5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp:
3.1.2.Phƣơng thức thanh toán và quy trình thanh toán
Các hình thức thanh toán của công ty gồm:
- Thanh toán ngay: Là phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Thanh toán bằng tiền mặt: là việc thực hiện đồng thời giữa việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ và việc thu tiền khách hàng.
Thanh toán bằng cách chuyển khoản qua ngân hàng: Đối với các đơn hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu và các khách lẻ ở các tỉnh thành khác thường thanh toán theo phương thức này. Đây là phương thức thanh toán được công ty khuyến khích các khách hàng của mình áp dụng bởi tính an toàn và nhanh chóng. Để thuận tiện cho việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và thu tiền từ khách hàng thì công ty TNHH Tiến Phúc Long đã mở tài khoản tại 2 ngân hàng là: Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu và Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam.
58
- Thanh toán sau là hình thức thanh toán cho khách hàng nợ hoặc cấn trừ công nợ. Cho nợ: Đối với những khách hàng uy tín, thường xuyên công ty có thể bán chịu trong khoảng thời gian thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng. Thời hạn thanh toán tối đa mà công ty áp dụng là 10 ngày kể từ ngày giao hàng.
Bên cạnh đó, công ty còn dùng phương thức cấn trừ công nợ. Phương thức này áp dụng cho những đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp. Khách hàng mua nợ hàng công ty, khi công ty có nhu cầu mua hàng sẽ tiến hàng cấn trừ công nợ, nếu khoản chênh lệch lớn hoặc trong khoảng thời gian nhất định thì công ty sẽ tiến hành thu nợ khách hàng.
59
Quy trình thanh toán
Khách hàng Kế toán Thủ quỹ
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Sơ đồ 3.1: Quy trình thanh toán tại Công ty TNHH Tiến Phúc Long 3.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công
ty TNHH Tiến Phúc Long
3.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty 3.2.1.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.2.1.1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu công ty kinh doanh có được từ việc bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra ngoài thị trường. Doanh thu bán hàng trong kỳ được xác định căn cứ vào đơn giá bán mà công ty xây dựng báo giá cho khách hàng và số hàng hóa thực tiêu thụ được theo công thức:
Lập phiếu thu
Thu tiền và ghi sổ quỹ Giấy báo có Ghi số tiền mặt, tiền gửi Ghi sổ công nợ Nhận hàng & HĐ
Chưa thanh toán Giao dịch với
ngân hàng Thủ tục thanh
toán
60
Doanh thu bán hàng trong kỳ
= Số lượng hàng hóa tiêu thụ thực tế
X Đơn giá bán
Chứng từ kế toán sử dung:
- Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho + chứng từ vận chuyển
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Giấy báo có, biên bản đối chiếu công nợ,…
Tài khoản sử dụng:
Kế toán công ty TNHH Tiến Phúc Long sử dụng tài khoản 511 “doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ” để theo dõi doanh thu bán hàng của tất cả các hàng hóa.
Tài khoản 511được chi tiết thành các tài khoản chi tiết để dễ quản lý: Tài khoản 511được chi tiết thành các tài khoản chi tiết để dễ quản lý: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Ngoài ra còn một số tài khoản khác:
TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp
TK 1111, 1121, 1122, 131 tương ứng với từng hình thức thanh toán của khách hàng.
3.2.1.2. Quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa gắn với lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Hoạt động bán hàng của công ty:
Hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu của công ty, nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Do đó, công tác tổ chức bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ máy kế toán công ty. Hoạt động kế toán bán hàng của công ty khá ổn định, khối lượng công việc tuy không nhiều nhưng ổn định và liên tục.
