5. Kết cấu của khóa luận
3.3.5. Giải pháp 5: Hoàn thiện một số bƣớc trong quy trình tuyển dụng
Các cán bộ nhân viên trực tiếp tham gia tuyển dụng cần xem xét tình hình thực tế rà soát lại quy trình ở khâu tuyển dụng từ bƣớc tiếp nhận và sàng hồ sơ cho đến bƣớc đánh giá sau tuyển chọn để đƣa ra các nội dung cần điều chỉnh
Sau đó, phòng Hành ch nh – Nhân sự tiến hành lập báo cáo, tờ trình để tham mƣu cho Ban Giám đốc ra quyết định.
Thành lập Ban dự án Hoàn thiện quy trình tuyển d ng bao gồm các nhân sự sau:
o Trƣởng ban: 01 ngƣời (Giám đốc)
o Phó ban: 01 ngƣời (Trƣởng Phòng Hành chính – Nhân sự)
o Thành viên ban dự án: 03 ngƣời (Nhân viên/Chuyên viên Phòng Hành chính – Nhân sự)
Nội dung của việc điều chỉnh, hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại các bƣớc sau:
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Việc này là cần phải có, nếu chỉ căn cứ vào thông tin ghi trong hồ sơ thì có thể dẫn tới việc thiếu chính xác trong xét tuyển. Vì vậy, để nâng cao tính chính xác trong quá trình tiếp nhận hồ sơ công ty cần kết hợp với việc phỏng vấn sơ bộ các ứng viên. Việc này giúp cho công ty kiểm tra đƣợc t nh ch nh xác thông tin đƣa ra trong hồ sơ, những ứng viên sẽ đƣợc sàng lọc nhanh hơn và ch nh xác hơn, đồng thời giảm bớt đƣợc thời gian cũng nhƣ chi ph cho quá trình tuyển chọn.
Việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển chọn phải xây dựng các tiêu chí cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính khách quan, công bằng trong tuyển
chọn. Tuy có mẫu đánh giá hồ sơ nhƣng vẫn cần phải có tiêu ch đánh giá riêng cho tất cả các vị trí công việc.
Thẩm tra thông tin
Bƣớc này yêu cầu nhân viên tuyển chọn phải kiểm tra đƣợc tính trung thực mà ứng viên cung cấp trong quá trình tham gia dự tuyển.
Công tác thi tuyển
Trƣớc hết, công tác chuẩn bị địa điểm thi cũng nhƣ cơ sở vật chất cần thiết phải đƣợc thực hiện chu đáo và đầy đủ theo kế hoạch đã định.
Công ty phải xây dựng đề thi hợp lý phù hợp với vị trí công việc và đảm bảo tính bí mật. Nội dung đề thi cần bám sát với các yêu cầu công việc (có đƣợc từ quá trình phân tích công việc) bao gồm cả lý thuyết và bài tập thực tế áp dụng trong quá trình sẽ làm việc công ty.
Công ty nên áp dụng một số bài thi trắc nghiệm nhanh để phát hiện và đánh giá năng lực, tâm lý, tính cách của ứng viên sao cho phù hợp với yêu cầu công việc đề ra. Hạn chế tuyển những ngƣời không mong muốn, đồng thời tránh mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc của công ty, các bài trắc nghiệm điển hình nhƣ:
- Trắc nghiệm cá t nh: Đánh giá t nh cách ứng viên
- Trắc nghiệm tâm thần: Đánh giá năng lực, thể chất và tinh thần của ứng viên
- Trắc nghiệm trung thực: Thƣờng áp dụng cho những vị trí tuyển dụng cần
đảm bảo tính tuyệt mật hoặc liên quan đến sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ (kế toán, lập trình phần mềm…). Hoặc có thể áp dụng trắc nghiệm trung thực thông qua các câu hỏi mang tính chất “cài bẫy” để tìm đƣợc sự trung thực qua lời nói.
Công tác phỏng vấn chuyên môn
Để đảm bảo tính công bằng giữa các ứng viên, cần hạn chế sự ảnh hƣởng bởi yếu tố chủ quan của nhân viên phỏng vấn thì hội đồng phỏng vấn nên đƣa ra tiêu ch chung để loại bỏ ứng viên trong vòng phỏng vấn. Dựa vào các tiêu ch đó thì nhân viên phỏng vấn sẽ đánh giá khách quan hơn, hạn chế đƣợc việc đánh giá ứng viên theo cảm tính của ngƣời phỏng vấn nhƣ hiện nay.
Lựa chọn địa điểm phỏng vấn hợp lý, thuận lợi, xây dựng không khí phỏng vấn vui vẻ, cởi mở giúp các ứng viên bình tĩnh và chủ động trong quá trình thể hiện bản thân.
Thời gian phỏng vấn cho mỗi ứng viên cũng nên thay đổi linh hoạt. Thực tế hiện nay tại công ty, thời gian phỏng vấn chuyên môn của mỗi ứng viên là 15 phút, việc này đã gây hạn chế cho việc đánh giá ứng viên, nhận thấy nếu ứng vien có năng lực và trình độ, có thể tạo điều kiện kéo dài thời gian phỏng vấn để cho họ thể hiện đƣợc hết năng lực của mình.
Về nội dung phỏng vấn không nên chỉ bó hẹp trong phạm vi về kiến thức chuyên môn mà nên xem xét tới thái độ, quan điểm, tƣ duy và t nh sáng tạo của ứng viên. Khi phỏng vấn nên đề cập đến các vấn đề: lý do xin việc, quá trình học tập hoặc làm việc trƣớc đó, kiến thức và kinh nghiệm trong công việc…
Đá h iá sau tuyển chọn
Việc đánh giá sau tuyển chọn giúp công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực của công ty. Công tác tuyển chọn đƣợc đánh giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển chọn thời gian sau thực hiện tốt hơn. Ngƣợc lại, nếu công tác tuyển chọn đƣợc đánh giá là chƣa tốt, chƣa hiệu quả thì cán bộ tuyển chọn phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và khắc phục tình trạng đó. Đánh giá công tác cũng ch nh là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển chọn là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự của chính hoạt động quản trị nhân lực tại công ty.