5. Kết cấu đề tài
1.4. Vai trò của thông tin kế toán quản trị và nhân viên kế toán quản trị
trong quá trình thực hiện phương pháp chi phí mục tiêu
Theo truyền thống, những kế toán quản trị viên là những nhân viên chức năng
trong doanh nghiệp và không có mối liên hệ nhiều với các đối tác ở các bộ phận khác
như marketing và bộ phận kỹ thuật, sản xuất. Vai trò của họ chủ yếu là cung cấp các dữ liệu tài chính, đo lường hoạt động sau một quá trình kinh doanh. Phương pháp chi
phí mục tiêu là một phương pháp đòi hỏi có một sựthay đổi về vai trò truyền thống của các nhân viên kế toán quản trị và loại thông tin mà họ cung cấp.
Vai trò thông tin kế toán quản trị đối với Phương pháp chi phí mục tiêu.
Phương pháp chi phí mục tiêu yêu cầu một sự thay đổi từ hệ thống kế toán trách nhiệm theo truyền thống (tập trung vào bộ phận) sang hệ thống thông tin kế toán định hướng theo quá trình. Trong những hệ thống kế toán trách nhiệm, trọng
tâm cơ bản của kế toán là theo từng đơn vị của tổ chức. Ngược lại, những dữ liệu
theo định hướng quá trình tập trung vào mối quan hệ liên kết giữa các đơn vị và các tổ chức với nhau. Bộ phận kế toán quản trị sẽ thu thập dữ liệu chi phí bằng cách thức mà một sản phẩm được trải qua các bộ phận như thế nào, những hoạt động nào
được yêu cầu và những hoạt động nào làm phát sinh chi phí ở từng giai đoạn. Cụ
30
quản trị được cho là quan trọng đối với quá trình thực hiện Phương pháp chi phí
mục tiêu.
Thứ nhất, thông tin vềchi phí vòng đời sản phẩm (Life cycle costing). Loại thông tin này yêu cầu tập trung vào cách thức mà mỗi giai đoạn của sản phẩm từ khi sinh ra (khâu nghiên cứu và phát triển) đến khi kết thúc (thải bỏ) đóng góp vào hình
thành chi phí sản phẩm. Xác định chi phí vòng đời sản phẩm yêu cầu tính toán chi
phí lũy kế theo từng giai đoạn sống của sản phẩm thay vì sử dụng các đối tượng chi phí của phương pháp truyền thống là theo từng bộ phận, phân xưởng hay là từng
đơn vị sản phẩm.
Thứ hai, thông tin chi phí chuỗi giá trị (value chain costing) yêu cầu việc
tính toán chi phí lũy kế dựa trên phạm vi ranh giới của mỗi tổ chức bao gồm các nhà cung cấp, các đại lý và các bên liên quan khác. Thông tin này tập trung vào mức độ đóng góp của mỗi thành viên trong chuỗi giá trị phải đạt được để thực hiện thành công mục tiêu chi phí và mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các hành động của những thành viên trong chuỗi giá trị.
Thứ ba, thông tin chi phí theo các chức năng sản phẩm. Để xác định được loại chi phí này, các nhân viên kế toán quản trị phải phân chia và gán các mục tiêu chi phí tới các bộ phận của sản phẩm dựa trên cơ sở mỗi bộ phận liên quan đến những yêu cầu/đặc tính của khách hàng và mức độ quan trọng của mỗi đặc tính/yêu cầu đối với khách hàng.
Thứtư, thông tin chi phí ảnh hưởng bởi thiết kế sản phẩm. Việc xác định chi phí này tập trung vào tác động của việc thiết kế sản phẩm tới chi phí vòng đời sản phẩm và chi phí chuỗi giá trị. Phương pháp này thu thập dữ liệu về việc những thay
đổi đặc tính vật lý của sản phẩm thông qua thiết kế sẽảnh hưởng như thế nào, ảnh
hưởng bao nhiêu tới sự thay đổi trong chi phí sản phẩm. Ví dụ, trong trường hợp của một máy kéo, bộ phận dây kéo phải xem xét về trọng lượng, mã lực và khả năng của ống bơm sẽ là các trung tâm chi phí thiết kế cơ bản (design drivers). Sự thay đổi những biến số trong thiết kế dẫn đến việc tăng hoặc giảm sốlượng các linh kiện sử dụng, số lượng quy trình sản xuất tới việc lựa chọn sử dụng các linh kiện
31
thông thường hay linh kiện tiêu chuẩn cao cấp hơn. Khi đánh giá các phương án đề
xuất từ thiết kế, thông tin kế toán quản trị chi phí là rất quan trọng để đánh giá tính
khả thi của sản phẩm.
