6. Kết cấu báo cáo
3.2.1 Xây dựng quy trình tuyển dụng
- Mục tiêu của giải pháp:
Nhằm quy chuẩn hóa các bước và các giai đoạn trọng quy trình TDNL của công ty. Khi có quy trình chuẩn sẽ giúp các công tác tuyển dụng của công
ty diễn ra một cách nhanh chóng và đồng nhất hơn tránh việc trồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban.
- Cách thực hiện giải pháp
Để chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng giai đoạn, quy trình TDNL thường trải qua 6 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Bước này công ty cần xác định được:
- Các loại văn bản, quy định cần tuân theo. - Số lượng nhân viên cần tuyển.
- Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.
-Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng B2: Thông báo tuyển dụng:
Với nhu cầu của công ty có thể sử dụng các phương thức thông báo sau: - Thông báo trên các phương tiện truyền thông.
- Niêm yết trên các thông báo của công ty. B3: Nhận hồ sơ và xem xét.
Nhận hồ sơ:
Tất cả các hồ sơ xin việc của các ứng viên đều phải được lưu trữ lại và phân loại chi tiết để có thể dễ dàng sử dụng sau này. Nên nêu rõ các yêu cầu hồ sơ cho các ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có:
- Đơn xin việc: Yêu cầu các đơn xin việc của các ứng viên đều được viết bằng
tay. Đây chính là bước quan trọng để có thể đánh giá ứng viên nên cần phải yêu cầu cung cấp các thông tin cơ bản: về trình độ học vấn, điểm mạnh, điểm yếu,
thành tích hay kinh nghiệm trước đây của ứng viên. Và tùy thuộc vào từng vị trí tuyển dụng sẽ có những yêu cầu riêng trong đơn, ví dụ với đối tượng cấp cao như trưởng phòng cần có những câu hỏi sâu hơn về trình độ và kinh nghiệm, đối với các đối tượng nhân viên kinh doanh thì cần tập trung vào khai thác nhu cầu và kỹ năng mềm cơ bản.
- Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp.
- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình Nghiên cứu hồ sơ:
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin cần lưu ý về ứng viên bao gồm: + Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác.
+ Khả năng tri thức, mức độ tinh thần + Sức khỏe
+ Trình độ
+ Tính cách, đạo đức, nguyện vọng hướng tới.
Đây là giai đoạn cần có để loại bớt một số ứng viên không phù hợp vơi vị trí tuyển dụng, không cần phải triển khai các thủ túc khác tiếp theo.
B4: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên:
Đây là bước quan trọng nhằm chọn ra được các ứng viên phù hợp nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra để đánh giá được tư duy của ứng viên, các kiến thức cơ bản về ngành nghề, khả năng hiểu biết về nghề…. Dưới dạng các câu hỏi trắc nghiệm.
Phỏng vấn giúp đánh giá ứng viên một cách trực quan và dễ dàng nhất về các đặc điểm tính cách, khí chất, diện mạo.
Trong thời gian phỏng vấn ứng viên cần:
+ Kiểm tra xác định các thông tin về trình độ, kiến thức hay kinh nghiệm mà họ cung cấp trong hồ sơ.
+ Cung cấp cho ứng viên chi tiết hơn về công việc như nhiệm vụ, trách nhiệm hay quyền hạn.
+ Cung cấp các quyền lợi xác thực cho ứng viên và dự đoán xem có phù hợp với đối tượng hay không.
+Kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây của ứng viên.
B5: Đưa ra quyết định tuyển dụng.
- Công ty cần đưa ra những quyết định dựa trên nhận xét khách quan nhất, tránh đưa cảm xúc cá nhân, hay ý thích về ứng viên mà cần phải dựa trên nhu cầu thực sự của vị trí công việc
- Khi thông báo ứng tuyển cho ứng viên cần gửi kèm hợp đồng lao động ghi rõ về chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc.
- Cẩn phổ biến cho nhân viên mới về lịch sử hình hình thành và phát triển của công ty, các chính sách, nội quy chung và các yếu tố cơ bản cần thiết như: thời gian làm việc, chế độ nghỉ, chế độ khen thưởng, kỷ luật.
- Công ty nền dành hai ngày đầu để giới thiệu cho nhân viên mới khái quát về
các hoạt động chính của công ty. Đối với nhân viên mới thì những ngày đầu là rất quan trọng vì đây là thời gian giúp họ có thể định hướng được các công việc của mình trong tương lai.
- Phân công công việc cụ thể hằng ngày, cần có những nghiệm vụ, mục tiêu rõ ràng để hoàn thành trong ngày.
- Lập bản mô tả công việc rõ ràng chi tiết, sát với nhu cầu thực tế, giúp nhân viên mới khi bước vào làm cho công ty sẽ hiểu rõ hơn về công việc và so sánh với công việc họ đang mong đợi.
B6: Đánh giá sau tuyển chọn
Hiện tại phòng nhân sự của công ty chưa triển khai bước này, đây là một thiếu sót rất lớn mà công ty cần bổ sung. Vì đây là bước rất quan trọng giúp công ty có thể đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác TDNL. Công tác này có thể coi là cơ sở để giúp công tác tuyển dụng sau thực hiện tốt hơn. Nếu không có công tác này các cán bộ chuyên trách không thể tìm ra được nguyên nhân của
đợt sau. Đánh giá chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển chọn là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự.