai. Từ đó, chất lượng công việc, hiệu quả làm việc được nâng cao, điều này cũng chứng tỏ chất lượng NNL được nâng cao. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức đào tạo như:
động chưa quen với công việc, vì vậy, việc đào tạo này sẽ giúp họ làm quen với công việc; nắm vững cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh và công tác, các mối quan hệ của tổ chức, doanh nghiệp; giúp người lao động trang bị thêm những kiến thức, kĩ năng cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đào tạo trong khi làm việc: Hình thức đào tạo này giúp người lao động khắc phục các thiếu sót về kiến thức và kĩ năng để hoàn thành tốt hơn chức trách, nhiệm vụ được giao ứng với chức danh công việc đảm nhận. Cùng với đó, người lao động cũng lĩnh hội được các kiến thức và kĩ năng mới đặt ra do sự thay đổi của kĩ thuật, công nghệ và yêu cầu mới của doanh nghiệp. Các cách thức đào tạo thường áp dụng trong trường hợp này gồm: Chỉ dẫn trong công việc; Tổ chức các lớp đào tạo cho người lao động; Gửi người lao động đi học tập ở các lớp chuyên sâu phục vụ cho công việc.
Đào tạo cho công việc tương lai: việc đào tạo này phục vụ cho các mục tiêu phát triển trong tương lai của doanh nghiệp hoặc của người lao động. Hình thức đào tạo này thường có 2 dạng chính: Đào tạo phục vụ cho mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp (người lao động sẽ được cung cấp những kiến thức kĩ năng mà trong tương lai họ cần phải có hoặc hiện tại họ cần phải có thì doanh nghiệp mới thực hiện được mục tiêu đặt ra cho tương lai); Đào tạo phục vụ cho mục tiêu phát triển trong tương lai của người lao động (doanh nghiệp sẽ đào tạo cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để người lao động trong tương lai có thể giữ vị trí quan trọng hơn, phù hợp với nguyện vọng của họ).
Chính sách đào tạo của doanh nghiệp là nhân tố chính ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng NNL. Một doanh nghiệp có một chính sách đào tạo đúng đắn, phù hợp, chất lượng sẽ có một lực lượng lao động được trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng, trình độ lành nghề, trình độ chuyên môn để có thể vận dụng vào trong công việc nhằm duy trì và phát triển bản thân, gia đình, doanh nghiệp và đất nước. Giáo dục, đào tạo là con đường ngắn và nhanh nhất để một doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng NNL, nâng cao lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ số ngày nay.
Nếu một doanh nghiệp có nguồn lực lao động lớn về số lượng song ít được đào tạo sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng lao động của doanh nghiệp đó, nó không những không trở thành tiền đề cho sự tăng trưởng, phát triển của doanh nghiệp mà còn trở thành một gánh nặng cho xã hội, trái lại nếu NNL đông đảo được trang bị đầy đủ các kỹ năng cần
kiện tiên quyết cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Vì vậy, để nâng cao chất lượng NNL hầu hết các doanh nghiệp đều phải có chiến lược giáo dục đào tạo cơ bản, lâu dài. Chiến lược đó phải bao trùm được cả cơ cấu ngành, nghề, kiến thức, cơ cấu lao động, cơ sở cần thiết