Đối với công ty TNHH TMTH Tuấn Việt quy trình nhập kho sẽdiễn ra vào thứ2 thứ4 thứ6 hàng tuần, và đôi khi cũng có ngoại lệvì số lượng đặt hàng tăng nhanh mà hàng hóa trong kho không đủ cung cấp. Quy trình quản lý hoạt động nhập kho bao gồm 5bước: Hình 2.4: Quy trình quản lý hoạt động nhập kho (Nguồn: Phòng Hậu Cần Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt) Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng Yêu cầu nhập kho Lập phiếu nhập kho Thủkho xác nhận và nhập hàng Nhập hàng vào hệ thống
Bước 1: Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng
Sau khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, kiểm toán sẽ tiến hành xử lý đơn hàng và đặt hàng với nhà cung cấp. Nhằm đảm bảo được số lượng cũng như chất lượng của cả đơn hàng.Thủ kho hoặc phụkho sẽtiến hành kiểm tra tất cả hàng được giao bởi nhà cung cấp.
Bước 2: Yêu cầu nhập kho
Người nhập hàng (nhà cung cấp) sẽ cần nhập kho hàng sau khi hàng được giao đến. Vì vậy, họ cần phải lập phiếu nhập kho (theo mẫu của công ty) và gửi cho bộ phận kếtoán.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Sau khi nhận phiếu nhập kho từnhà cung cấp, kếtoán cần một lần nữa dối chiếu toàn bộ thông tin trước khi lập phiếu nhập kho.
Bước 4: Thủkho xác nhận và nhập hàng
Sau khi hoàn tất phiếu nhập kho, nhà cung cấp sẽgiao hàng cho thủkho và một lần nữa thủkho chịu trách nhiệm kiểm kê lại lượng hàng hóa chuẩn bị nhập trước khi nhập kho. Sở dĩ thủ kho phải kiểm tra lại là vì nếu bất cứ trường hợp thừa thiếu nào xảy ra thì ngay tại lúc đó thủ kho phải báo cáo với nhà cung cấp và phía địa diện bên công ty để kịp thời xử lý. Còn trường hợp hàng hóa đã được giao đúng như đơn đặt hàng thì thủkho ký nhận và tiến hành nhập hàng vào kho.
Bước 5: Nhập hàng vào hệthống
Kế toán chịu trách nhiệm nhập hàng vào hệ thống của công ty để tiện đối chiếu với thủ kho. Ở giai đoạn này kế toán cần nhập đúng chính xác số lượng, chủng loại, giá thành,…mà không được xảy ra sai sót. Nếu trường hợp xảy ra sai sót kếtoán làm nhiệm vụnày sẽphải chịu trách nhiệm
Thông qua các bước của quy trình quản lý hoạt động nhập kho, có thể thấy quy trình nhập kho của công ty được xây dựng khá cụ thể, các thủtục được diễn ra nhanh gọn, các bộphận làm việc với nhau khá chuyên nghiệp. Từ đó cho thấy việc tạo ra một quy mẫu chuẩn giúp các nhân viên hiểu rõ được trách nhiệm của mình và giúp nhà quản trị dễ tìm kiếm những lỗ hỏng trong quá trình để có thể kịp thời chỉnh sửa và hoàn thiện.