Thứnăm, thông tin chi phí hoạt động từng bộ phận. Việc xác định này cung cấp các dữ liệu về chi phí của việc sử dụng một bộ phận sản xuất cụ thể. Những thành viên nhóm kế toán sẽ cung cấp thông tin tới các kỹsư thiết kế, những người này sẽ sử dụng thông tin chi phí để thiết kế những sản phẩm sao cho ít tốn kém hơn,
ít thời gian sản xuất hơn. Ví dụ, bước cuối cùng của quá trình sản xuất chất bán dẫn là thử nghiệm “burn-in”. Bước thử nghiệm này phải sử dụng lò điện để kiểm tra tính bền và khả năng hoạt động của các chip dưới tác động của nhiệt. Vì cơ sở phân bổ
chi phí trong trường hợp này là số giờ hoạt động của lò điện, do đó nếu xác định
vượt quá số giờ cần thiết trong bước thử nghiệm “burn-in” có thể làm gia tăng chi phí cho sản phẩm.
Thứ sáu, thông tin xác định chi phí dựa trên hoạt động (ABC). Việc áp dụng
phương pháp này có giá trị trong việc nhận diện cơ sở phân bổchi phí đối với các chi phí sản xuất gián tiếp như: nguyên vật liệu phụ, chi phí marketing, chi phí phân phối, chi phí cho các hoạt động dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ sau bán. Đây là một phương
pháp chi phí rất có ích bởi vì nó tập trung vào cách thức những thiết kế sản phẩm dẫn
đến việc tiêu dùng các hoạt động khác nhau và do đó làm phát sinh chi phí.
Vai trò của nhân viên kế toán quản trị
Hệ thống Phương pháp chi phí mục tiêu yêu cầu các nhân viên kế toán quản trị phải tham gia sớm hơn trong quá trình phát triển sản phẩm và hiểu biết sâu sắc về các chức năng sản phẩm như những thành viên của nhóm liên chức năng (Cross- functional team). Sự tham gia sớm có nghĩa là ngay từ khi sản phẩm vẫn ởgiai đoạn
đầu của phát triển –giai đoạn hình thành khái niệm sản phẩm; những nhân viên kế
toán quản trị sẽduy trì vai trò này cho đến khi kết thúc chu kỳ phát triển sản phẩm. Những nhân viên kế toán quản trị cần phải cung cấp những dựtoán chi phí xác đáng
cho mỗi lần thiết kế sản phẩm. Họ phải có tầm nhìn về phía trước và cung cấp những thông tin về chi phí sản phẩm từ những dữ liệu thiết kếchưa đầy đủ vì chưa
32
diễn ra quá trình sản xuất. Bởi vì thông tin kếtoán đó sẽ là vô ích nếu như việc cung cấp các thông tin này phải đợi cho đến khi các đặc tính thiết kế của sản phẩm đạt tới
điểm hoàn thiện cuối cùng, nó sẽ không còn có ý nghĩa phục vụ trong quá trình
đánh giá và lựa chọn các thiết kế sản phẩm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hơn nữa, các dự toán chi phí kế tiếp phải có tính chính xác cao hơn khi những lần thiết kế di chuyển từgiai đoạn khái niệm đến khi tiếp cận giai đoạn sản xuất – tiến gần hơn đến giai đoạn sản xuất. Trọng tâm của thông tin là các thông tin chi phí dự
toán và không phải là chi phí thực tế phát sinh.
Đóng vai trò là một thành viên của nhóm chức năng, một nhân viên kế toán quản trị phải giúp đỡ các thành viên khác trong nhóm từ các bộ phận khác như: kỹ
thuật viên, nhân viên marketing trong việc thực hiện các công việc của họ. Ví dụ, các kỹsư cần phải biết các tác động tài chính tới các ý tưởng kỹ thuật giá trị của họ. Chẳng hạn, với một công ty sản xuất máy pha café, các kỹsư thiết kế cần biết được khoản tiết kiệm chi phí có thể nhận được từ việc thiết kế lại chức năng giữ nhiệt của máy. Tương tự như vậy, nhân viên marketing phải biết về mức chi phí mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được cho một đặc tính sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, do đó họ sẽ không hứa với khách hàng những gì mà doanh nghiệp không thể cung cấp. Ví dụ, nhiều khách hàng có thể mong muốn thiết kế sản phẩm có một đầu máy Video và một ti vi trong những xe tải nhỏ. Những hãng xe hơi như Chrysler, Ford
và GM phải có dữ liệu chi phí tốt để xem xét rằng đặc điểm đó là có thể chấp nhận
được không với mức giá mà khách hàng sẵn sàng trả cho sản phẩm của họ.
1.5. Một số mô hình chi phí mục tiêu trên thế giới1.5.1. Mô hình chi phí mục tiêu tại Nhật