6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2.2.2 Trường hợp thu nợ khách hàng
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy báo có, Chứng từ đối chiếu công nợ khách hàng
- Bộ chứng từ liên quan hoạt động bán hàng: Giấy xác nhận giao hàng, Hóa đơn GTGT, tờ khai hải quan,…
b) Tài khoản sử dụng
TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng VNĐ ( chi tiết cho từng Ngân hàng) TK 131 : Phải thu khách hàng (Chi tiết cho từng khách hàng) Trong đó có các tài khoản.
- TK 1311 : Phải thu khách vãng lai trong nước - TK 1312 : Phải thu khách hàng nước ngoài - TK 1313 : Phải thu khách hàng trong nước
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán công nợ: Đến hạn thanh toán nợ của khách hàng ( căn cứ vào hợp đồng thương mại đã ký kết), thông báo với khách hàng bằng Fax, hoặc điện thoại trực tiếp cho khách hàng để khách hàng có kế hoạch trả nợ cho công ty. Khách hàng gửi giấy xác nhận nợ, hoặc liên lạc trực tiếp với kế toán để đối chiếu công nợ. Công nợ trùng khớp khách hàng thông báo trả nợ bằng chuyển khoản cho công ty, Kế toán chuyển tiến hành chuyển Giấy xác nhận nợ, Chứng từ đối chiếu công nợ cho kế toán thanh toán.
Thủ quỹ: Liên hệ với ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi, nhận Giấy báo Có của ngân hàng về số tiền khách hàng thanh toán cho công ty, ghi sổ phụ theo dõi tài khoản ngân hàng và chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán hạch toán.
Kế toán thanh toán: Nhận giấy báo Có, tiến hành kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ ghi nhận công nợ khách hàng : Chứng từ hạch toán, Hoá đơn GTGT (liên 3), Giấy xác nhận nợ và chứng từ đối chiếu công nợ. Cập nhật phân hệ vốn bằng tiền phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, in chứng từ hạch toán theo mẫu tự lập của công ty (1 liên) và chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó tập chứng từ được kẹp lưu theo số của chứng từ hạch toán phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết
d) Định khoản
(Số liệu theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 03/10/2019 theo Chứng từ số 10/10VV (Ngân hàng Vietcombank) thu tiền hàng CN Nha Trang - Công ty CP Dịch Vụ Hàng Không Sân Bay Đà Nẵng đi kèm HĐ241 số tiền 314.860.000đ
Nợ 112 314.860.000
Có 1313 314.860.000
- Ngày 22/11/2019 theo Chứng từ số 03/11VE (Ngân hàng Eximbank) thu tiền hàng Công ty TNHH CBNHS Biển Xanh đi kèm HĐ426 số tiền 1.226.998.500đ
Nợ 112 1.226.998.500
Có 1313 1.226.998.500
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ sổ sách
131 112
314.860.000 1.226.998.500