6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2.2.5 Trường hợp trả lãi, gốc vay ngắn hạn, hài hạn
a) Chứng từ sử dụng - Thông báo ngân hàng - Giấy báo nợ
- Ủy nhiệm chi - Giấy nhận nợ b) Tài khoản sử dụng
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 341: Vay và nợ thuê tài chính TK 635: Chi phí lãi vay
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Nhận thông báo ngân hàng về tiền lãi, gốc vay đến hạn thanh toán, kế toán kiểm tra đối chiếu với chứng từ, sổ sách ghi nhận tại bộ phận. Nếu chính xác thì lập giấy đề nghị thanh toán xin ý kiến giám đốc để duyệt chi. Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó thủ quỹ sẽ tiến hành giao dịch với ngân hàng.
Thủ quỹ: Mang uỷ nhiệm chi đã ký duyệt đến ngân hàng giao dịch, giao dịch thành công liên 1 của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng thanh toán, liên 2 của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng mà công ty trả lãi, gốc vay, liên 3 uỷ nhiệm chi được lưu tại phòng kế toán cùng giấy báo nợ của ngân hàng.
Thủ quỹ ghi sổ phụ ngân hàng để theo dõi khoản chuyển trả và chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán: Nhận uỷ nhiệm chi cùng giấy báo nợ của ngân hàng, thi tiến hành cập nhật phân hệ kế toán vốn bằng tiền phản ánh nghiệp vụ phát sinh và in ra chứng từ hạch toán 1 liên. Chứng từ hạch toán, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký và sau đó kế toán thanh toán sẽ tiến hành kẹp lưu chứng từ theo số của chứng từ hạch toán phục vụ cho công tác kiểm tra khi cần thiết.
d) Định khoản
(Số liệu theo Quý 4 năm 2019)
- Chứng từ số 01/10UI Ngày 01/10/2019 (Ngân hàng Vietinbank) trả nợ vay theo GNN53 số tiền nợ gốc 4.212.756.506đ và số tiền lãi 11.311.059đ
Nợ 341 4.212.756.506
Nợ 635 11.311.059
Có 112 4.224.067.565
- Chứng từ số 26/10UI Ngày 07/10/2019 (Ngân hàng Vietinbank) trả nợ vay theo GNN55 số tiền nợ gốc 5.781.774.004đ và số tiền lãi 3.326.382đ
Nợ 341 5.781.774.004
Nợ 635 3.326.382
Có 112 5.785.100.386
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ sổ sách 112 341 635 4.212.756.506 5.718.774.004 11.311.059 3.326.382
2.2.2.6 Trường hợp nộp các khoản phải nộp cơ quan, nhà nước: Thuế, khoản tiền phạt,…
a) Chứng từ sử dụng
- Thông báo của cơ quan thuế - Ủy nhiệm chi (3 liên)
- Quyết định xử phạt do vi phạm pháp luật (nếu có) b) Tài khoản sử dụng
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước, các tổ chức cá nhân về khoản tiền mà công ty phải nộp, chi trả… Kế toán thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán( 2 liên viết tay) xin ý kiến giám đốc hoặc kế toán trưởng và sau đó tiến hành lập uỷ nhiệm chi nếu được lệnh của giám đốc đồng ý.
Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên (viết tay), cùng với Giấy đề nghị thanh toán đã duyệt được chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng ký xác nhận, thủ quỹ nhận chứng từ và trực tiếp đi giao dịch với ngân hàng. Liên 1, liên 2 của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng thực hiên giao dịch, liên 3 của uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng và cùng các chứng
Kế toán thanh toán: nhận bộ chứng từ thủ quỹ chuyển qua tiến hành cập nhật phân hệ tổng hợp, phản ánh nghiệp vụ phát sinh, in 1 liên chứng từ ghi sổ và chuyển qua cho kế toán trưởng ký duyệt. Chứng từ hoàn tất được lưu tại kế tóan thanh toán phục vụ cho công tác kiểm tra quản lý.