61
3.2.1.3. Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa, khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh của công ty thông qua đơn đặt hàng. Sau khi đã nhận được thông tin về đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho giám đốc từ đó lâp ra 2 bản hợp đồng và một bảng kê mua hàng một bản hợp đồng giao cho kế toán, một bản giao cho khách hàng và bảng kê chuyển cho bộ phận kho. Bộ phận kho nhận bảng kê mua hàng từ giám đốc tiến hành kiểm tra và lập phiếu đề nghị xuất hàng hóa chuyển lại cho giám đốc duyệt sau đó bộ phận kho đối chiếu và lập ra hai PXK chuyển qua cho bộ phận giao hàng. Khi bô phận giao hàng nhận được PXK, đã tiến hành giao hàng và giao cho khách hàng ký phiếu xuất kho, một phiếu để lại cho khách hàng và một phiếu chuyển bộ phận kế toán. Khi bộ phận kế toán nhận được hợp đồng và phiếu xuất kho đã ký tiến hành lập hóa đơn gồm ba liên: liên một lưu tại sổ, liên hai giao khách hàng và liên ba lưu nội bộ. Hợp đồng và PXK đã ký lưu theo STT.
62
P. Kinh doanh P. Giám đốc Bộ phận kho Bộ phận giao hàng
P. Kế toán
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Sơ đồ 3.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Tiến Phúc Long
Khách hàng Xử lý ĐĐH Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Lập HĐ và BKMH Hợp đồng Bảng kê mua hàng A B A B C D KH Phiếu ĐNXHH đã duyệt Phiếu ĐNXHH Duyệt ĐNXHH Bảng kê mua hàng Phiếu ĐNXHH đã duyệt Hóa đơn GTGT Kiểm tra và lập phiếu ĐNXHH Đối chiếu, lập PXK Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho PXK đã ký PXK đã ký Hợp đồng Lập hóa đơn Giao hàng và KH ký A E E KH KH N C N
63
3.2.1.4. Quy trình hạch toán trên phần mềm
- Đối với bán hàng chưa thu tiền
Khi khách hàng nhận nợ, kế toán lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ (chứng từ này cũng được lập 3 liên: liên 1 để bảo vệ kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại quyển). Cuối ngày, kế toán viên căn cứ vào hóa đơn và giấy xác nhận nợ đã lập, tiến hành ghi nhận doanh thu vào phần mềm như sau: Đầu tiên là khởi động phần mềm chọn tháng và năm làm việc hiện hành chọn Ok, phần mềm sẽ xuất hiện giao diện như sau:
Sau đó vào phân hệ “Nhập phát sinh” (01) chọn “HDBR” Enter. Tiếp theo, nhập thông tin chính xác theo hóa đơn (Mã khách hàng, ngày hóa đơn, số hóa đơn, ngày chứng từ) TK Nợ: 131, TK Có: 5111 Nhập mã hàng hóa ở mục VTHH nhập số lượng, đơn giá nhấn enter F12 để lưu chứng từ.
64
- Đối với bán hàng thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
Đối với thu bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu, mỗi phiếu thu thường có bảng kê đính kèm. Phiếu thu được lập thành 3 liên (liên 1: thủ quỹ giữ, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 lưu tại quyển), ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Cuối ngày, kế toán viên căn cứ vào phiếu thu kèm chứng từ gốc để ghi sổ. Còn đối với thu bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để hạch toán.
Quy trình hạch toán, ghi nhận doanh thu vào phần mềm tương tự như ở bán hàng chưa thu tiền, nhưng ở mục TK Nợ mình nhập 1111 (nếu thu bằng tiền mặt), 11211 (nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng qua ngân hàng Á Châu), 11212 (nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng qua ngân hàng BIDV).
3.2.1.5. Nghiệp vụ phát sinh
Ví dụ 1: Ngày 17/12/2018 công ty xuất bán Sữa đặc Dairy 500g cho khách hàng Nguyễn Minh Châu theo hóa đơn số 841 (Phụ lục 1) số lượng 960 lon, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 15.455đ/lon, và thanh toán bằng tiền mặt.
