2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức
Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì công ty cần có một cơ chế quản lý phù hợp với năng lực và ngành nghề kinh doanh cùng đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ. Do nhận thức đúng đắn tầm quan trọng đó, từ khi thành lập đến nay từng bước củng cố cơ cấu tổ chức, tuyển chọn và đào tạo nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh xuất khẩu và xu hướng phát triển lâu dài của công ty mà cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hiện tại bao gồm:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kinh
doanh Phòng kế toán
Phòng xuất
nhập khẩu Phòng hànhchính Nguồn: Phòng hành chính
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng
Trong quá trình hoạt động công ty đã lựa chọn được mô hình quản lý phù hợp thúc đẩy các phòng ban thực hiện nhiệm vụ tốt hơn. Cụ thể các phòng có chức năng nhiệm vụ như sau:
• Ban Giám đốc: là người đứng đầu công ty, thực hiện chức năng quản trị, đưa ra những chiến lược kinh doanh tổng thể đồng thời chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của Pháp luật. Tổ chức điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho công ty trong hiện tại và tương lai.
• Phó Giám đốc: hỗ trợ và tham mưu cho giám đốc trong mọi công việc kinh doanh tại công ty đồng thời chịu trách nhiệm thay mặt cho giám đốc giải quyết mọi việc phát sinh khi giám đốc đi công tác.
• Phòng Kinh doanh: tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước có nhu cầu sử dụng sản phẩm của công ty. Chào giá sản phẩm và tư vấn đến khách hàng những điều kiện cần thiết để có thể xuất nhập khẩu hàng hoá đồng thời tiếp thị dịch vụ, chăm sóc khách hàng.
• Phòng Kế toán: thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn công ty. Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Giám đốc đưa ra phương án tối ưu nhất trong hoạt động.
• Phòng Xuất nhập khẩu: thực hiện các thủ tục để xuất khẩu, lập và triển khai các báo cáo hải quan theo đúng Luật hải quan, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Có trách nhiệm hỗ trợ phòng kế toán trong công tác lập các chứng từ thanh toán quốc tế.
• Phòng Hành chính: quản lý văn bản giấy tờ, công văn đi đến, soạn thảo văn bản hành chính, thực hiện các nghiệp vụ hành chính thường xuyên. Chịu trách nhiệm về nhân sự, hợp đồng lao động, thực hiện các nội quy, quy định của công ty. Lên kế hoạch triển khai công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên.