trƣờng cần duy trì và nâng cao hơn mức chi các loại phúc lợi nhƣ các ngày lễ, tết, các trợ cấp cho giáo dục đào tạo,… Với các khoản mức chi của từng loại phúc lợi đó cần quy định mức cụ thể và công khai với viên chức khối phòng, ban nhà trƣờng.
+ Nhà trƣờng cần thông tin thƣờng xuyên, giải thích rõ cho viên chức khối phòng, ban hiểu các chế độ phúc lợi mà họ nhận đƣợc. Các chƣơng trình nhƣ hội diễn văn nghệ, giao lƣu thể thao, hoạt động thăm quan, nghỉ mát vào dịp hè giúp viên chức khối phòng, ban giải tỏa những căng thẳng sau giờ làm việc, phục hồi lại sức khỏe, tăng thêm tinh thần đoàn kết, hiểu biết giữa cấp trên và cấp dƣới góp phần cải thiện hiệu quả làm việc trong những giai đoạn tiếp theo.
+ Bên cạnh những chính sách phúc lợi đã có, Nhà trƣờng cần bổ sung một số chƣơng trình phúc lợi mới nhƣ: hỗ trợ nhà ở cho những viên chức khối phòng, ban ở xa, viên chức khối phòng, ban trẻ chƣa có gia đình hoặc mới lập gia đình, hỗ trợ tiền xăng xe, công tác phí…
3.3.3. Nhóm giải pháp tạo động lực làm việc thông qua công cụ phi tài chính tài chính
3.3.3.1. Hoàn thiện bố trí và sử dụng lao động
Thứ nhất, thiết kế lại công việc theo hướng mở rộng công việc, làm phong phú hóa công việc giúp tăng tính hấp dẫn của công việc.
Song hành với quá trình làm những công việc lặp đi lặp lại thì sự nhàm chán trong công việc tăng lên. Muốn làm cho viên chức khối phòng, ban có động lực làm việc tốt hơnthì cần làm cho họ thấy công việc đảm nhận còn có nhiều điều mới lạ, mang tính thách thức, vì con ngƣời luôn muốn khám phá cái mới và vƣợt lên chính mình. Để làm cho công việc của viên chức khối phòng, ban luôn hấp dẫn, giảm sự nhàm chán, đơn điệu trong công việc cần quan tâm thiết kế lại công việc theo hƣớng mở rộng công việc hoặc làm phong phú hóa công việc.
- Mở rộng công việc: Làm tăng thêm đầu nhiệm vụ và giảm khối lƣợng mỗi đầu nhiệm vụ cho mỗi công việc, viên chức khối phòng, ban sẽ đƣợc giao nhiệm vụ và trách nhiệm rộng hơn. Các nhiệm vụ đƣợc cộng thêm tƣơng tự với nội dung công việc trƣớc đó. Có thể giao các đề tài, giao các nhiệm vụ tổ chức seminar khoa học, hội thảo cho chính các viên chức khối phòng, ban trực tiếp tham gia, từ đó họ thấy đƣợc trách nhiệm của bản thân và đặc biệt tránh việc nhàm chán khi chỉ cắp ô đến trƣờng, hết giờ lại về.
- Làm phong phú hoá công việc: Thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu. Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho viên chức khối phòng, ban, tạo điều kiện cho viên chức khối phòng, ban đƣợc tự quyền quyết định nhiều hơn trong hoạt động của họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tƣơng ứng. Những trách nhiệm đƣợc tăng thêm là không tƣơng tự nhƣ những gì mà viên chức khối phòng, ban đã làm. Việc giao nhiệm vụ cho viên chức khối phòng, ban cần đúng với năng lực và mang tính thử thách, giúp viên chức khối phòng, ban hứng thú hơn với công việc. Phong phú hóa công việc là làm tăng chiều sâu trách nhiệm của viên chức khối phòng, ban, không bằng việc tăng số lƣợng công việc mà bằng cách tăng mức độ phức tạp của công việc. Đối với hệ đào tạo của Đại học, trong những năm gần đây đã mở thêm các hệ đào tạo chất lƣợng cao và tài năng, Ban Giám hiệu Nhà trƣờng có thể căn
cứ vào năng lực của đội ngũ viên chức khối phòng, ban và giao cho các viên chức khối phòng, ban tham gia giảng dạy các lớp chất lƣợng cao tài năng, từ đó viên chức khối phòng, ban phải xây dựng giáo trình mới, liên tục cập nhật kiến thức…
- Cơ sở để tiến hành thiết kế lại công việc: Việc thiết kế lại công việc theo hƣớng mở rộng/phong phú hóa công việc cần đƣợc thực hiện dựa trên các cơ sở sau:
Căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định những công việc cụ thể hiện tại của viên chức khối phòng, ban: Bản mô tả công việc chi tiết giúp vạch ra vai trò, trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của viên chức khối phòng, ban. Tài liệu này sẽ thể hiện rõ ràng những công việc mà viên chức khối phòng, ban phải thực thi, cũng nhƣ miêu tả trách nhiệm, nghĩa vụ và các mối quan hệ trong công việc. Ngƣời quản lý phải hiểu rõ các nhiệm vụ viên chức khối phòng, ban đang phải thực hiện để hiểu rõ tính chất công việc, mức độ phức tạp, mức độ nhàm chán của công việc... Trên cơ sở đó, ngƣời quản lý sẽ làm căn cứ phát triển thêm chiều rộng, cộng các đầu nhiệm vụ có nội dung tƣơng tự nhiệm vụ trƣớc đó hoặc tăng chiều sâu trách nhiệm của mỗi viên chức khối phòng, ban đối với công việc, nhờ vậy mà viên chức khối phòng, ban sẽ làm việc một cách hứng thú và hiệu quả hơn.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc: Kết quả đánh giá thực hiện chính xác sẽ giúp ngƣời quản lý nắm đƣợc điểm mạnh và điểm yếu của viên chức khối phòng, ban, nhiệm vụ nào viên chức khối phòng, ban thƣờng xuyên hoàn thành tốt để tăng thêm chiều sâu trách nhiệm công việc, kết quả đánh giá giúp phát hiện ra các tiềm năng, sở trƣờng của viên chức khối phòng, ban làm cơ sở gia tăng các nhiệm vụ khó khăn, thách thức hơn giúp viên chức khối phòng, ban có cơ hội phát triển khả năng của mình.
Năng lực của viên chức khối phòng, ban: Việc giao nhiệm vụ, tăng tính trách nhiệm cho viên chức khối phòng, ban phải căn cứ vào năng lực
của họ. Viên chức khối phòng, ban có đủ các kiến thức, k năng để hoàn thành nhiệm vụ mang tính thách thức đƣợc giao hay không. Việc giao nhiệm vụ quá khó khăn sẽ khiến viên chức khối phòng, ban không thực hiện đƣợc, làm viên chức khối phòng, ban chán nản, giảm động lực lao động. Vì thế, cần giao nhiệm vụ đúng với năng lực và sở trƣờng của viên chức khối phòng, ban.
Nguyện vọng của viên chức khối phòng, ban: Nhà trƣờng nên có chính sách khuyến khích viên chức khối phòng, ban tham gia vào việc thiết kế lại công việc của chính họ, đề xuất làm các công việc họ yêu thích. Viên chức khối phòng, ban có thể đề nghị các nhiệm vụ họ muốn đƣợc thực hiện, sở thích của họ, đề nghị với ban lãnh đạo về sự thay đổi trong thiết kế công việc hàng ngày nhằm làm cho công việc của họ hấp dẫn và thỏa mãn hơn, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình. Với cách tiếp cận này những đóng góp của mỗi ngƣời đều đƣợc công nhận, hƣớng nỗ lực của họ vào việc hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
* Để việc thiết kế lại công việc đạt hiệu quả, tăng mức độ hứng thú của viên chức khối phòng, ban với công việc, cần lƣu ý:
+ Gia tăng tính chủ động và tự chịu trách nhiệm cho viên chức khối phòng, ban. Ngƣời quản lý không nên giám sát quá chặt chẽ mà để cho viên chức khối phòng, ban có nhiều tự do hơn trong việc lựa chọn phƣơng pháp làm việc, trình tự thực hiện công việc và nhịp độ tiến hành công việc (ví dụ: tạo thêm không gian để viên chức khối phòng, ban có thể thay đổi phƣơng pháp làm việc, tạo hứng thú trong công việc và để công việc đạt hiệu quả hơn…).
+ Ngƣời quản lý cần kịp thời cung cấp các thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc cho viên chức khối phòng, ban, có những hỗ trợ kịp thời cho viên chức khối phòng, ban hoàn thành nhiệm vụ.
