5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Giám Đốc Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh Bộ Phận Mua Hàng Bộ Phận Bán Hàng Phòng Tổ Chức Hành Chính SEQP: An Toàn, Môi Trường Và Xúc Tiến Chất Lượng Công Nghệ Thông Tin Tổ Chức Hành Chính Phòng Kế Toán Tài Chính Kế Toán Thủ Quỹ Thủ Kho Phòng Công Nghệ Kiểm Tra Nguyên Vật Liệu Kiểm Tra Thành Phẩm Phòng Kỹ Thuật Cơ Điện Cơ Khí Xưởng Sản Xuất Lò Nung Frit Lò Sấy Cát Lò Than
Chức năng, nhiệm vụcủa từng bộphận:
• Giám đốc: là người đại diện của công ty trong việc điều hành mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh theo điều lệtổchức và hoạt động; quy chếquản lý nội bộ của công ty vềcác quyền và nghĩa vụ được giao.
Thực hiện các nghị quyết của hội đồng quản trị, quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, tuyển dụng lao động, quyết định các vấn đề tiền lương và quyền lợi khác cho người lao động trong công ty, quản lý quy chế nội bộ công ty, kiến nghị các phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh,….
• Phòng kế hoạch kinh doanh: là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc vềcông tác bán các sản phẩm của công ty; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
Thực hiện xây dựng chiến lược, kếhoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng đểtrình giám đốc phê duyệt.
Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành. Xây dựng các quy trình, quyđịnh nghiệp vụthuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quyđịnh này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty. Thực hiện các nhiệm vụkhác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công.
•Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm. Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng cácđơn vị trực thuộc. Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký. Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ
quan. Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành. Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
• Phòng kế toán - tài chính: tổ chức quản lý, giám sát, bảo toàn phát triển vốn của công ty một cách hiệu quả. Chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách, đảm bảo các công cụ và quy trình cần thiết được áp dụng theo chính sách toàn cầu và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các vấn đề thuế, báo cáo kế toán nội bộ, quản lý dòng tiền, thanh tra thuế và kiểm toán theo pháp luật Việt Nam cũng do phòng kế toán đảm nhiệm
Chịu trách nhiệm toàn bộthu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủchi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cảnhững chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủvà chính xác các sốliệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủtình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm đểtrìnhban giám đốc.
Phối hợp với phòng tổchức– hành chính thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận..
• Phòng công nghệ: Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm. Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng của sản phẩm để xuất xưởng làm cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế. Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Theo dõi, đối chiếu các hạng mục trong quá trình sản xuất, mức tiêu hao vật tư nguyên liệu để làm cơ sở thanh lý hợp đồng kinh tế giữa công ty với khách hàng. Trực tiếp báo cáo giám đốc công ty về
phục vụ sản xuất. Theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu cũng như tiết kiệm vật tư nguyên nhiên liệu trongsản xuất kinh doanh.Kết hợp với phòng kinh doanh đểtheo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
• Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu, giúp việc hội đồng thành viên,
giám đốc công ty trong các lĩnh vực về, kỹ thuật cơ khí; công tác quản lý chất lượng, định mức kinh tế kỹ thuật; công tác khoa học công nghệ và thiết bị điện tử. Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lý về kỹ thuật trong lĩnh vực cơ điện, cơ khí. Nghiên cứu biên soạn các tài liệu nghiệp vụ đào tạo công nhân kỹ thuật ngành cơ điện, cơ khí. Xây dựng và quản lý, điều hành hoạt động Hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.Xây dựng và quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật bảo đảm an toàn hàng hải, hoa tiêu hàng hải và các sản phẩm khác của Tổng công ty.
Thực hiện các công tác liên quan đến bản quyền, chuyển giao công nghệ. Kiểm tra và duyệt quyết toán các sản phẩm cho các đơn vị theo quy định.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnhđạo Tổng công ty giao.
• Xưởng sản xuất:Gồm lò nung Frit, lò sấy cát , lò than.
Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng. Theo dõi tình hình sản xuất bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục. Chịu trách nhiệm vận hành, sản xuất sản phẩm. Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn chất lượng.