6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2.1.3 Trường hợp thu hoàn ứng của nhân viên
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng (liên 1) kẹp cùng Phiếu chi (liên 1).
- Giấy đề nghị thanh toán: Nhân viên lập (2 liên) khi đã hoàn thành công việc được giao và yêu cầu kế toán thanh toán
TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 141: Tạm ứng
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Kế toán thanh toán: Khi công việc được hoàn thành nhân viên yêu cầu thanh toán số tiền đã tạm ứng để lo công việc cho công ty, sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán của nhân viên, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng kẹp cùng liên 1 phiếu thu lưu trong tập chứng từ chưa thanh toán) và thực hiện thanh toán cho nhân viên.
Kế toán cập nhật phân hệ vốn bằng tiền để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và in phiếu thu (2 liên) thu lại số tiền đã ứng cho nhân viên. Bộ chứng từ gồm: giấy đề nghị thanh toán,
phiếu thu (2 liên), phiếu chi liên 1kẹp giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
Giám đốc, kế toán trưởng: Sau khi kiểm tra lại chứng từ thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành ký duyệt chứng từ. Và chuyển lại cho kế toán thanh toán
Kế toán thanh toán: Chuyển 2 liên của phiếu thu cho thủ quỹ và kẹp các chứng từ còn lại với nhau.
Thủ quỹ tiến hành cùng nhân viên ký xác nhận vào phiếu thu và ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu cho nhân viên, liên 1 của phiếu thu chuyển lại cho kế toán thanh toán kẹp cùng tập chứng từ đã xử lý và lưu trong tập chứng từ đã thanh toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, quản lý.
d) Định khoản
(Số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 01/10/2019 nhân viên Đinh Văn Hòa lập giấy đề nghị tạm ứng để tạm ứng tiền đi công tác Miền trung với số tiền 1.000.000đ
Nợ 141 1.000.000
Có 1111 1.000.000
- Sau khi hoàn thành công việc đến ngày 31/12/2019 nhân viên Hòa đề nghị thanh toán tạm ứng. Kế toán ghi nhận thu hoàn ứng số tiền nhân viên Hòa đã tạm ứng:
Nợ 1111 1.000.000
Có 141 1.000.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
141 1111