6. Kết cấu báo cáo
1.2.3 Nội dung của công tác tuyển dụng
1.2.3.1 Nguyên tắc tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp
Theo PGS.TS Vũ Hoàng Ngân [4] Nguyên tắc tuyển dụng là các yêu cầu cơ bản, mang tính chất bắt buộc với nhà tuyển dụng khi tiến hành TDNL, bao gồm:
Thứ nhất, tuyển dụng theo đúng nhu cầu thực tiễn: Tuyển dụng phải xuất phát và bắt nguồn từ nhu cầu bổ sung thêm nhân lực và các vị trí còn trống sau khi đã thực hiện các biện pháp bù đắp nhưng vẫn không đáp ứng được nhu cầu Thứ hai, tuyển dụng khách quan công bằng: Việc đánh giá các ứng viên phải dựa trên các tiêu chí thống nhất ngay từ ban đầu. Nhà tuyển dụng phải đưa ra ý kiến khách quan, không đưa các yếu tố cá nhân, chủ quan vào quá trình đánh
giá ứng viên.
Thứ ba, công tác tuyển dụng diễn ra công khai, minh bạch: Các thông tin tuyển dụng như số lượng, yêu cầu, vị trí cần tuyển được công khai rộng rãi để mọi người đều có thể bình đẳng tham gia ứng cử. Các thông tin cần được công khai rộng rãi để mọi người đều có thể bình đẳng tham gia ứng cử. Cần kiên quyết khắc phục tư tưởng “ Sống lâu lên lão làng”, tư tưởng đẳng cấp, thứ bậc, khắc phục tình trạng ô dù, bè phái.
Thứ tư, tuyển dụng cùng với thông tin chính xác, rõ ràng. Thông tin cung cho ứng viên yêu cầu phải chính xác, cụ thể nhất là về chế độ thưởng phạt. Tránh việc cung cấp sai thông tin để thu hút ứng viên.
Thứ năm, quá trình tuyển dụng phải phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh giá trị mà tổ chức theo đuổi và phù hợp với khả năng tài chính. Ngoài ra, TDNL cũng phải phù hợp với các yếu tố văn hóa và chính sách nhân sự.
Mặc dù, việc tuyển chọn chính xác hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài, nhưng với một quy chế tuyển dụng đúng đắn, phù hợp sẽ giúp DN nâng cao được kết quả của quá trình tuyển tuyển dụng. Có vậy mới xây dựng được đội ngũ nhân viên có đức, có tài và có trí bổ sung vào lực lượng nhân sự.
1.2.3.2. Nguồn và phương pháp tuyển dụng
Ts. Mai Thanh Lan [3] có viết trong tuyển dụng sẽ có những nguồn sau: Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên trong tổ chức
- Đối tượng tuyển dụng
Đối tượng tuyển bên trong tổ chức chủ yếu gồm cán bộ, công nhân, viên chức đã và đang làm việc trong tổ chức. Đối tượng này thường đến từ các trường hợp sau:
Một, thu hút thông qua việc gửi bản thông báo tuyển dụng đến từng đơn vị trong tổ chức. Thông báo bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu vị trí cần tuyển mộ.
Hai, thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này, chúng ta có thể phát hiện những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc một cách cụ thể nhanh chóng.
Ba, thu hút căn cứ vào các thông tin trong “ Danh mục các kỹ năng”, mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động và lưu trong hồ sơ nhân sự. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: Các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động mà công việc đang cần.
Ưu và nhược điểm của đối tượng tuyển dụng bên trong tổ chức được thể hiện qua bảng biểu sau:
Ưu
điểm
Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm chi phí Tạo động lực cho người lao động Hạn chế rủi ro trong tuyển dụng Nhược điểm Hạn chế về số lượng Hạn chế về chất lượng nhân viên Thiếu tính sáng tạo Gây mâu thuẫn nội bộ
Hình 1.1: Ưu và nhược điểm của nguồn tuyển bên trong
Ưu điểm
Việc áp dụng nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức có ưu điểm sau:
Một, tiết kiệm thời gian làm quen với công việc của người lao động do vậy quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn.
