kiểm soát
a. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Qua bảng câu hỏi, kiểm toán viên nhận định về hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty TNHH Hải sản ABC là khá hữu hiệu. Để đảm bảo các câu trả lời “Có” thực sự có thực, kiểm toán viên cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát cho tất cả các câu trả lời “Có” đó. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt thời gian nên kiểm toán viên chỉ thiết kế và thực hiện một số thử nghiệm kiểm soát. Những thử nghiệm kiểm soát này được thiết kế dành cho những thủ tục kiểm soát được đơn vị xây dựng mà kiểm toán viên đánh giá là trọng yếu dựa vào kinh nghiệm của mình. Sau đây là những thử nghiệm kiểm soát KTV đã thực hiện tại Công ty TNHH Hải sản ABC:
- Thử nghiệm kiểm soát 1: Ở thử nghiệm này, KTV yêu cầu đơn vị cho xem tất cả các hóa đơn và đơn đặt hàng phát hành trong năm 2015. KTV phỏng vấn bộ phận bán hàng về hạn mức bán chịu và người có thẩm quyền xét duyệt, cách thức kiểm tra hàng tồn kho. Sau đó, KTV tiến hành chọn ngẫu nhiên mỗi tháng 2 chứng từ để kiểm tra việc phê duyệt của người có thẩm quyền.
Bảng số liệu mà KTV đã thu thập được: [xem phụ lục 05] Nhận xét:
- Công ty quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm kế toán nên việc kiểm tra khả năng cung cấp hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác.
- Ngoài ra, các đơn đặt hàng qua điện thoại đều được xác nhận lại bằng văn bản và có chữ ký xác nhận.
- Kiểm toán viên nhận thấy việc quản lý các khoản nợ phải thu của công ty được thực hiện rất chặt chẽ, quá trình lập lệnh bán hàng được đơn vị quản lý tốt.
Qua quá trình kiểm tra, KTV thấy được tất cả các hóa đơn và đơn đặt hàng được chọn đều đươc xét duyệt bởi người có thẩm quyền. Thông qua việc kiểm tra sự xét duyệt này, KTV sẽ tìm hiểu được phần nào quá trình bán hàng của đơn vị qua từng tháng nhằm phát hiện ra những yếu kém trong HTKSNB.
- Thử nghiệm kiểm soát 2: Thử nghiệm tiếp theo, KTV yêu cầu đơn vị cho kiểm tra tất cả các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho trong năm 2015. KTV sẽ tiến hành kiểm tra xem các chứng từ có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng, có được lập đúng lúc bởi các bộ phận có thẩm quyền và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan không. Bên cạnh đó, KTV cũng kiểm tra xem các hóa đơn bán hàng sau khi đã thu tiền có được đóng dấu “Đã Thu Tiền” hay không?
Bảng số liệu mà KTV đã thu thập được: [xem phụ lục 06]. Nhận xét:
Thông qua thử nghiệm này KTV sẽ kiểm tra được sự quản lý chứng từ của đơn vị, nếu các chứng từ không được đánh số trước và liên tục thì có thể sẽ bị nhân viên chiếm dụng, hoặc sử dụng cho mục đích riêng mà nhà quản lí không biết được. Đây là một thủ tục khá hữu hiệu trong việc phòng ngừa các gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên, việc thực hiện thử nghiệm này có phần trùng lắp với thử nghiệm kiểm soát 01 dẫn đến tốn thời gian.
Kết luận:
Qua quá trình kiểm tra các chứng từ thu thập được, KTV thấy được rằng các phiếu xuất kho và hóa đơn tương ứng được lập bởi các bộ phận có thẩm quyền được xử lý, xét duyệt và đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đúng theo quy định của công ty.
- Thử nghiệm kiểm soát 3: Kiểm tra tính chính xác về giá của hóa đơn, KTV yêu cầu đơn vị cung cấp các bảng giá từng kỳ và các hóa đơn trong năm. Chọn ngẫu nhiên 20 hóa đơn tính tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn, so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt tương ứng với từng kỳ.
