5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
2.2.4.4 Trao đổi thông tin
Công ty đã thực hiện việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Đối với việc trao đổi thông tin với bên ngoài, thông thường công ty trao đổi thông tin với khách hàng, nhà cung cấp, với chính quyền sở tại, công ty thành viên của tập đoàn,…Nội dung trao đổi thông thường sẽ được gửi đi qua email hoặc gọi điện trực tiếp và có thểgửi bằng văn bản giấy qua bưu điện. Việc gửi qua email hoặc gọi điện sẽ nhanh và tiện hơn trong công việc nhưng đối với những văn bản quan trọng cần sao lưu bản cứng việc gửi qua bưu điện vẫn là giải pháp hữu hiệu. Việc bảo mật thông tin cũng rất được công ty chú trọng, việc gửi hay nhận thông tin cũng luôn được sao lưu lại và nội dung thông tin luôn được bảo mật.
Còn đối với việc trao đổi thông tin trong nội bộcủa công ty, mỗi cán bộnhân viên khối văn phòng và trưởng ca, tổ trưởng của khối sản xuất điều có một địa chỉ mail riêng “@prime.vn”, để tiện cho việc trao đổi thông tin nội bộ giữa ban lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các phòng ban với nhau. Ngoài ra, có thể trao đổi thông qua gọi điện, viết giấy yêu cầu công việc, truyền miệng,... Việc trao đổi thông tin diễn ra liên tục trong lúc làm việc để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh cũng như để vận hành liền mạch giữa khối văn phòng và khối sản xuất. Đồng thời, công ty luôn xem xét các thông tin bên ngoài để đưa ra những điều chỉnh tích cực, ngăn ngừa các tác động tiêu cực cho nội bộcông ty. Việc bảo mật thông tin nội bộ được công ty làm rất chặt chẽ, những thông tin về kếtoán, tài chính, chiến lược, kế hoạch,.. của công ty chỉ có ban lãnh đạo công ty và các cá nhân cụ thể được phân quyền mới có thểtiếp cận được.
Mặt khác việc trao đổi thông tin bị phụthuộc nhiều vào đường truyền Internet, viễn thông và các thiết bị điện tửkhác. Trong những ngày mưa bão, sấm sét đường truyền Internet và viễn thông hay bị nhiễu sóngảnh hưởng đến việc trao đổi thông tin và công việc. Qua quá trình phỏng vấn em được biết, sáng ngày 23 tháng 10, dây cáp quang truyền Internet VNPT nối từkhu công nghiệp đến công ty bị đứt, dẫn dến công ty không có internet trong nhiều giờ liền, ảnh hưởng các quá trình bán hàng,
mua hàng. Hệ thống cân điện tử không thể cân thành phẩm xuất kho, nguyên liệu nhập kho. Các xe xuất nhập hàng phải chờ khắc phục đường truyền Internet, gây ách tắc giao thông, mất trật tự. Không có Internet khiến bộ phận kinh doanh không thểxuất hoá đơn nên không thểcho xe ra khỏi cổng công ty.
Qua đây ta thấy được việc trao đổi thông tin rất quan trọng cảbên ngoài và nội bộ công ty. Việc trao đổi thông tin được công ty rất chú trọng và có tính bảo mật cao. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin bị phụ thuộc nhiều vào đường truyền Internet, viễn thông và các thiết bị điện tửkhác, nên có những biện pháp khắc phục đểkhông làmảnh hưởng đến quá trình sản xuất.