Hai, tiết kiệm chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Ba, tiết kiệm thời gian tuyển dụng cũng như thời gian hội nhập của nhân viên mới.
Bốn, tuyển dụng nội bộ sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động trong doanh nghiệp do vậy tạo động lực lao động tốt cho tất cả những lao động làm việc trong tổ chức, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn, mức độ thỏa mãn với công việc cũng cao hơn. Qua việc tuyển mộ từ nguồn này, tình cảm ngắn bó với tổ chức và sự trung thành của nhân viên đối với tổ chức cũng sẽ nâng cao.
Năm, nhà quản lý đã nắm bắt được các dữ liệu về trình độ học vấn, sở trường, khả năng làm việc của người lao động nên hạn chế được việc tuyển chọn không phù hợp
Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, nguồn tuyển dụng bên trong cũng có những hạn chế nhất định:
Một, nguồn tuyển dụng này hạn chế về số lượng cũng như cơ hội tìm kiếm các ứng viên có trình độ cao hơn.
Hai, đối với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn nội bộ thì không thay đổi được chất lượng lao động.
Ba, người lao động sẽ quen với phong cách làm việc ở công việc cũ nên thiếu chủ động sáng tạo trong công việc mới.
Bốn, có thể gây xung đột về tâm lý như chia bè phái, mâu thuẫn nội bộ từ những người không được đề bạt.
Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên ngoài tổ chức
- Đối tượng tuyển dụng.
Đối tượng tuyển dụng bên ngoài tổ chức bao gồm những người trong độ tuổi lao động và không thuộc tổ chức. Nguồn này thường đến từ các trường hợp sau:
Một, thu hút thông qua sự giới thiệu của các cán bộ công nhân viên trong tổ chức với các mối quan hệ bên ngoài của họ.
Hai, niêm yết tại các khu công nghiệp, bảng tin ở nơi công cộng: Hình thức này chủ yếu áp dụng hiệu quả đối với việc tuyển dụng lao động phổ thông.
Ba, thu hút thông qua việc đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng: Hình thức này được áp dụng khi số lượng tuyển dụng lớn và trong thời gian ngắn. Đây cũng là cách mà các doanh nghiệp áp dụng để đồng thời quảng cáo cho đơn vị mình. Khi áp dụng hình thức này, tổ chức cần lưu ý tới các vấn đề như: lựa chọn kênh quảng cáo, thời điểm, tần suất quảng cáo, nội dung và hình thức quảng cáo cho phù hợp.
Bốn, thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là một phương pháp mới đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phương pháp này cho phép các ứng viên và nhiều nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp với nhau không thông qua môi giới, mở rộng khả năng lựa chọn và quy mô cũng lớn hơn, có những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng đắn từ cả hai phía.
Năm, liên hệ trực tiếp các cơ sở đào tạo như các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề để tìm những ứng viên. Hình thức này thường được áp dụng khi tổ chức cần tuyển đội ngũ nhân lực trẻ được đào tạo bài bản nhưng không cần kinh nghiệm.
Sáu, tiếp nhận sinh viên thực tập: Trong quá trình nhận sinh viên vào thực tập thì doanh nghiệp có thể giao việc cho họ. Nếu sinh viên đó có khả năng làm việc tốt thì doanh nghiệp có thể tuyển dụng vào làm việc tại công ty. Như vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được thời gian tìm kiếm mà lại có thời gian để tìm hiểu năng lực của họ.
Ngoài ra, đối với các vị trí nhân lực mang tính thời vụ, công việc đơn giản và muốn tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức phát tờ rơi để tuyển mộ được nhiều người lao động.
Ưu và nhược điểm của đối tượng tuyển dụng bên trong tổ chức được thể hiện qua bảng biểu sau:
Ưu điểm Đa dạng về chất lượng và số lượng Thay đổi phương pháp làm việc lối mòn Học hỏi kinh nghiệm từ bên ngoài Dễ dàng huấn luyện Nhược điểm Mất nhiều chi phí Mất nhiều thời gian
Mâu thuẫn nội bộ
Rủi ro cao
Hình 1.2: Ưu và nhược điểm của nguồn tuyển dụng bên ngoài
Ưu điểm
Một, nguồn lao động này rất phong phú về cả số lượng, lẫn chất lượng do đó giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội tìm kiếm được lao động có trình độ cao đáp ứng yêu cầu công việc.
Hai, lao động tuyển từ bên ngoài tổ chức sẽ tạo ra phương pháp làm việc mới, làm thay đổi cách làm cũ, lối mòn cũ, thúc đẩy tổ chức đổi mới và phát triển.
Ba, nếu tuyển dụng được những người từ các tổ chức cạnh tranh, rất có thể tổ chức sẽ học hỏi được một số kinh nghiệm quý báu từ đối thủ của mình.
Bốn, người sử dụng lao động dễ dàng huấn luyện từ đầu các nguyên tắc và nội quy cho những người mới.
Hạn chế
Ngoài những ưu điểm nêu trên, nguồn tuyển dụng bên ngoài còn có những nhược điểm sau:
Một, doanh nghiệp phải mất nhiều chi phí tuyển dụng vả về thời gian, công sức và tiền bạc
Hai, tổ chức sẽ mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên, cũng như cho nhân viên làm quen với công việc.
Ba, tổ chức tuyển mộ từ nguồn bên ngoài cho các vị trí lãnh đạo trong tổ chức dẫn đến động lực phấn đấu của nhân viên trong tổ chức sẽ bị suy giảm và có nhiều vấn đề phức tạp sẽ nảy sinh khi thực hiện các mục tiêu đạt ra.
Bốn, việc tuyển mộ nhân viên mới có thể xảy ra trường hợp nhân viên không phù hợp với công việc hay lòng trung thành của họ với tổ chức không được cao.
- Phương pháp tuyển dụng
Có rất đa dạng các kiểu phương pháp để tuyển dụng, nhưng chưa có cách nào cho ra được một kết quả tuyệt đối chính xác. Do vậy, các nhà tuyển dụng
thường phải kết hợp nhiều phương pháp để dựa vào đó tổng hợp đưa được kết quả đáng tin cậy hơn. Có một số phương pháp tuyển dụng cơ bản sau:
- Sàng lọc hồ sơ: Bên phía tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ, sơ yếu lý lịch khi ứng tuyển. Hồ sơ này của ứng viên thường phản ánh các thông tin cơ bản về trình độ chuyên môn và trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin cá nhân liên quan đến công việc (tuổi, giới tính,...). Thông tin được cung cấp từ hồ sơ dự tuyển sẽ không đủ để đánh giá một cách toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử dụng nó để loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu nhất.
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Bài kiểm tra hoặc trắc nghiệm thường được sử dụng khi mà có các tiêu chí mà hồ sơ phỏng vấn hông thể đánh giá được, hay kể cả dùng phương pháp phỏng vấn cũng không hiệu quả điển hình như kiểm tra trình
độ chuyên môn. Phương pháp tuyển dụng này cũng được sử dụng trong những trường hợp cần loại bớt các ứng viên không phù hợp một cách nhanh chóng. -Phỏng vấn tuyển dụng: Là một phương thức và ứng viên có thể trao đổi trực tiếp được nó cho thấy một cách chân thực nhất về trình độ của ứng viên như kiến thức, kinh nghiệm, thái độ, mong muốn trong công việc .Giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng đánh giá ứng viên liệu họ có thể làm tốt công việc không. Phỏng vấn cũng là cơ hội để tìm hiểu chi tiết hơn các thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ, đồng thời nhà tuyển dụng có thể thu thập thêm các thông tin cần thiết khác. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi của mình đưa ra nên có thể đánh giá được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của họ.