65
Sau khi nhận được hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và lập phiếu thu. Phiếu thu được ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Kế toán giao liên 2 của hóa đơn GTGT và phiếu thu cho ông Nguyễn Minh Châu. Cuối ngày, kế toán viên căn cứ vào phiếu thu kèm hóa đơn 841, kế toán tiến hành định khoản trên phần mềm như sau:
Trên giao diện nhập phát sinh, nhập TK nợ: 1111, kế toán phải nhập đối tượng pháp nhân là NMC01 TK có: 5111 vật tư hàng hóa: SDAI500 số lượng: 960 đơn giá: 15.455 thuế suất 10% enter kiểm tra các thông tin trên phần mềm đã nhập có khớp với hóa đơn hay chưa, sau đó nhấn phím F12 để lưu.
Nợ TK 1111: 16.320.480
Có TK 5111: 14.836.800 (15.455 x 960) Có TK 3331: 1.483.680 (14.836.800 x 10%)
Ví dụ 2: Ngày 18/12/2018, công ty xuất bán bánh quy bơ DANISA hộp 454g cho Công ty TNHH Dịch Vụ Vạn Phú Vĩnh An theo hóa đơn số 842 (Phụ lục 2), số lượng 286 hộp, đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 97.000đ/hộp. Công ty TNHH Dịch Vụ Vạn Phú Vĩnh An sẽ thanh toán bằng chuyển khoản vào ngày 24/12/2018.
Tương tự nghiệp vụ trên, kế toán viên lập hóa đơn GTGT và giấy xác nhận nợ. Sau đó, giao liên 2 hóa đơn GTGT và giấy xác nhận nợ cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn 842 và liên 3 giấy xác nhận nợ kế toán định khoản như sau:
Đối với tài khoản 131, để theo dõi chi tiết công nợ từng khách hàng, kế toán đã đặt cho mỗi khách hàng một mã đối tượng pháp nhân riêng. Với Công ty TNHH Dịch Vụ Vạn Phú Vĩnh An, kế toán viên đặt mã đối tượng pháp nhân là VPVA01. Vì vậy khi nhập vào phần mềm, sau khi nhập TK nợ: 131, kế toán phải nhập đối tượng pháp nhân là VPVA01 TK có: 5111 vật tư hàng hóa: DAN454 số lượng: 286 đơn giá: 97.000 thuế suất 10% enter kiểm tra các thông tin trên phần mềm đã nhập có khớp với hóa đơn hay chưa, sau đó nhấn phím F12 để lưu.
66
Nợ TK 131: 30.516.200
Có TK 5111: 27.742.000 (97.000 x 286) Có TK 3331: 2.774.200 (27.742.000 x 10%)
Ngày 24/12/2018, nhận được giấy báo có của ngân hàng Á Châu, kế toán tiến hành định khoản vào phần mềm:
Nợ TK 11211: 30.516.200 Có TK 131: 30.516.200
3.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng lượng hàng tiêu thụ, công ty TNHH Tiến Phúc Long có những chính sách để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Đồng thời để đảm bảo uy tín, công ty cũng có chính sách giảm giá hàng bán và cho khách hàng trả lại những mặt hàng kém phẩm chất, sai quy cách…
3.2.2.1. Chiết khấu thƣơng mại
Với chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng, Công ty TNHH Tiến Phúc Long có những chương trình khuyến mãi không thu tiền vào dịp cuối năm bắt đầu từ ngày 16 tháng 11 đến ngày 31 tháng 12 với một số mặt hàng như với dầu chai bếp vàng 5 lít ( DBV5) khi mua trên 160 chai sẽ được khuyến mãi không thu tiền 25% số lượng hàng đã mua, bánh Phaner Pie luxury 336 (PIE336) khi mua trên 500 hộp sẽ được khuyến mãi không thu tiền 9.37% trên tổng số lượng hàng mua, với dầu Golden loại 5 lít (GOL5L) khi mua trên 100 chai khách hàng cũng được tặng 25% trên tổng số lượng hàng đã mua,…và rất nhiều sản phẩm khác.