d) Định khoản
(Số liệu theo Quý 4 năm 2019)
- UNC50/10VB ngày 29/10/2019 Chi nộp tiền Bảo hiểm thất nghiệp cho Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hòa số tiền 87.194.000đ
Nợ 3389 87.194.000
Có 1121 87.194.000
- UNC84/11VB ngày 26/11/2019 Chi nộp tiền bảo hiểm y tế cho Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh hòa số tiền 198.347.220đ
Nợ 3384 198.347.220
Có 1121 198.347.220
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ sổ sách
1121 3384
3389 198.347.220
2.2.2.7 Trường hợp chi trả nợ nhà cung cấp
a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho (liên 3 với trường hợp hàng hóa mua về nhập kho) - Ủy nhiệm chi
- Giấy đề nghị thanh toán - Giấy báo nợ
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu Đối chiếu công nợ b) Tài khoản sử dụng
TK 3311: Phải trả người bán (Chi tiết cho từng nhà cung cấp) TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán công nợ: Đến hạn thanh toán người bán thông báo cho công ty trả nợ, kế toán công nợ lập chứng từ đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp (nếu cần thiết). Sau khi số nợ đã trùng khớp, kế toán công nợ chuyển bọ chứng từ cho kế toán thanh toán tiến hành trả nợ nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán: căn cứ vào chứng từ ghi nhận nợ, phiếu nhập kho, HĐ GTGT hoặc bảng kê mua hàng, kiểm tra, đối chiếu lại một lần nữa rồi lập giấy đề nghị thanh toán gửi giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt. Sau khi kí duyệt chuyển lại cho kế toán thanh toán để lập 2 liên phiếu ủy nhiệm chi. Ủy nhiệm chi và giấy đề nghị thanh toán đã duyệt được chuyển sang cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt ủy nhiệm chi.
Giám đốc, kế toán trưởng: ký duyệt ủy nhiệm chi xong chuyển lại cho thủ quỹ giao dịch với ngân hàng tiến hành trả nợ cho người bán.
Thủ quỹ: giao dịch với ngân hàng, ký xác nhận và nhận giấy báo nợ (liên 2) của ngân hàn sau khi hoàn thành công việc với ngân hàng. Thủ quỹ ghi sổ tiền gửi ngân hàng và chuyển liên 1 của Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ (liên 2) cho kế toán thanh toán lưu tại bộ phận theo số phiếu Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm chi liên 2 gửi cho nhà cung cấp (nếu có yêu cầu) còn không thủ quỹ sẽ lưu giữ để đối chiếu với kế toán thanh toán khi cần thiết.
d) Định khoản
(Số liệu theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 02/10/2019 Chứng từ số 02/10VI Thanh toán tiền cà phê cho Công ty TNHH Cà phê Là Việt số tiền 1.562.000đ, Chứng từ đi kèm: HĐ1295, PN01NH/09
Nợ 3311 1.562.000
Có 1121 1.562.000
- Ngày 01/10/2019 Chứng từ số 16/10VI Thanh toán tiền rượu, bia cho Công ty TNHH Thu Hà số tiền 90.382.001đ, Chứng từ đi kèm: HĐ10239, PN44/08.
Nợ 3311 90.382.001
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ sổ sách
2.2.2.8 Trường hợp bán ngoại tệ
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy báo nợ (Tài khoản ngoại tệ) - Giấy báo có (Tài khoản nội tệ) - Giấy xác nhận giao dịch ngoại hối b) Tài khoản sử dụng
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng VNĐ (Chi tiết cho từng ngân hàng) TK 1122: Tiền gửi ngân hàng USD (Chi tiết cho từng ngân hàng)
1121 3311
1.562.000 90.382.001
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Căn cứ vào nhu cầu sử dụng ngoại tệ, và số dư tài khoản ngoại tệ trong ngân hàng lập giấy xác nhận giao dịch ngoại hối 2 liên (Hợp đồng giao dịch ngoại hối), gửi cho giám đốc ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ trực tiếp giao dịch với ngân hàng.
hàng. Thủ quỹ sau khi ghi sổ quỹ thì chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán hạch toán phân hệ kế toán Vốn bằng tiền và lưu chứng từ theo số.
d) Định khoản
- Ngày 08/10/2019 Chứng từ số 04/10UB Công ty bán 200.000 USD cho ngân hàng BIDV với tỉ giá 23.190đ/USD
Nợ 1121 4.638.000.000
Có 1122 4.638.000.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ sổ sách
NH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VN CHI NHÁNH NHA TRANG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự do – Hạnh Phúc
Nha Trang, ngày 08 tháng 10 năm 2019
XNGD mua:
XÁC NHẬN GIAO DỊCH NGOẠI HỐI
Bên mua ngoại tệ: Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam Bên bán ngoại tệ: Công ty cổ phần Nha Trang Seafoods – F17 Số lượng ngoại tệ: 200.000 USD
Tỷ giá ngày giao dịch: 23.190 VNĐ/USD Thành tiền: 4.638.000.000
Ngày hiệu lực: 08/10/2019 Hướng dẫn thanh toán:
1. Tiền VNĐ: Được chuyển vào tài khoản nội tệ Công ty được mở tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Nha Trang
1122 1121
2. Tiền USD: Được trích từ tài khoản ngoại tệ của Công ty mở tại ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Nha Trang
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY F17