6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2 Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty F17
2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ
2.2.1.1 Các trường hợp tăng, giảm tiền của công ty
a) Các trường hợp tăng tiền mặt
- Thu nợ khách hàng của công ty chủ yếu là các khoản thu từ:
+ Bán sản phẩm cho các công ty xuất khẩu cùng lĩnh vực (trong nước): trong trường hợp các công ty này thiếu hàng sẽ liên hệ để mua hàng của công ty và một số đối tượng khách hàng khác (đặc biệt công ty không tổ chức bán buôn, bán lẻ)
- Thu hoàn ứng nhân viên
- Rút tiền gửi Ngân hàng nhập Quỹ tiền mặt b) Các trường hợp giảm tiền mặt
- Chi tạm ứng cho nhân viên - Thanh toàn tiền lương
- Thanh toán phí sử dụng đường bộ
2.2.1.2 Trường hợp thu nợ của khách hàng
a) Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT (liên 3): Kế toán tiêu thanh toán lập
- Chứng từ hạch toán (1liên): Kế toán thanh toán phản ánh công nợ khách hàng kẹp cùng liên 3 hoá đơn GTGT.
- Giấy xác nhận nợ: Khách hàng lập và gửi tới cho công ty có thể bằng vản bản hoặc trực tiếp đến công ty đối chiếu căn cứ vào chứng từ có liên quan.
- Phiếu thu (2 liên): Kế toán công nợ lập
- Ngoài ra bộ chứng từ thanh toán còn có một số chứng từ liên quan khác như: Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, biên bản thanh lý hợp đồng, bộ chứng từ xuất khẩu (nếu là thu nợ do nhận uỷ thác xuất khẩu), hợp đồng gia công sản phẩm hàng hoá, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu là thu nợ do nhận gia công hộ).
b) Tài khoản sử dụng
TK 1313 và TK 1311 : Phải thu khách hàng trong nước, mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
TK 1111: Tiền mặt VNĐ
Giải thích:
Kế toán công nợ: Căn cứ vào chứng từ ghi nhận nợ phải thu khách hàng, đến hạn thanh toán tiền cho công ty, kế toán sẽ thông báo cho khách hàng yêu cầu khách hàng trả nợ cho công ty. Sau khi nhận được giấy xác nhận nợ của khách hàng gửi đến hoặc khách hàng trực tiếp đến công ty để xác nhận nợ và yêu cầu thanh toán, thì kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ khách hàng, căn cứ vào chứng từ ghi nhận công nợ lưu tại tập chứng từ bán hàng chưa thu tiền gồm: Chứng từ hạch toán đính kèm với liên 3 hoá đơn GTGT và Đơn xác nhận giao hàng chuyển cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán: Công nợ trùng khớp, kế toán thanh toán tiến hành cập nhật phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và in ra phiếu thu (2 liên).
Giám đốc, kế toán trưởng: Ký duyệt xong chuyển lại cho phòng kế toán làm công tác thu tiền.
Kế toán thanh toán: Sau khi nhận bộ chứng từ đã được ký duyệt thì chuyển bộ chứng từ thanh toán, 2 liên của phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền.
Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu đã ký duyệt, tiến hành thu tiền khách hàng, cùng khách hàng ký xác nhận vào phiếu thu, đồng thời ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu và chứng từ thanh toán cho khách hàng, liên 1 của phiếu thu chuyển cho kế toán thanh toán kẹp cùng chứng từ hạch toán và hoá đơn GTGT để lưu theo số trong tập chứng từ bán hàng đã thu tiền, phục vụ trong công tác kiểm tra , quản lý khi cần thiết d) Định khoản
(số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- PT số 056 ngày 30/11/2019 thu tiền bán hàng nội địa khách vãng lai theo HĐ417 ngày 30/11/2019 số tiền 2.504.830đ
Nợ 1111 2.504.830
Có 1313 2.504.830
- PT069 ngày 30/11/2019 thu tiền bán hàng đối với Nhà hàng Nha Trang Seafoods theo HĐ449 ngày 30/11/2019 số tiền 682.000đ
Nợ 1111 682.000
Có 1313 682.000
- PT077 ngày 30/12/2019 thu tiền bảo quản bốc xếp đối với Công ty TNHH Linh Anh Seafood theo HĐ509 ngày 26/12/2019 số tiền 15.400.000đ
Nợ 1111 15.400.000
Có 1313 15.400.000
e) Sơ đồ tài khoản
1313,1311 1111
2.505.830 682.000 15.400.000
f) Minh họa chứng từ, sổ kế toán.
CÔNG TY CỔ PHẦN NHA TRANG SEAFOODS – F17
58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang
PHIẾU THU
Ngày 30 tháng 11 năm 2019
Số: 069
Nợ: 1111 682.000 Có: 1313 682.000 Họ và tên người nộp tiền: Nhà hàng Nha Trang Seafoods
Địa chỉ: 46 Nguyễn Thị Minh Khai – Lộc Thọ - Nha Trang Lý do: Thu tiền bán hàng
Số tiền: 682.000đ
Viết bằng chữ: Sáu trăm tám mươi hai ngàn đồng chẵn Kèm theo: Hóa đơn số 449
Ngày 30 tháng 11 năm 2019 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu trăm tám mươi hai ngàn đồng chẵn
2.2.1.3 Trường hợp thu hoàn ứng của nhân viên
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng (liên 1) kẹp cùng Phiếu chi (liên 1).
- Giấy đề nghị thanh toán: Nhân viên lập (2 liên) khi đã hoàn thành công việc được giao và yêu cầu kế toán thanh toán
TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 141: Tạm ứng
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Khi công việc được hoàn thành nhân viên yêu cầu thanh toán số tiền đã tạm ứng để lo công việc cho công ty, sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán của nhân viên, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng kẹp cùng liên 1 phiếu thu lưu trong tập chứng từ chưa thanh toán) và thực hiện thanh toán cho nhân viên.
Kế toán cập nhật phân hệ vốn bằng tiền để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và in phiếu thu (2 liên) thu lại số tiền đã ứng cho nhân viên. Bộ chứng từ gồm: giấy đề nghị thanh toán,
phiếu thu (2 liên), phiếu chi liên 1kẹp giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: Sau khi kiểm tra lại chứng từ thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành ký duyệt chứng từ. Và chuyển lại cho kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán: Chuyển 2 liên của phiếu thu cho thủ quỹ và kẹp các chứng từ còn lại với nhau.
Thủ quỹ tiến hành cùng nhân viên ký xác nhận vào phiếu thu và ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu cho nhân viên, liên 1 của phiếu thu chuyển lại cho kế toán thanh toán kẹp cùng tập chứng từ đã xử lý và lưu trong tập chứng từ đã thanh toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, quản lý.
d) Định khoản
(Số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 01/10/2019 nhân viên Đinh Văn Hòa lập giấy đề nghị tạm ứng để tạm ứng tiền đi công tác Miền trung với số tiền 1.000.000đ
Nợ 141 1.000.000
Có 1111 1.000.000
- Sau khi hoàn thành công việc đến ngày 31/12/2019 nhân viên Hòa đề nghị thanh toán tạm ứng. Kế toán ghi nhận thu hoàn ứng số tiền nhân viên Hòa đã tạm ứng:
Nợ 1111 1.000.000
Có 141 1.000.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
141 1111
2.2.1.4 Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng nhập Quỹ tiền mặt
a) Chứng từ sử dụng - Séc rút tiền
- Giấy báo nợ (liên 2), Giấy nhận tiền (liên 2) - Phiếu thu (2 liên)
b) Tài khoản sử dụng
TK 1111: Tiền mặt VNĐ
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Căn cứ vào dự toán chi tiền đã duyệt, kế toán lập séc rút tiền. Séc rút tiền được viết tay theo mẫu của Ngân hàng giao dịch và gửi cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Chứng từ được ký duyệt xong gửi cho thủ quỹ tiến hành giao dịch với Ngân hàng.
Thủ quỹ: Nhận được séc rút tiền đã ký, thủ quỹ đến Ngân hàng rút tiền. Công việc hoàn tất thủ quỹ nhận tiền và bộ chứng từ gồm: liên 2 giấy báo Nợ, liên 2 giấy nhận tiền, sau đó thủ quỹ gửi toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán hạch toán.
Kế toán thanh toán: nhận được chứng từ thủ quỹ chuyển qua tiến hành cập nhật phân
chứng tứ cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán chuyển 2 liên phiếu thu cùng giấy nhận tiền cho thủ quỹ xác nhận, ghi sổ quỹ và gửi lại cho kế toán lưu theo số .
d) Định khoản
- Quyết định rút tiền bằng Séc tại ngân hàng Công thương Chi nhánh Nha Trang ngày 30/10/2019, GBN063 số tiền 400.000.000đ
Nợ 1111 400.000.000
Có 1121 400.000.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa Chứng từ, Sổ sách
CÔNG TY CỔ PHẦN NHA TRANG SEAFOODS – F17
58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang
PHIẾU THU
Ngày 30 tháng 10 năm 2019
Số: xxx
Nợ:1111 400.000.000 Có:1121 400.000.000 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Ngọc Anh
Địa chỉ: 58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang Lý do: Rút tiền gửi nhập qũy
Số tiền: 400.000.000đ
Viết bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng chẵn Kèm theo:GBN063 chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 10 năm 2019
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm triệu đồng chẵn
1121 1111
NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh Công Thương Khánh Hòa
SÉC
Yêu cầu trả cho: Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods Số CMND:…….Cấp ngày:…….Nơi cấp:……… Địa chỉ: 58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang Số hiệu TK:…………..
Tại:…………
Số tiền bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng chẵn
Phần dành cho Ngân hàng ghi: TK Nợ:……….. Số tiền (bằng số): 400.000.000đ ………
Người phát hành: Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods – F17 Địa chỉ: 58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang
Số hiệu TK: 0061.00.0000134
BẢO CHI
Ngày….tháng….năm… (ký, đóng dấu)
Nha Trang, Ngày 30 tháng 10 năm 2019
Kế toán Trưởng Người phát hành
Mặt sau của tờ séc:
Phần quy định cho việc chuyển nhượng
1/ Chuyển nhượng cho:……….. Ngày…tháng… năm…
(ký, đóng dấu)
2/ Chuyển nhượng cho:……….. Ngày…tháng…năm…
(ký, đóng dấu)
Phần quy định cho lĩnh tiền mặt
Họ tên người lĩnh tiền: Nguyễn Thị Ngọc Anh
Số CMND (hộ chiếu): 231231626 Ngày cấp 17/11/2002 Nơi cấp CA Khánh Hòa
2.2.1.5 Trường hợp chi tạm ứng cho nhân viên
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng (2 liên) do nhân viên lập - Lệnh công tác (nếu có)
- Phiếu chi (2 liên) b) Tài khoản sử dụng
TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 141: Tạm ứng
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Nhân viên: nếu có nhu cầu tạm ứng tiền: như tiền lương hoặc căn cứ vào lệnh công tác, hoặc có nhu cầu tạm ứng tiền đi lo việc cho công ty theo lệnh của giám đốc, để viết giấy đề nghi tạm ứng gửi cho giám đốc xét duyệt, sau đó chuyển giấy đề nghị đã duyệt cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán: căn cứ vào chứng từ được duyệt tiến hành cập nhật phân hệ vốn bằng tiền, nhập dữ liệu vào máy (máy sẽ tự động xử lý số liệu và cập nhật vào các sổ 1111,141) và in 2 liên phiếu chi. Tập chứng từ gồm phiếu chi 2 liên, giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Thủ quỹ: tiến hành chi tiền, cùng nhân viên tạm ứng ký xác nhận vào phiếu chi và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán để lưu trong tập chứng từ hạch toán. Phục vụ cho công tác hạch toán khi nhân viên hoàn thành công việc.
