5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2.5.5 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ
Trước khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng, công ty đã xây dựng lịch xuất hàng để xác nhận các yêu cầu của sản phẩm được đáp ứng. Dựa vào lịch xuất hàng được đưa ra, nhà máy phân bốvà làm theo kếhoạch đã xây dựng. Việc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng sẽ không được tiến hành cho đến khi các bộ phận thực hiện theo lịch xuất hàng được hoàn thành một cách thỏa đáng, trừ trường hợp được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền liên quan.
2.2.5.6 Kiểm soát đầu ra không phù hợp
Nhằm đảm bảo việc xác định rõ sản phẩm không phù hợp theo yêu cầu và kiểm soát, phòng ngừa các vấn đềcó khả năng xảy ra khi sửdụng sản phẩm hoặc vô tình chuyển giao cho khách hàng. Công ty đã xây dựng “ Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp” như sau: (Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp –
phụlục 2.6 trang 101)
Biểu mẫu, hồ sơ liên quan
• QC-F001: Phiếu ghi kết quảkiểm tra chất lượng nguyên liệu
• QC-F002: Phiếu ghi kết quảkiểm tra chất lượng nguyên liệu
• F003: Phiếu ghi kết quảkiểm tra nhiên liệu dầu
• QC-F015: Phiếu báo sản phẩm không phù hợp
• QC-F016: Biên bản
Bước 1: Nhân viên công nghệ (QC) : khi phát hiện sản phẩm không phù hợp theo các chỉ tiêu chất lượng, QC lập tức yêu cầu tách riêng sản phẩm không phù hợp, gắn tem phiếu, lập phiếu báo sản phẩm không phù hợp QC-F015. Sau đó báo cáo cho Trưởng bộphận công nghệ, cá nhân bộ phận liên quan trong việc xem xét lại sản phẩm không phù hợp.
Bước 2: Trưởng bộ phận công nghệ, QC: Kết hợp cùng các bộ liên quan xem xét nội dungở trong QC-F015 tiến hành nhận biết và phân loại sản phẩm không phù
hợp, tùy theo loại mà dựa theo một trong các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn chất lượng nguyên liệu TE-S002, chỉ tiêu chất lượng than TE-S003, chỉ tiêu chất lượng nhiên liệu dầu TE-S004, chỉ tiêu chất lượng frit Phong Điền TE-S005 để phân loại và đánh giá sản phẩm không phù hợp.
-Trường hợp khắc phục. -Trường hợp đưa vào sửdụng. -Trường hợp trảlại, loại bỏ.
Bước 3: Bộphận công nghệ:
3.1Trong trường hợp phải khắc phục: QC giao phiếu báo sản phẩm không phù hợp QC-F015 cho bộ phận nhận khắc phục và theo dõi quá trình khắc phục.Sau khi đã khắc phục xong phải báo cáo lên Trưởng BộPhận Công Nghệxem xét phê duyệt
3.2Trong trường hợp đưa vào sửdụng.
+ Đối với sản phẩm không phù hợp ở các công đoạn sản xuất thì trưởng bộ phận công nghệphối hợp với Quản Đốc cùng phê duyệt, đưa vào sửdụng .
+ Đối với sản phẩm không phù hợpở các bộ phận bàn giao cho nhau (nguyên liệu, thành phẩm) bộphận công nghệtiến hành phân tích nguyên nhân và trình ban giám đốc phê duyệt mới được đưa vào sửdụng .
+Trường hợp sản phẩm không phù hợp đã chuyển giao cho khách hàng thì giải quyết theo: quy trình giải quyết khiếu nại.
3.3Trong trường hợp trảlại, loại bỏ:
+Đối với sản phẩm không phù hợpở các công đoạn xưởng sản xuất phải loại bỏthì Trưởng bộphận Công nghệphối hợp với Quản Đốc phê duyệt.
+ Đối với trường hợp sản phẩm không phù hợp là nguyên vật liệu đầu vào thì bộ phận công nghệ lập biên bản QC-F016 kèm phiếu ghi kết quả kiểm tra chất lượng (QC-F001; QC-F002; QC-F003) phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh
Bước 4: Bộphận công nghệ(QC):
- Theo dõi sản phẩm không phù hợp khi bộphận liên quan đã khắc phục xong, báo cáo trưởng bộphận công nghệ để đưa ra kết luận; nếu đạt thì phê duyệt và lưu hồ sơ, nếu không đạt thì lập phiếu báo sản phẩm không phù hợp mới.
- Lưu bản gốc QC-F015; QC-F016 tại Bộphận công nghệvà gửi bản photo tới bộphận liên quan.
Căn cứ vào tiêu chuẩn (8.7) của hệ thống quản lý chất lượng, công ty đã ban hành đầy đủ quy định, văn bản đểkiểm soát đầu ra không phù hợp. Các bộphận đã phối hợp, kiểm soát triệt để sự không phù hợp làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty.