khối phòng, ban để giúp họ hoàn thành tốt nhất công việc của mình
Thiết lập mục tiêu là một trong các bƣớc trong việc tạo động lực cho viên chức khối phòng, ban, nâng cao tính tự chủ của chính họ vì họ đƣợc tham gia trực tiếp vào việc tạo ra mục tiêu làm việc của chính mình. Phƣơng pháp này giúp viên chức khối phòng, ban hiểu rõ hơn những mục tiêu, chiến
lƣợc của nhà trƣờng, thấy đƣợc họ là mắt xích quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu và chiến lƣợc chung của nhà trƣờng.
Đầu tiên, cần nâng cao nhận thức của đội ngũ lãnh đạo của các khoa giảng dạy về tầm quan trọng của hoạt động thiết lập mục tiêu tới động lực và hiệu quả làm việc của viên chức khối phòng, ban. Và nhƣ vậy, đội ngũ lãnh đạo các khoa của nhà trƣờng cần đầu tƣ về thời gian, nguồn lực cho việc áp dụng và thực hiện biện pháp tạo động lực bằng cách thiết lập mục tiêu hiệu quả cho từng viên chức khối phòng, ban.
Nhà trƣờng có thể tổ chức các buổi hội thảo, các khóa đào tạo về k năng mềm trong đó có k năng thiết lập mục tiêu cho đội ngũ lãnh đạo từ cao xuống thấp về các kiến thức cơ bản và cần thiết có thể áp dụng hiệu quả trong thực tế. Việc tiến hành đào tạo có thể liên kết với các cơ sở đào tạo đạt chuẩn hoặc mời chuyên gia về dạy tại trƣờng.
Trong các cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng, quý, năm, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng trực tiếp phổ biến, giải thích chiến lƣợc phát triển, mục tiêu của nhà trƣờng và của các phòng, ban để đảm bảo toàn bộ đội ngũ viên chức khối phòng, ban nhà trƣờng hiểu rõ và cam kết c ng thực hiện mục tiêu chung.
Các Trƣởng, Phó khoa, Trƣởng, Phó phòng chức năng là ngƣời trực tiếp c ng viên chức khối phòng, ban của mình thiết lập mục tiêu làm việc. Cần quy định rõ trách nhiệm của ngƣời lãnh đạo trực tiếp là ngƣời có trách nhiệm hỗ trợ viên chức khối phòng, ban thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc.
Luôn thu hút viên chức khối phòng, ban c ng tham gia vào quá trình đặt mục tiêu, để họ tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Sau đó ngƣời quản lý cần thảo luận, trao đổi với viên chức khối phòng, ban để có sự thống nhất cần thiết các mục tiêu đã định. Các viên chức khối phòng, ban là ngƣời hiểu đƣợc mình có khả năng đạt đƣợc mục tiêu đó hay không, do đó trong quá trình xây dựng mục tiêu cần bàn bạc, tham khảo thêm ý kiến của viên chức khối phòng, ban nhà trƣờng.
Một số lưu ý đối với mục tiêu được đưa ra:
Mục tiêu của các viên chức khối phòng, ban, các phòng ban, các khoa phải hƣớng tới mục tiêu chung của nhà trƣờng. Mục tiêu đƣợc thiết lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lƣờng đƣợc, khả thi và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích viên chức khối phòng, ban nỗ lực đạt đƣợc mục tiêu.
Từ bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của viên chức khối phòng, ban, nhà quản lý sẽ xác định các nhiệm vụ mà viên chức khối phòng, ban cần phải thực hiện, các thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp họ có cơ sở xác định kết quả công việc cần đạt đƣợc. Việc hoàn thiện các văn bản phân tích công việc, làm rõ nhiệm vụ cụ thể của viên chức khối phòng, ban, xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng cho các chức danh công việc sẽ là căn cứ để thiết lập mục tiêu cụ thể, ph hợp cho viên chức khối phòng, ban. Các mục tiêu công việc cần đƣợc gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ƣu tiên của các mục tiêu.
Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của viên chức khối phòng, ban (áp dụng phương pháp đánh giá thực hiện công việc được học viên đề xuất trong phần giải pháp hoàn thiện hoạt động đánh giá thực hiện công việc).