5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2.4.5 Thông tin dạng văn bản
Công ty đã ban hành văn bản “ Quy định kiểm soát thông tin dạng văn bản” với mục đích quy định cách thức kiểm soát thông tin dạng văn bản trong công ty nhằm duy trì hiệu lực của hệ thống quản lý; quy định cách thức trình bày hệ thống văn bản trong công ty nhằm thống nhất cách thức ký hiệu mã, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng một cách có hệthống và nhanh chóng.
Tạo mới và cập nhật: khi phát sinh nhu cầu tạo mới hoặc sửa đổi thông tin dạng văn bản, trưởng bộphận phòng ban có trách nhiệm soạn thảo, sửa đổi để yêu cầu soạn thảo, sửa đổi. Trách nhiệm soạn thảo, xem xét và phê duyệt các văn bản được quy định cụthể.
Văn bản được tạo mới cập nhật phải đảm bảo đúng theo quy chuẩn đã đưa ra vềphần nhận biết và mô tả(Logo của công ty, tiêu đề, ký mã hiệu, ngày hiệu lực, lần soát xét, trang, phần theo dõi sửa đổi, họ tên, chức danh và chữ ký người soan thảo, người xem xét, người phê duyệt); quy định về ký mã hiệu các văn bản. Nội dung thông tin dạng văn bản được trình bày thống nhất theo quy chuẩn đã đưa ra (bao gồm các mục sau: mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu tham khảo, định nghĩa và các từviết tắt, nội dung, biểu mẫu tham chiếu).
Đối với thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài, trong quá trình thực hiện công việc, phòng tổchức hành chính và các phòng chức năng nhận tài liệu, quy định, các tiêu chuẩn, luật quốc tế, quốc gia hoặc các tài liệu do tập đoàn, nhà cung cấp, khách hàng,… cung cấp và trình chotrưởng bộphận và giám đốc xem xét, phê duyệt. Nếu thông tin dạng văn bản đó phù hợp, thì sẽ được phân phối cho các bộ phận liên quan để áp dụng. Nếu không được phê duyệt, thì sẽ được sửa đổi theo ý kiến giám đốc hoặc sẽ được hủy.
Kiểm soát thông tin được lập văn bản: các văn bản của công ty đều được kiểm soát yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng bằng cách ban hành “ Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản” nhằm thống nhất cách thức ký mã hiệu, hình thức trình bày, truy tìm, nhận dạng tài liệu, hồ sơ và biểu mẫu một cách có hệ thống và nhanh chóng. Quy trình này đã nêu rõ cách thực hiện việc kiểm soát các thông tin bằng văn bản theo các bước sau:
Bước 1: Nhân viên và trưởng các bộ phận liên quan thực hiện soạn thảo và sửa đổi.
Bước 2: Giám đốc sẽxem xét và phê duyệt. Sẽ được sửa đổi theo ý kiến giám đốc nếu không sẽtrảlại cho nhân viên vàtrưởng các bộphận liên quan.
Bước 3: Bộphận SEQP sẽcập nhật văn bản mới lên hệthống phần mềm E–smart.
Bước 4: Các trưởng bộphận sẽthu hồi và hủy bỏcác biểu mẫu, văn bản cũ.
Bước 5: Phòng tổ chức hành chính sẽ phân phối, phổ biến đến các bộ phận liên quan.
Phê duyệt
Cập nhật và lưu văn bản
Thu hồi và hủy bỏ
Bảng 2.9: Quy trình kiểm soát văn bản của công ty
Trách nhiệm Quy trình Biểu mẫu
1. Nhân viên liên quan, trưởng bộphận, bộphận SEQP
Biểu mẫu đềxuất soạn thảo và sửa đổi
2. Giám đốc Biểu mẫu đềxuất soạn
thảo và sửa đổi
3. Giám đốc Biểu mẫu đềxuất soạn
thảo và sửa đổi
4. Bộphận SEQP Phần mềm E–smart (MR-S009) 5. Trưởng bộ phận Biểu mẫu cũ Phần mềm E–smart (MR-S009) 7. Phòng tổchức
hành chính Phân phối Các biểu mẫu liên quan
(Nguồn phòng Tổchức hành chính)
Căn cứ vào tiêu chuẩn (7.5) của hệthống quản lý chất lượng, công ty đã cung cấp đầy đủ các thông tin được lập thành văn bản theo yêu cầu và các thông tin được tạo mớiđãđược cập nhật đầy đủ theo đúng quy trình.