6. Cấu trúc của chuyên đề
2.2.1.5 Trường hợp chi tạm ứng cho nhân viên
a) Chứng từ sử dụng
- Giấy đề nghị tạm ứng (2 liên) do nhân viên lập - Lệnh công tác (nếu có)
- Phiếu chi (2 liên) b) Tài khoản sử dụng
TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 141: Tạm ứng
c) Trình tự luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Nhân viên: nếu có nhu cầu tạm ứng tiền: như tiền lương hoặc căn cứ vào lệnh công tác, hoặc có nhu cầu tạm ứng tiền đi lo việc cho công ty theo lệnh của giám đốc, để viết giấy đề nghi tạm ứng gửi cho giám đốc xét duyệt, sau đó chuyển giấy đề nghị đã duyệt cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán: căn cứ vào chứng từ được duyệt tiến hành cập nhật phân hệ vốn bằng tiền, nhập dữ liệu vào máy (máy sẽ tự động xử lý số liệu và cập nhật vào các sổ 1111,141) và in 2 liên phiếu chi. Tập chứng từ gồm phiếu chi 2 liên, giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Thủ quỹ: tiến hành chi tiền, cùng nhân viên tạm ứng ký xác nhận vào phiếu chi và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán để lưu trong tập chứng từ hạch toán. Phục vụ cho công tác hạch toán khi nhân viên hoàn thành công việc.
d) Định khoản
(Số liệu minh họa theo Quý 4 năm 2019)
- Ngày 07/10/2019 Nhân viên Lý Ngọc Hương tạm ứng tiền ăn ca số tiền 250.000.000đ, PC030
Nợ 141 250.000.000
Có 1111 250.000.000
- Ngày 11/10/2019 Tạm ứng chi phí PGĐ đi công tác số tiền 36.180.000đ, PC066
Nợ 141 36.180.000
Có 1111 36.180.000
e) Sơ đồ tài khoản
f) Minh họa chứng từ, sổ sách
1111 141
250.000.000 36.180.000