+ Khi công việccủa viên chức khối phòng, ban hoàn thành xuất sắc, phải có những khen thƣởng, biểu dƣơng xứng đáng. Khi sinh viên do viên chức khối phòng, ban hƣớng dẫn, giảng dạy đạt thành tích cao trong các kỳ thi, có thành tích đặc biệt xuất sắc, ban lãnh đạo nhà trƣờng cũng cần có những hình thức khen thƣởng ph hợp, để kịp thời động viên, khích lệ.
Thứ hai, công tác bố trí sử dụng viên chức khối phòng, ban có ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà viên chức khối phòng, ban đảm nhận. Để tránh tình trạng viên chức khối phòng, ban không đƣợc bố trí công việc thích hợp với trình độ và năng lực, lãnh đạo Nhà trƣờng cần có những giải pháp để khắc phục.
Bố trí sử dụng viên chức khối phòng, ban ph hợp với khả năng và năng lực tạo điều kiện cho họ phát huy tốt nhất khả năng và năng lực của mình. Đối với những viên chức khối phòng, ban hiện tại đang đƣợc bố trí không ph hợp với trình độ chuyên môn, có thể xem xét giảm bớt nhiệm vụ hoặc tiến hành đào tạo cho viên chức khối phòng, ban những kĩ năng, kiến thức cần thiết đáp ứng yêu cầu hoạt động công việc hiện tại.
Ngoài ra, cần có sự quan tâm thoả đáng đến mong muốn và nguyện vọng, sở trƣờng của viên chức khối phòng, ban để tạo hứng thú cho họ khi làm việc.
3.3.3.2. Hoàn thiện công tác đánh giá việc thực hiện công việc của viên chức khối phòng, ban.
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị nhân sự, việc đánh giá giúp khẳng định năng lực, khả năng của viên chức khối phòng, ban nhà trƣờng. Đây là cơ sở giúp Nhà trƣờng tuyển dụng, tuyển chọn, phát triển đội ngũ viên chức khối phòng, ban hiện tại, đồng thời giúp xây dựng các chế độ tiền lƣơng hợp lý, đƣa ra quyết định quản lý viên chức khối phòng, ban một cách công bằng, chính xác. Bên cạnh đó, đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống chính thức tình hình thực
hiện công việc của viên chức khối phòng, ban trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng và thảo luận sự đánh giá đó. Bởi vậy, đối tƣợng đánh giá là năng lực, phẩm chất đạo đức, trình độ giáo dục đào tạo của viên chức khối phòng, ban. Xác định đối tƣợng đánh giá đúng đắn sẽ dễ dàng cho việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra và quá trình thảo luận kết quả đánh giá.
Hiện nay, do Nhà trƣờng chƣa có hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nên việc đánh giá viên chức khối phòng, ban chƣa chính xác, chƣa hiệu quả, chƣa đạt những mục đích nhƣ mong muốn của lãnh đạo Nhà trƣờng. Đánh giá việc thực hiện công việc mới chỉ dừng lại ở việc thống kê đầu công việc, số công trình nghiên cứu mà chƣa chú trọng đến chất lƣợng công việc. Từ việc đánh giá viên chức khối phòng, ban không chính xác, đã ảnh hƣởng đến hàng loạt vấn đề liên quan trong quản trị nhƣ: Việc tăng lƣơng không công bằng, đào tạo không đúng ngƣời, việc đề bạt không tạo động lực thúc đẩy viên chức khối phòng, ban làm việc tốt hơn. Với cách đánh giá nhƣ trên, những viên chức khối phòng, ban làm việc không hiệu quả, thiếu trách nhiệm thƣờng tích cực ủng hộ, ngƣợc lại, những viên chức khối phòng, ban tích cực làm việc, có trách nhiệm với công việc thƣờng có tâm lý bất mãn vì tất cả đều đƣợc đánh giá nhƣ nhau và chắcchắn sẽ giảm hiệu suất làm việc.