d) Định khoản
(Số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 07/10/2019 Nhân viên Lý Ngọc Hương tạm ứng tiền ăn ca số tiền 250.000.000đ, PC030
Nợ 141 250.000.000
Có 1111 250.000.000
- Ngày 11/10/2019 Tạm ứng chi phí PGĐ đi công tác số tiền 36.180.000đ, PC066
Nợ 141 36.180.000
Có 1111 36.180.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
1111 141
250.000.000 36.180.000
2.2.1.6 Chi trả nợ nhà cung cấp
a) Chứng từ
- Bảng kê mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ không có hoá đơn, hoá đơn GTGT (liên 2) đính kèm với chứng từ hạch toán công nợ và phiếu nhập kho (liên 3 đối với trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa)
- Phiếu chi (2 liên) b) Tài khoản sử dụng
TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 331: Phải trả người bán
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán công nợ: Đến hạn thanh toán người bán thông báo cho công ty trả nợ, kế toán công nợ lập chứng từ đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp (nếu cần thiết). Sau khi số nợ đã trùng khớp, kế toán tiến hành thông báo cho kế toán thanh toán trả nợ nhà cung cấp. Kế toán thanh toán: căn cứ vào chứng từ ghi nhận nợ, phiếu nhập kho liên 3, HĐ GTGT hoặc bảng kê mua hàng, kiểm tra, đối chiếu lại một lần nữa rồi tiến hành cập nhật phân hệ vốn bằng tiền để phản ánh nội dung nghiệp vụ và in 2 liên phiếu chi tiền. Tất cả chứng từ được chuyển sang cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: ký duyệt xong chuyển lại cho thủ quỹ chi tiền trả nợ cho người bán
nhận đã thanh toán và liên 2 của phiếu chi được chuyển cho nhà cung cấp (nếu có yêu cầu) còn không thủ quỹ sẽ lưu giữ để đối chiếu với kế toán thanh toán khi cần thiết.
d) Định khoản
(Số liệu minh hoạ theo Quý 4 năm 2019)
- PC110 ngày 18/10/2019 Thanh toán tiền nhiên liệu số tiền 31.723.160đ
Nợ 331 31.723.160
Có 1111 31.723.160
- PC136 ngày 25/10/2019 Thanh toán tiền hàng theo PN21NH/09 Cho công ty TNHH Sản xuất và Thương mại dịch vụ Như Ý số tiền 6.990.000đ
Nợ 331 6.990.000
Có 1111 6.990.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
1111 331
31.723.160 6.990.000
2.2.1.7 Chi trả lương, thưởng cho cán bộ nhân viên
a) Chứng từ sử dụng
- Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán tiền thưởng - Phiếu chi 2 liên
b) Tài khoản sử dụng
TK 1111 : Tiền mặt VNĐ TK 3341 : Tiền lương phải trả
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Phòng lao động tổ chức tiền lương: Chuyển Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng (đã ký duyệt) cho kế toán thanh toán làm căn cứ để chi trả lương cho công nhân viên.
Kế toán thanh toán: Nhận được Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng (nếu có) tiến hành cập nhật phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phân hệ, in ra 2 liên phiếu chi. Bộ chứng từ gồm: Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán thưởng(nếu có), phiếu chi (2 liên) chuyển qua cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: ký duyệt xong chuyển qua cho thủ quỹ chi tiền
Thủ quỹ: Căn cứ vào bảng thanh toán lương, bảng thanh toán thưởng cho cán bộ công nhân viên để chi trả, nhận tiền xong mỗi người phải ký xác nhận vào Bảng thanh toán. Khi hoàn tất việc trả lương thủ quỹ ghi nhận số đã chi vào sổ quỹ, ký xác nhận vào phiếu chi và chuyển tất cả chứng từ lại cho kế toán thanh toán kiểm tra và lưu theo số chứng từ đã thanh toán (chỉ giữ lại liên 2 của phiếu chi để đối chiếu với kế toán) phục vụ cho công tác kiểm tra khi cần thiết.
d) Định khoản
(Số liệu theo Quý 4 năm 2019)
- PC027 ngày 07/10/2019 Thanh toán tiền lương công nhân nhà máy thủy sản F17 tháng 9 năm 2019 số tiền 50.789.535đ
Nợ 334 50.789.535
Có 1111 50.789.535
- PC092 ngày 15/10/2019 Thanh toán tiền lương công nhân nhà máy thủy sản F17 khu AND xử lý từ ngày 01/06 đến 01/10/2019 số tiền 86.277.000đ
Nợ 334 86.277.000
Có 1111 86.277.000
e) Sơ đồ tài khoản
334 1111
50.789.535 86.277.000
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.2.2.1 Các trường hợp tăng, giảm tiền gửi tại công ty
- Thu nợ khách hàng - Thu lãi từ tiền gửi b) Trường hợp giảm
- Chi trả nợ nhà cung cấp
- Rút tiền gửi nhập quỹ tiền mặt - Trả lãi các khoản vay
- Các khoản phải nộp Nhà nước
2.2.2.2 Trường hợp thu nợ khách hàng