Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

5. Kết cấu của khóa luậ n

2.1.5. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Công ty cổ phần ô tô Hoàng Anh Huếgồm có 5 phòng ban. Tuy nhiên, do đặc tính công việc cũng như nhân sự nên phòng Marketing sát nhập với phòng Kinh doanh. Đứng đầu của Công ty cổphần ô tô Hoàng Anh trên địa bàn thành phố Huế là

giám đốc - người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Hỗtrợ cho Giám đốc chính là Phó giám đốc, sẽcó quyền quyết định khi vắng mặt Giám đốc.

(Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty cổphần ô tô Hoàng Anh)

Hình2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô Hoàng Anh

Các phòng ban và chức năng, nhiệm vụtừng phòng ban: - Phòng Kỹthuật

 Chức năng:

 Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc lĩnh vực quản lý công

tác kỹ thuật, tiến độ, chất lượng đối với những sản phẩm do công ty đảm nhận.

 Giám sát chất lượng các sản phẩm mà công ty mua bán.  Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch, theo dõi, giám sát, kiểm tra, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện bảo dưỡng, bảo trì, kiểm tra các sản phẩm tại các showroom và các sản

phẩm công ty đã bán cònđang trong quá trình bảo hành, bảo dưỡng cho khách định kỳ

hàng tháng, quý, năm và độtxuất theo yêu cầu của lãnhđạo công ty.  Tổ chức nghiệm kiểmtra kĩ thuật, bảo trì tại cơ sở.

 Xây dựng định mức vật tư, định mức kinh tế kỹ thuật, nguồn hàng…và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức đó.

 Trực tiếp hoặc phối hợp với các đơn vị theo dõi, giám sát về mặt kỹ thuật, tiến độ, chất lượng đối với các sản phẩm thu mua, phân phối và hạng mục sản phẩm thuộc các

dự án do công ty đầu tư hoặctại các sản phẩm liên doanh do công ty ký kết hợp đồng. Giám đốc

Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch Chăm sóc kháchPhòng Dịch vụ- hàng

Phòng kinh doanh Phó giám đốc

 Lập các biểu mẫu, sổ sách phục vụ công tác nghiệm thu sau khi thực hiện

công việc theo tiến độ đãđưa ra trình Giámđốc công ty xem xét quyết định.

 Được phép ký các loại văn bản theo chức năng khi được Giám đốc công tyủy quyền trực tiếp.

 Thực hiện các nhiệm vụ khác về lĩnh vực kỹ thuật, bao hành, bảo dưỡng, sửa

chữa theo sự phân cấp, giao quyền của Giám đốc .

- Phòng Kế hoạch

 Chức năng

 Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty trong việc lĩnh vực triển khai kế

hoạch bảo trì, bảo dưỡng, đầu tư, công tác kếthợp liên doanh, kinh doanh của công ty  Xây dựng kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch đã đề ra theo định kỳ của công ty để báo cáo cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.

 Thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác kế hoạch, kinh doanh trong

công ty như: Văn bản, thông tư liên quan lĩnh vực hoạt động công ty.  Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện công tác bảo

trìđịnh kỳ hàng tháng, quý, năm và độtxuất theo yêu cầu của Lãnhđạo công ty.

 Phối hợp với phòng Kế toán công ty xây dựng nhu cầu và kế hoạch vốn cho

công tác bảo trì, kế hoạch kinh doanh.

 Thực hiện việc soạn thảo các Hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật.

 Thống kê tổng hợp công việc thực hiện kế hoạch theo định kỳ giúp lãnh đạo

công ty đề ra biện pháp chỉ đạo kịp thời.

 Theo dõi tình hình triển khai các hợp đồng của công ty.

 Lập kế hoạch vật tư, thiết bị, công cụ lao động theo kế hoạch hàng năm, để

chủ động đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất của công ty.

 Thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán vật tư, nguyên nhiên liệu theo quy định

của của Công ty.

 Thực hiện các nhiệm vụ khác về lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh theo sự phân

cấp, giao quyền của Giám đốc .

- Phòng Dịch vụ-Chăm sóc khách hàng

 Chức năng:

 Giúp giám đốc biết được tiềm năng của từng khách hàng cũng như phải phân

tích và đánh giá các dựa trên các lần chăm sóc tiếp xúc với khách hàng.

 Nắm được những thông tin này nhà quản lý mới đánh giá được tình hình kinh doanh, khả năng đạt được kếhoạch, mục tiêu đặt ra và đưa ra những giải pháp kịp thời.

 Giúp doanh nghiệp tập hợp và khai thác hữu hiệu các kiến thức kinh doanh tích lũy được và “thừa kế” cho các thếhệsau.

 Giúp cho nhà quản lý có thể đánh giá được năng lực của nhân viên chăm sóc

khách hàng dựa trên mức độ đạt hợp đồng và phản hồi hài lòng của khách hàng thông qua lịch sửgiao dịch.

- Phòng Marketing và phòng Kinh doanh:

 Hai phòng này được ghép làm một và thực hiện các công việc như tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu, thực hiện các chương trình marketing do Giám

đốc duyệt và tham mưu cho Giám đốc công ty về các chiến lược marketing, sản phẩm, khách hàng.

 Xây dựng kếhoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm và giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụcao.

 Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh và xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.

 Bộphận tài chính kế toán: Giúp việc cho giám đốc vềtoàn bộcông tác hoạch toán thống kê tài chính, xây dựng kếhoạch tài chính, xây dựng các định mức chi phí, tìm nguồn vốn đểthực hiện công tác hoạch toán kếtoán thống kê theo chế độhiện hành.

 Phòng tổchức hành chính: Tham mưu cho giám đốc vềnhân sự, tổ chức bộ

máy quản lý, chế độ lao động tiền lương, quản lý lao động và các công việc hành Trường Đại học Kinh tế Huế

chính. Nghiên cứu giúp giám đốc thực hiệncác chính sách nhà nước, lập kếhoạch dự

trù bảo hộ lao động, kếhoạch đào tạo hàng năm.