Bởi vậy, cần thiết phải cải tiến hệ thống đánh giá thực hiện công việc một cách khoa học, trong đó bao gồm: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc rõ ràng, các phƣơng pháp đo lƣờng khoa học và sự phản hồi thông tin một cách kịp thời đến viên chức khối phòng, ban và bộ phận quản lý. Để khuyến khích viên chức khối phòng, ban cống hiến hết mình trong công việc, thì cần phải có chế độ đãi ngộ rõ ràng, điều đó thể hiện qua việc xây dựng hệ thống đánh giá tốt. Với những lý do nêu trên và với mục đích tạo động lực làm việc cho đội ngũ viên chức khối phòng, ban tại Nhà trƣờng, cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
- Xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng, chi tiết
Cho d áp dụng bất cứ phƣơng pháp đánh giá nào, nhà quản lý cũng cần có các tiêu chí đánh giá viên chức khối phòng, ban. Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ đƣợc giao thực hiện và mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt tới. Để kết quả đánh giá phản ánh chính xác và công bằng kết quả thực hiện công việc của viên chức khối phòng, ban yêu cầu các tiêu chí phải đƣợc xây dựng đầy đủ, cụ thể, định lƣợng, dựa vào các văn bản phân tích công việc. Ngoài các tiêu chí về khối lƣợng công việc còn cần các tiêu chí về thái độ làm việc, khả năng áp dụng các kiến thức và k năng; phẩm chất, quan hệ đồng nghiệp...
* Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp
- Nhà trƣờng cần sử dụng phƣơng pháp đánh giá Quản lý bằng mục tiêu kết hợp với phƣơng pháp Thang đo dựa trên hành vi. Cụ thể là ngƣời quản lý sẽ sử dụng phƣơng pháp quản lý bằng mục tiêu để đánh giá việc hoàn thành các mục tiêu đƣợc giao trong kỳ, kết hợp với phƣơng pháp Thang đo đồ họa để đánh giá kết quả, thái độ và hành vi của viên chức khối phòng, ban trong quá trình thực hiện công việc.
- Phƣơng pháp quản lý bằng mục tiêu: Ở phƣơng pháp đánh giá thực hiện công việc dựa vào quản lý bằng mục tiêu, vào đầu chu kì công việc ngƣời quản lý và viên chức khối phòng, ban sẽ c ng ngồi lại với nhau để thảo luận về các yếu tố chính trong công việc của viên chức khối phòng, ban, căn cứ vào mụctiêu chung của Nhà trƣờng, mục tiêu của phòng, của bộ phận, ngƣời quản lý sẽ định hƣớng và c ng thảo luận với viên chức khối phòng, ban về các mục tiêu cụ thể cần đạt đƣợc trong công việc của họ. Hƣớng dẫn để viên chức khối phòng, ban xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Những mục tiêu và kế hoạch hành động này sẽ đƣợc ghi chép lại. Cần gắn các trọng số cho các mục tiêu để xác định mục tiêu nào là mục tiêu ƣu tiên. Trong quá trình thực hiện công việc thuộc chu kì đánh giá viên chức khối phòng, ban thƣờng xuyên xem
xét quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu của mình, nếu có khó khăn trong việc thực hiện mục tiêu họ sẽ trao đổi với ngƣời quản lý để điều chỉnh cách thực hiện công việc, yêu cầu hỗ trợ và có thể điều chỉnh mục tiêu. Cuối kỳ công việc, ngƣời đánh giá sẽ c ng trao đổi với viên chức khối phòng, ban về quá trình thực hiện những mục tiêu đã đƣợc thiết lập từ đầu, những gì đạt đƣợc và chƣa đƣợc. C ng phân tích nguyên nhân và đƣa ra giải pháp. Qua đó đánh giá quá trình thực hiện công việc của viên chức khối phòng, ban.
+ Tiến hành tổ chức đào tạo người đánh giá để giúp nguời đánh giá có thể thực hiện đánh giá công bằng, chính xác, hiểu rõ mục đích đánh giá.
- Để công tác đánh giá thực hiện công việc đƣợc thực hiện tốt thì Nhà trƣờng cần có một chƣơng trình đào tạo ngƣời đánh giá một cách cụ thể. Những ngƣời đánh giá có thể không hiểu rõ về quy trình, cách thức, mục tiêu...của hệ thống đánh giá. Điều này sẽ dẫn đến đánh giá không chính xác và thiếu sự thống nhất giữa các phòng, khoa, đơn vị. Chính vì thế cần phải tổ chức đào tạo, tập huấn cho những ngƣời đánh giá. Phòng Tổ chức cán bộ là đơn vị đứng ra chủ trì tổ chức đào tạo nhằm phổ biến tất cả những vấn đề liên quan tới Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và cách thức thực hiện nó. Đi kèm với hoạt động này là các văn bản hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể. Đối với những viên chức khối phòng, ban cũng cần hƣớng dẫn họ cách thức tự đánh