Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp:

2.1.3.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

2.1.3.1. Vai trò của kế toán bán hàng

Quản lý điều hành hoạt động kinh doanh là một lĩnh vực khó khăn, phức tạp đòi hỏi nhà quản trị phải biết phối hợp đồng bộ và sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý, trong đó có công cụ kế toán. Thông qua việc hạch toán bán hàng, nhà quản trị có thể biết số liệu tổng hợp, chi tiết về quá trình tiêu thụ hàng hóa một cách chính xác và đầy đủ. Đó cũng là cơ sở tin cậy giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh cũng như biện pháp khắc phục tồn tại, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo. Đồng thời, kế toán bán hàng còn giúp nhà quản trị đánh giá được tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch về doanh thu và lợi nhuận.

Kế toán bán hàng không chỉ có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn quan trọng với những cá thể liên quan, toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau trong kinh doanh. Bán hàng là công cụ trực tiếp để doanh nghiệp xác lập mục tiêu kinh doanh. Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp giúp cơ quan Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp nhằm phát triển toàn diện nền kinh tế quốc dân. Ngoài ra, thông tin bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cung cấp là mối quan tâm của những người có lợi ích trực tiếp liên quan đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như các nhà đầu tư, chủ nợ, nhà cung cấp… Đó là cơ sở để các đối tượng này nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp.

2.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Về cơ bản, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng, để có thể phát huy công tác quản lý kinh doanh bán hàng, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu khách hàng.

24

- Tổ chức theo dõi, phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.

- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.

Thực hiện tốt các nhiệm vụ trên có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc quản lý chặt chẽ hàng hóa và kết quả bán hàng. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đó, kế toán cần nắm vững nội dung của việc tổ chức công tác kế toán đồng thời đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa bán ra về số lượng và chủng loại.

- Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và tình hình luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, tránh trường hợp trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đơn vị lựa chọn hình thức sổ sách kế toán để phát huy được những ưu điểm và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.

- Xác định và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh ở khâu bán hàng.

2.1.4. Các phƣơng thức bán hàng

Trong bán hàng các doanh nghiệp có nhiều cách khác nhau để phân phối sản phẩm, hàng hóa đến người tiêu dùng. Nhưng chung quy lại, doanh nghiệp có 2 cách để đưa hàng hóa vào trong lưu thông, đó là bán buôn và bán lẻ. Các hình thức này có những đặc điểm cũng như ưu nhược điểm khác nhau mà doanh nghiệp cần sử dụng hợp lý để có thể tối ưu lượng hàng hóa bán ra.

Bán buôn

Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng hóa cho các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp sản xuất… Đặc điểm của bán buôn là hàng vẫn nằm trong khâu lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng thường được bán theo lô hoặc

25

bán với số lượng lớn. Giá bán thường phụ thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Các kênh phân phối của hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.

Bán buôn qua kho là phương thức bán buôn hàng hóa, trong đó hàng hóa bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Buôn bán hàng qua kho được thể hiện ở 2 hình thức:

- Hình thức giao hàng trực tiếp: Bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa được xác định tiêu thụ.

- Hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó mà bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi bên mua kiểm nhận hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì mới được coi là đã tiêu thụ, quyền sở hữu được chuyển sang cho người mua. Chi phí vận chuyển do bên nào chịu được quy định trong hợp đồng.

Bán buôn vận chuyển thẳng là phương thức bán buôn hàng hóa, theo đó doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này được thực hiện qua 2 hình thức:

- Hình thức giao hàng trực tiếp (giao tay ba): theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa được xác định tiêu thụ.

- Hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, vận chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa chuyển đi mới được xác đinh là tiêu thụ.

26

Bán lẻ

Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Đặc điểm của phương thức bán lẻ là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá cả ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca (trong ngày) và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: là hình thức mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền từ khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.

- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): là hình thức khách hàng tự chọn hàng hóa mang đến quầy tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền, kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền hàng của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hóa ở quầy (kệ) do mình phụ trách. Hình thức này được áp dụng phổ biến hầu hết ở các siêu thị trên toàn quốc.

- Hình thức bán trả góp: là hình thức người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm của người mua một khoản tiền lãi do trả chậm. Đối với hình thức này, về thực chất người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua hàng hóa bán trả góp được coi là đã tiêu thụ và bên bán ghi nhận doanh thu.

- Hình thức bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hóa mà trong đó các doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại

27

hàng hóa nào đó đặt ở các nơi công cộng. Sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua.

- Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hóa: là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về sổ hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

2.1.5. Các phƣơng thức thanh toán

Có 2 phương thức thanh toán:

- Phương thức trả ngay: là phương thức thanh toán khi giao hàng cho bên mua, bên mua trả tiền ngay cho doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng.

- Phương thức trả chậm: là phương thức bán hàng doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa được quyền đòi tiền bên mua. Bên mua chưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp, bên mua thanh toán vào thời gian sau.

2.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thƣơng mại 2.2.1. Khái niệm kết quả kinh doanh 2.2.1. Khái niệm kết quả kinh doanh

“Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ.”

Kết quả hoạt động kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra với doanh thu thu về từ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì kết quả kinh doanh là lãi và ngược lại nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả là lỗ. Việc xác định kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh – thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm là tùy thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng. Báo cáo kết quả kinh doanh cho biết thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một kỳ hoạt động của doanh nghiệp. Căn cứ vào báo cáo kết quả kinh doanh, các nhà quản trị có thể

28

biết được hiệu quả hoạt động sau mỗi kỳ hoạt động từ đó đưa ra các kế hoạch tương lai. Bên cạnh đó, báo cáo kết quả kinh doanh giúp các nhà đầu tư, chủ nợ nắm bắt được tình hình tài chính để đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn.

- Cách xác định kết quả kinh doanh:

Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh và lợi nhuận thuần từ hoạt động khác khác. Trong đó, lợi nhuần từ hoạt động kinh doanh gồm lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, lợi nhuận từ hoạt động tài chính. Tổng lợi nhuận kế toán = Lợi nhuận từ bán hàng và cung cấp dịch vụ + Lợi nhuận từ hoạt động tài chính + Lợi nhuận từ hoạt động khác Lợi nhuận từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ so với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Lợi nhuận từ bán hàng và cung cấp dịch vụ = Tổng DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn của hàng xuất đã bán – CPBH và CPQLDN

Lợi nhuận từ hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa doanh thu tài chính và chi phí tài chính.

Lợi nhuận từ hoạt động tài chính

= Doanh thu tài chính

– Chi phí tài chính

Lợi nhuận từ hoạt động khác là số chênh lệch giữa khoản thu nhập khác so với chi phí khác.

29

2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Theo điều 78 Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Doanh thu là lợi ích kinh tế thu được làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp ngoại trừ phần đóng góp thêm của các cổ đông. Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền.”

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14: “Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu (ví dụ: Khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng cho đơn vị chủ hàng, thì doanh thu của người nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng). Các khoản vốn góp của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu.”

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãi tất cả 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.