Kết luận:
- Các số liệu tổng cộng trên hầu hết các hóa đơn được tính toán chính xác và giá của từng mặt hàng đều khớp đúng với bảng giá trong kỳ tương ứng.
- Tuy nhiên, có một số trường hợp hoá đơn tính không đúng, đơn vị đã huỷ và có kèm theo biên bản huỷ chứng từ, có chữ ký xác nhận của Giám đốc hai bên.
- Thử nghiệm kiểm soát 4: Ở thử nghiệm này, KTV sẽ chọn ngẫu nhiên 04 nghiệp vụ hàng bán bị trả lại để kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ cần thiết như: Biên bản giao trả hàng có sự xét duyệt của người có thẩm quyền, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại.
Dưới đây là bảng số liệu mà KTV đã thu thập được:
Bảng 3.5: KIỂM TRA VIỆC XÉT DUYỆT CÁC TRƯỜNG HỢP HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
ĐVT: đồng
STT Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú
1 21/03/2015 BBTH001 Hàng bán bị trả lại 215.981.230 β £
2 03/05/2015 BBTH002 Hàng bán bị trả lại 519.239.012 β £
3 16/07/2015 BBTH003 Hàng bán bị trả lại 138.002.109 β £
4 12/11/2015 BBTH004 Hàng bán bị trả lại 85.560.000 β £
( Nguồn: Công ty TNHH Hải sản ABCnăm 2015)
β: Các chứng từ đã được xét duyệt.
£: Đã đối chiếu với phiếu nhập kho. Nhận xét:
Thử nghiệm này có thể giúp cho KTV biết được sự quản lý của công ty trong việc quản lý hàng bán bị trả lại. Từ đó, có thể hạn chế được những sai sót thường hay gặp phải. Hàng bán bị trả lại có số lượng nghiệp vụ không nhiều nhưng có giá trị tương đối lớn và có nhiều chứng từ có liên quan nên việc KTV thu thập đầy đủ các chứng từ có liên quan là rất hợp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết luận:
Qua quá trình kiểm tra các nghiệp vụ và chứng từ có liên quan, KTV nhận thấy đơn vị có ban hành quy định cụ thể việc xét duyệt hàng bán bị trả lại. Vì vậy trong số những biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại đã kiểm tra đều có chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền và có đầy đủ các chứng từ cần thiết như: biên bản giao trả hàng, phiếu nhập kho…
- Thử nghiệm kiểm soát 5: KTV tiến hành quan sát và phỏng vấn sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, chức năng: thủ quỹ và kế toán công nợ, bộ phận bán hàng và bộ phận tín dụng, bộ phận giao hàng và bộ phận kho. Vì nếu một người kiêm nhiệm nhiều chức năng thì có thể dễ dàng thực hiện việc gian lận và vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm.
Nhận xét:
Sau khi tiến hành quan sát và phỏng vấn, KTV nhận thấy các bộ phận đều độc lập với nhau, không có sự kiêm nhiệm giữa các chức năng thủ quỹ, kế toán, bán hàng, giao hàng, tín dụng, kho.
Kết luận:
Thủ tục trên giúp KTV đánh giá được sự hữu hiệu trong việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, chức năng nhưng chỉ tại thời điểm KTV quan sát, còn ở những thời điểm khác việc phân chia trách nhiệm này có được vận hành tốt hay không thì thủ tục này chưa đảm bảo được. Chính vì vậy, thủ tục này chỉ cung cấp bằng chứng cho việc đơn vị có thực hiện phân chia trách nhiệm mà không đủ căn cứ để đánh giá rằng việc vận hành nó là hữu hiệu.
b. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
Qua bốn thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên nhận thấy công ty thực hiện khá đầy đủ những thủ tục kiểm soát đề ra. Chính vì vậy mà kiểm toán viên không thay đổi rủi ro kiểm soát (CR= 25%). KTV vẫn đánh giá rủi ro tiềm tàng là cao (IR=75%). Rủi ro kiểm toán và rủi ro phát hiện vẫn giữ nguyên là AR=5% và DR=26,67%.