6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2.1.2 Trường hợp thu nợ của khách hàng
a) Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT (liên 3): Kế toán tiêu thanh toán lập
- Chứng từ hạch toán (1liên): Kế toán thanh toán phản ánh công nợ khách hàng kẹp cùng liên 3 hoá đơn GTGT.
- Giấy xác nhận nợ: Khách hàng lập và gửi tới cho công ty có thể bằng vản bản hoặc trực tiếp đến công ty đối chiếu căn cứ vào chứng từ có liên quan.
- Phiếu thu (2 liên): Kế toán công nợ lập
- Ngoài ra bộ chứng từ thanh toán còn có một số chứng từ liên quan khác như: Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu, biên bản thanh lý hợp đồng, bộ chứng từ xuất khẩu (nếu là thu nợ do nhận uỷ thác xuất khẩu), hợp đồng gia công sản phẩm hàng hoá, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu là thu nợ do nhận gia công hộ).
b) Tài khoản sử dụng
TK 1313 và TK 1311 : Phải thu khách hàng trong nước, mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
TK 1111: Tiền mặt VNĐ
Giải thích:
Kế toán công nợ: Căn cứ vào chứng từ ghi nhận nợ phải thu khách hàng, đến hạn thanh toán tiền cho công ty, kế toán sẽ thông báo cho khách hàng yêu cầu khách hàng trả nợ cho công ty. Sau khi nhận được giấy xác nhận nợ của khách hàng gửi đến hoặc khách hàng trực tiếp đến công ty để xác nhận nợ và yêu cầu thanh toán, thì kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ khách hàng, căn cứ vào chứng từ ghi nhận công nợ lưu tại tập chứng từ bán hàng chưa thu tiền gồm: Chứng từ hạch toán đính kèm với liên 3 hoá đơn GTGT và Đơn xác nhận giao hàng chuyển cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán: Công nợ trùng khớp, kế toán thanh toán tiến hành cập nhật phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và in ra phiếu thu (2 liên).
Giám đốc, kế toán trưởng: Ký duyệt xong chuyển lại cho phòng kế toán làm công tác thu tiền.
Kế toán thanh toán: Sau khi nhận bộ chứng từ đã được ký duyệt thì chuyển bộ chứng từ thanh toán, 2 liên của phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền.
Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu đã ký duyệt, tiến hành thu tiền khách hàng, cùng khách hàng ký xác nhận vào phiếu thu, đồng thời ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu và chứng từ thanh toán cho khách hàng, liên 1 của phiếu thu chuyển cho kế toán thanh toán kẹp cùng chứng từ hạch toán và hoá đơn GTGT để lưu theo số trong tập chứng từ bán hàng đã thu tiền, phục vụ trong công tác kiểm tra , quản lý khi cần thiết d) Định khoản
(số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- PT số 056 ngày 30/11/2019 thu tiền bán hàng nội địa khách vãng lai theo HĐ417 ngày 30/11/2019 số tiền 2.504.830đ
Nợ 1111 2.504.830
Có 1313 2.504.830
- PT069 ngày 30/11/2019 thu tiền bán hàng đối với Nhà hàng Nha Trang Seafoods theo HĐ449 ngày 30/11/2019 số tiền 682.000đ
Nợ 1111 682.000
Có 1313 682.000
- PT077 ngày 30/12/2019 thu tiền bảo quản bốc xếp đối với Công ty TNHH Linh Anh Seafood theo HĐ509 ngày 26/12/2019 số tiền 15.400.000đ
Nợ 1111 15.400.000
Có 1313 15.400.000
e) Sơ đồ tài khoản
1313,1311 1111
2.505.830 682.000 15.400.000
f) Minh họa chứng từ, sổ kế toán.
CÔNG TY CỔ PHẦN NHA TRANG SEAFOODS – F17
58B Đường 2/4 – Vĩnh Hải – Nha Trang
PHIẾU THU
Ngày 30 tháng 11 năm 2019
Số: 069
Nợ: 1111 682.000 Có: 1313 682.000 Họ và tên người nộp tiền: Nhà hàng Nha Trang Seafoods
Địa chỉ: 46 Nguyễn Thị Minh Khai – Lộc Thọ - Nha Trang Lý do: Thu tiền bán hàng
Số tiền: 682.000đ
Viết bằng chữ: Sáu trăm tám mươi hai ngàn đồng chẵn Kèm theo: Hóa đơn số 449
Ngày 30 tháng 11 năm 2019 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu trăm tám mươi hai ngàn đồng chẵn