- Điều tra xác minh: Phương pháp này thường được dùng khi nhà tuyển dụng
đã đưa ra được quyết định lựa chọn ứng viên. Bước này nhằm củng cố thêm thông tin để quyết định lựa chọn. Điển hình của phương pháp như nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu cung cấp tên của một số người giới thiệu, những người có thể cung cấp thông tin về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm và hiệu quả làm việc của ứng viên. Thường người giới thiệu này sẽ là cấp trên hiện tại hoặc trước
đây của ứng viên. Điều tra xác minh phải được thực hiện ngay khi có quyết đinh lựa chọn và trước khi mời ứng viên nhận việc.
1.2.3.3 Quy trình tuyển dụng
Xây dựng kế
hoạch tuyển
dụng
•Xác định người thực hiện tuyển dụng •Xác định nhu cầu tuyển dụng
•Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng •Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng •Xác định chi phí tuyển dụng
Hình 1.3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng điển hình của các doanh nghiệp
( Nguồn: Giáo trình Phát triển nguồn nhân lực)
Theo giáo trình Phát triển nguồn nhân lực [4] một quy trình tuyển dụng điển hình của các doanh nghiệp gồm 3 giai đoạn.
Giai đoạn 1: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
Xác định người thực hiện tuyển dụng
Tuyển dụng là một trong những chức năng cơ bản của quản trị NNL. Thường trách nhiệm này sẽ được giao cho bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng là nhằm mục đích xác định rõ ràng nhu cầu nhân lực ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp và căn cứ vào đó công ty có thể xác định được nhu cầu của tuyển dụng. Trong giai đoạn này bộ phận tuyển dụng cần xác định được: Số lượng nhân sự cần tuyển ? Vị trí nào đang cần bổ sung nhân lực ? Yêu cầu về trình độ chuyên môn của nhân sự ở vị trí đó như
thế nào? Để cho ra kết quả chính xác nhất các nhà quản trị có thể thực hiện phân tích các tư liệu đánh giá về công việc với hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới các công việc cụ thể nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Các nhu cầu tuyển dụng được thể hiện trong: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc bằng phục vụ cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp. “Bản mô tả công việc” và “Bản tiêu chuẩn công việc” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Bộ phận phụ trách tuyển dụng sẽ sử dụng nó để làm căn cứ quảng cáo, thông báo tuyển dụng. Đặc biệt, bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc, và một danh sách những nhiệm vụ cần được thực hiện. Bên cạnh đó, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là nền tảng cơ bản để xác định các yêu cầu đối với ứng viên.
Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp nhà tuyển dụng có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng chứ không phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu ứng viên cần bao gồm những yêu cầu sau: o Kiến thức và kỹ năng: Ứng viên cần có những kiến thức gì để có thể đảm nhận được công việc? Những kỹ năng cần thiết để đáp ứng công việc? Có yêu cầu về kỹ năng ngoại ngữ không?
o Trình độ và kinh nghiệm: Yêu cầu như thế nào về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn? Thời gian kinh nghiệm về chuyên môn của ứng viên là bao
lâu?
o Các yếu tố cá nhân: Các sở thích, tính cách, mục tiêu để phù hợp với vị trí công việc?
Trong bản tiêu chuẩn công việc, nên có những yêu cầu mang tính bắt buộc (“phải”) và có những yêu cầu mang tính khuyến khích (“nên” hoặc “ưu tiên”). Để có thể mô phân biệt được các yêu cầu là thiết yếu, trong khi những yêu cầu khác là không nhất thiết nhưng có thì tốt hơn. Ngoài nền tảng là bản mô tả công
việc, bản yêu cầu ứng viên còn phụ thuộc vào những yêu cầu chung của doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể
Để tiến hành tuyển dụng đạt kết quả cao thì việc lập kế hoạch là điều rất