Đối với hoạt động xuất kho thì công ty thực hiện quy trình xuất kho hàng ngày và chỉ nghỉ ngày ChủNhật. Với mỗi nhu cầu của khách hàng đều khác nhau nên tùy theo nhu cầu của khách hàng mà công ty thực hiện hoạt động xuất bán cũng khác nhau. Quy trình quản lý hoạt động xuất kho bao gồm 5 bước:
Hình 2.5: Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
(Nguồn: Phòng Hậu Cần Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt)
Bước 1: Yêu cầu xuất hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên hoặc thủkho cần lập yêu cầu xuất kho (theo mẫu của công ty)
Bước 2: Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng
Giai đoạn này khá quan trọng, vì nếu trường hợp hàng tồn trong kho đã hết thì phải lập tức gửi yêu cầu nhập thêm hàng hóa đồng thời thông báo bên khách hàng để giảm sựchờ đợi của họvà hẹn khi hàng đầy đủsẽgiao ngay.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sẽ được gửi đến kế toán, sau đó kế toán sẽtiến hành lập phiếu xuất kho rồi chuyển đến thủkho.
Bước 4: Xuất kho và giao hàng
Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ lập tức tiến hành soạn hàng theo đơn yêu cầu và giao cho bộphận giao hàng đểkịp thời giao hàng đến khách hàng.
Bước 5: Cập nhật vào hệthống
Kế toán cần cập nhật ngay lại nhật ký xuất kho và số lượng HTK còn lại. Đồng thời sốliệu của kếtoán và thủkho phải được thống nhất và chính xác.
Yêu cầu xuất hàng Kiểm tra HTK và chuẩn bị hàng Lập phiếu xuất kho Xuất kho và giao hàng Cập nhật vào hệ thống
Cũng như quy trình nhập kho, quy trình quản lý hoạt động xuất kho của công ty với các bước làm việc gắn liền với một phận cụ thể, tính hệthống cũng như tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp. Nhà quản trị cũng từ đó mà kiểm soát được số lượng cũng như chất lượng HTK đểxây dựng những chiến lược phát triển phù hợp với tình hình của công ty.