67
Quy trình kế toán:
Trong thời gian áp dụng khuyến mãi, khi khách hàng mua đủ số lượng được hưởng chiết khấu thương mại. Khi xuất hàng cho khách (bao gồm số lượng khách đã mua và số lượng hàng tặng), khách hàng đã thanh toán thì kế toán thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu vào phần mềm. Lúc này, kế toán nhập số lượng hàng hóa bán là bao gồm cả hàng mua và hàng tặng, nhưng chỉ ghi giá thanh toán để cuối kỳ phần mềm sẽ tự động hạch toán theo dõi giá vốn hàng bán, giảm doanh thu.
Tài khoản sử dụng: 5211 – chiết khấu thương mại.
3.2.2.2. Hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là hàng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng quy cách, hàng gần hết hạn…
Trong trường hợp này, khi khách hàng thông báo một số lô hàng do kém chất lượng hay một số nguyên nhân khác, kế toán công ty yêu cầu khách hàng phải giữ lại đủ chứng từ như biên bản trả lại hàng do khách hàng lập, biên bản hủy hóa đơn (trong trường hợp đã xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng) sau khi kiểm tra kiểm tra tính hợp lệ của văn bản, kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng đó và thanh toán cho khách hàng theo thỏa thuận giữa hai bên. Kế toán phản ánh bút toán ghi giảm giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng.
Tài khoản sử dụng: 5212 Quy trình kế toán:
Trong kỳ công ty không có phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại.
3.2.2.3. Giảm giá hàng bán
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Phương thức giảm giá có thể là công ty trả lại bằng tiền mặt nếu khách hàng đã thanh toán đầy đủ số tiền hàng, hoặc có thể thanh toán bù trừ cho khách hàng nếu khách hàng chưa thanh toán hết hàng cho công ty. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản doanh thu bán
68
hàng để xác định doanh thu thuần. Việc hạch toán và ghi sổ được thực hiện tương tự nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Tài khoản sử dụng: 5213
Trong công ty không có phát sinh các khoản giảm giá hàng bán.
3.2.2.4. Các nghiệp vụ phát sinh
Ví dụ 1: Ngày 07/12/2018 công ty xuất bán bánh Phaner Pie luxury 336 (PIE336) cho Công ty TNHH ĐT TM Vĩnh An Nam theo hóa đơn số 832 (Phụ lục 3), số lượng 512 hộp, đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 26.364đ, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Tổng số lượng hàng công ty TNHH ĐT TM Vĩnh An Nam đã mua lớn hơn 500 hộp nên được khuyến mãi 48 hộp cùng loại không thu tiền.
Lúc này kế toán xử lý như sau:
Kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và lập phiếu thu, và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Kế toán giao liên 2 của hóa đơn GTGT và phiếu thu cho Công ty TNHH ĐT TM Vĩnh An Nam (mã đối tượng pháp nhân là VAN01). Cuối ngày, kế toán viên căn cứ vào phiếu thu kèm hóa đơn 832, kế toán tiến hành định khoản trên phần mềm như sau:
Trên giao diện nhập phát sinh, nhập TK nợ: 1111, kế toán phải nhập đối tượng pháp nhân là VAN01 TK có: 5111 vật tư hàng hóa: PIE336 số lượng: 512 đơn giá: 26.364 thuế suất 10% enter vật tư hàng hóa: PIE336 số lượng: 48 đơn giá: 0 thuế suất 10% enter kiểm tra các thông tin trên phần mềm đã nhập có khớp với hóa đơn hay chưa, sau đó nhấn phím F12 để lưu.
Nợ TK 1111: 14.848.205
Có TK 5111: 13.498.368 (26.364 x512) Có TK 3331: 1.349.837 (13.498.368 x 10%)
Vì là hàng khuyến mãi không thu tiền nên kế toán chỉ lập bút toán xuất bán 48 hộp bán bánh Phaner Pie luxury 336 với đơn giá bằng 0.
Ví dụ 2: Ngày 11/12/2018 công ty xuất bán dầu Golden loại 5 lít (GOL5L) cho